電子信息化在圖書檔案管理中的應用淺析

羅文

摘 要：隨著社會的不斷發展，傳統紙質檔案管理模式已經無法滿足當前事業單位檔案管理的需要。傳統管理模式出現了保存時間短，管理復雜，查詢麻煩等缺陷，因而這種模式逐漸被電子信息化所取代。為此，筆者根據自己的工作經驗，分析了事業單位傳統圖書檔案管理工作中存在的問題，分析了電子信息化在圖書檔案管理中的應用優勢，并提出在事業單位圖書檔案管理中推廣電子信息化的有效策略。

關鍵詞：事業單位;電子信息化;圖書檔案管理;應用

在事業單位中，檔案管理是非常重要的一項工作，對于檔案工作人員來說，做好單位中的圖書檔案管理是一項重要的工作職責。當前我們正處在信息時代，電子檔案已經得到了較為廣泛的應用，促使了事業單位圖書檔案管理效率的提升。但是受多種因素的影響，當前事業單位圖書檔案管理還存在諸多問題，具體問題與解決策略如下：

1 當前事業單位圖書檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念較為落后

當前很大一部分檔案管理人員還沒有認識到檔案信息化對事業單位穩健長遠發展的重要性，并結合實際去構建檔案管理信息系統。另外，雖然有部分事業單位已經采用了先進的信息技術，但是沒有將其引進到檔案管理信息系統的構建規劃與完善中，造成圖書檔案管理工作無法做到有章可循，在管理工作中出現了諸多問題[1]。檔案資料整理不完整、分類不準確等問題極大地阻礙了事業單位圖書檔案管理工作功能的發揮。此外，在已采用電子信息化系統進行檔案管理的事業單位中，也存在著在具體工作中并沒有充分利用這些系統，以及缺乏專業維修人員來維修系統等問題。

1.2 信息化服務水平有待提高

現階段事業單位的圖書檔案管理工作通常只是局限于對圖書檔案信息資料的收集、整理、存儲，并提供檔案信息的查閱服務等，其他的服務功能并沒有被很好地開發出來，更廣泛且多層次的業務服務也還有很大的發展空間。上述這些情況，一定程度上阻礙了事業單位圖書檔案資料服務功能的發揮。

1.3 管理人員綜合素質尚有提升空間

縱觀當前事業單位的檔案管理人員，一部分都是由原來在其他崗位的人代替的，由于事情繁多，總的來說他們的檔案專業理論知識水平，管理能力以及信息化技術都有待提升。而對于專業背景出身的檔案管理人員，也需要與時俱進，不斷更新，否則將無法進一步發揮圖書檔案資料的相關功能，導致圖書檔案管理工作效率不盡人意[2]。

2 電子信息化在事業單位檔案管理中的應用優勢

2.1 有助于提升檔案管理效率

電子信息化在事業單位圖書檔案管理中的應用主要是指檔案管理人員通過計算機技術等一系列電子信息化技術來管理海量的檔案資料。電子信息化在圖書檔案管理中的應用不僅彌補了事業單位傳統人工管理模式中的不足，還實現了對圖書檔案的高效管理。我們深知，不同的圖書檔案信息有著不同的特征，電子信息化可以清晰地分辨內容相似的圖書檔案的不同之處，較人工記錄模式而言，電子信息化效率高，具有更高的準確度，能促使圖書檔案管理便捷性和效率的提升。

2.2 有助于對檔案進行類型分類

在事業單位圖書檔案的電子信息化管理中，檔案管理系統可以根據當前事業單位圖書檔案的類型做出類別區分，同時還可以有效節約人力分配所花費的時間。對事業單位檔案管理人員而言，信息化統一的圖書檔案分類，有助于檔案管理工作的有序開展，同時還可以減少因為不同的分類標準而造成的麻煩。由于電子信息化系統有著多種多樣的分類，事業單位檔案管理人員則可以根據不同的載體或是內容有效地將圖書檔案劃分成諸多個類別，再將這些大類進一步細化成諸多個小類，在錄入時就可以做到更為精準且清晰。

