檔案的由來與發展

趙德保

摘 要：檔案是以文字、符號、圖形等載體記錄歷史信息的產物，是社會發展中的重要文獻。是國家各個部門，社會組織及個人在社會活動中直接形成有價值的各種形式的歷史記錄。在以往的社會實踐活動中直接形成清晰的、確定的、具有完整記錄固化信息的作用，以確定某一時期的行為依據。追溯檔案的由來與發展，提高檔案保護意識，有效地服務于我國各項事業的發展，將起到重要的作用。

關鍵詞：檔案;由來;分類;發展;管理;保護

1 檔案的由來

檔案沿古及今，經歷了幾千年的歷史，在我國各個歷史時期都有著不同的稱謂。在商代，檔案叫“冊”，甲骨文中就有“冊”字，“冊”字是連接簡牘之象形字。周代叫“中”，“中”即官署之薄書。秦漢時則稱作“典籍”。漢魏以后叫“文書”、“文案”，各種公文統稱為“文書”，公文案卷叫做“文案”。唐宋以后叫“文卷”、“案卷”、“案牘”。文，是指法令條文;卷，是指書卷。唐代書為軸，一軸為一卷，法令文書稱為“文卷”、“案卷”;官府的文書統稱“案牘”。

“檔案”一詞，最早見于清代。清代的楊賓在《柳邊紀略》中對檔案一詞作如下解釋：“邊外文字，多于書本，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也;存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多，貫皮條掛壁若檔故也，然今文字之書于紙者。亦呼為牌子、檔子矣。”而原來紙質文件的名稱叫“案”，所以，就把辦理完畢后保存起來的紙質文件稱為“檔案”。“檔案”這詞源出于此，并沿用至今。

2 分類與發展

我國歷史悠久，檔案的發展源遠流長，檔案的種類繁多，按歷史進程可分為甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、聲像檔案、電子檔案等。

1）甲骨檔案。甲骨檔案是我國迄今為止所發現的最早檔案，甲骨檔案記載了古代的政治、經濟、軍事、社會生活等各方面。甲骨檔案是古代帝王將占卜吉兇以及某種活動經過、事后結果刻在甲骨上保存，以備查考的歷史記錄。甲骨就是龜甲和獸骨的總稱，是占卜的用具，也是一種書寫材料。甲骨是當時的占卜材料，也是當時檔案的主要載體，商代甲骨檔案是殷商統治者在占卜活動和其它政務活動中形成的文字記錄。因其多數發現于殷墟，故又稱殷墟卜辭。然而因為其制成、體式、用語、內容、保管均有規律性的程式，故而，按其性質而論，應稱為甲骨檔案。

2）金石檔案。商周時期，鑄在青銅器上的銘文檔案和刻石頭上的石刻檔案，合稱金石檔案。銘文只是器皿的“附庸”。隨著青銅器的發展銘文也起變化，銘文的特點是字數增多，記事范圍廣泛。鑄器的目的由原來的使用變為專為勒銘而作器，所謂“因文而見器，籍器以傳文”，器物完全成為一種記事材料。這時的銘文具有了明顯的書史性質，正是由于這一階段銘文具有的書史特點，又稱之為金文檔案。金文檔案是王和貴族的重要記事檔案，是其傳家寶，是保存于宗族或宗廟的重要歷史記錄。凡是王和貴族有重要文件需長期保存或重大事件需要永遠留作憑證或紀念，就鑄一件器物，鑄器的目的一是告祖先，二為流傳后世子孫永世保存。這些刻在青銅器和石頭上的文字，多數記載了帝王活動過程，有征伐、賞賜、祭禮、游獵等等，也有刑法、政令等記錄。但從刻石所記載內容看，是一種檔案，所以人們把屬于文書的石刻和鑄在青銅器上的文書合稱為“金石檔案”。

3）簡牘檔案。簡牘檔案，又稱簡冊檔案。古人將竹片、木牘用繩或牛皮條穿起來，就是人們稱作的“簡編成冊”。它是以竹片和木板為書寫文書和書籍，在殷商、西周官府的案卷中，就有許多簡牘檔案。寫在竹片上的叫“簡”，把許多簡編連起來叫作“策（冊）”，寫在木板上的叫“牘”，統稱“簡牘”。“大事書之于冊，小事簡牘而已”。竹木為載體的簡牘檔案起源于殷商，至秦盛行，是當時的一種重要的書寫材料，也是珍貴的歷史檔案。古人用來起草文件、傳遞信函、編造戶籍、描畫疆域、編修典籍等等。簡牘檔案對研究我國古代歷史有著重要價值。

4）縑帛檔案。隨著生產力的發展，絲綢行業也訊速發展起來，戰國以后，特別是西漢，出現了以絲綢品為書寫材料的檔案。縑帛是一種光潔細薄的絲絹，它質地柔軟輕便，書寫方便，傳遞輕巧，又可隨意折疊、卷軸，易于保管和攜帶，便于閱讀，它彌補了簡牘檔案笨重量多，不便傳閱的不足，所以，漢代用它書寫宮廷文書，便產生了縑帛檔案。一份文件可卷成一束、一軸，所以又叫“案卷”、“案軸”。但是絲綢品作為貴重物品，成本很高，多數在宮廷和皇族、貴族中使用，無法普及，不久便被紙張所代替了。

5）紙質檔案。兩漢時期，紙的發明和普遍使用，可謂是我國古代文化史上的一件大事。用紙作為書寫材料，形成了紙質檔案，使我國檔案和檔案工作進入了一個新的歷史階段。當時，簡、帛、紙幾乎是同時用來作為書寫材料的，由于簡重帛貴，不便于廣泛使用，而紙張質地輕軟，價格低廉，又易于書寫、傳遞和收藏。所以，紙逐漸代替了簡、帛，成為主要的書寫材料，且一直延續了兩千多年，沿用至今。紙質檔案優點較多，便于管理和利用。紙質檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占據主要地位。

6）聲像檔案。聲像檔案是指國家各個部門、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片）、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，必要的并輔以兼顧紙質檔案載體歷史記錄，它是全宗檔案的重要組成部分。

7）電子檔案。電子檔案同樣是人們在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中使用計算機等數字設備兼顧紙質檔案直接形成的、用數碼形式記錄文字、圖像和聲像等信息，歸檔保存的有查考利用價值的電子文件。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。是伴隨著計算機產業技術發展而產生的一種新型文件，具有用計算機生成和讀取、用數字代碼記錄信息、要符合文件的要求的特點。歸檔電子文件必須具有重要憑證性、依據性和參考利用價值，才能成為檔案保存的電子文件。

3 管理與保護

檔案由從歷史發展至今，從歷史的挖掘記載到現在的管理與保護有著十分重要的作用。每個時期的國家各個部門，社會組織或個人都有保護檔案的職能和方法，對檔案的管理會培養專門的人才，對檔案進行專人管理、專人負責等責任管理體系，個人檔案一般保存的重要材料為各類證件、票據、老物件等重要信息材料進行存貯。

對檔案的管理與保護，首