2.3 有助于節約人力物力

事業單位中圖書和各類資料較為繁多，因此，檔案管理人員在根據不同的圖書檔案類型進行整理時需要耗費大量的時間與精力。而通過電子化文檔與信息系統的應用，可以節約大量的人力物力，促使檔案管理工作效率的提升。對于事業單位的其他工作人員而言，在需要使用檔案時只需要借助電子信息化系統，即可查閱到所需圖書檔案所在的位置，隨后用U盤進行拷貝，或直接在系統中下載，即可得到所需的資料，既減少了人工工作量，也促使了事業單位檔案管理效率的提升。另外，電子信息化技術的應用還可以實現高效地添加或是撤離刪除檔案，這樣一來，圖書檔案管理人員就可以更便捷地進行圖書檔案的管理，從而讓他們有更多的時間來管理圖書檔案的質量，及時撤出舊的圖書檔案，確保新資料的及時上架。通過這樣的舉措，事業單位的檔案管理效率可以得到大幅提升，從而也大大地節約了人力物力。

3 事業單位圖書檔案管理電子信息化的有效策略

3.1 及時更新檔案管理人員的工作能力

當前我們正處在信息時代，事業單位要想順利有序地開展圖書檔案管理工作，則需要檔案管理人員堅持與時俱進不斷更新的工作理念，認識到檔案管理工作的重要性，并不斷提高自己的知識水平，提升自己的業務能力。對此，需要做好以下幾點：第一，需要詳細地劃分檔案管理人員的工作范圍，進一步明確檔案管理人員的工作職責，將具體的工作落實到具體的個人上，從而做到各司其職，最大化地確保檔案管理工作的有效性。第二，需要選擇一名綜合能力較強的人，作為檔案管理工作的總指揮，統籌協調所有的檔案管理工作。

3.2 構建電子信息化圖書檔案管理制度

將電子信息技術引入事業單位圖書檔案管理工作中，第一，需要構建全面且完善的管理制度，通過清晰明確的制度確保檔案管理工作的有效進行。對此，事業單位需要根據電子文件和紙質文件在使用或是保存中的不同特點來制定合適的管理制度。通過制度的施行，一方面來保障事業單位紙質檔案可以進行正常的收集和整理，另一方面保證電子檔案錄入和存檔的規范性，實現資源共享的目的。第二，要健全電子檔案信息化管理的網絡安全保障，從而最大化地確保電子檔案在使用或是儲存過程中不會受到黑客或是其他不法分子的侵害，如更改、復制以及毀壞等。強化網絡安全管理和健全相應的制度是至關重要的，實現系統且有效的電子檔案信息化管理，需要通過設置訪問權限、管理權限以及多層密碼等，使得電子檔案的安全性得以提升，規避檔案資料被不法分子訪問或是侵害。

3.3 加強檔案管理團隊的建設

在信息時代，事業單位檔案管理工作能否順利有序的開展，主要取決于檔案管理人員是否具有較好的專業素質，以及管理人員之間的配合與合作。所以需要投入一定的人力、物力到檔案管理團隊中，并定期開展培訓活動，通過活動實現檔案管理人員綜合素養與能力的提升，促使事業單位檔案管理工作的有序高效開展。另外，還要加強檔案管理人員的思想道德素養，使他們能很好地認識到檔案管理工作的重要性與意義價值，從而更好地負責與處理圖書館管理工作。

4 結語

總之，電子信息化是事業單位圖書檔案管理工作發展的必然趨勢，同時也是圖書檔案管理工作緊隨時代潮流的重要手段。在事業單位圖書檔案管理中應用電子信息化技術可以促使檔案管理人員不斷革新管理意識和能力，實現圖書檔案管理工作的規范化、全面化，促使檔案管理工作效率的提升?；诖耍鸵笫聵I單位在圖書檔案管理工作上要堅持與時俱進，不斷創新，及時引入先進的管理理念，助推檔案管理工作的電子化，并通過各種有效的舉措，進一步完善檔案管理系統，助力事業單位的穩健長遠發展。

參考文獻

[1]高翔宇.電子信息化是圖書資料管理的必然趨勢分析[J].建筑工程技術與設計（5）.

[2]李姝.新媒體時代下的事業單位圖書管理[J].華章，2013（12）.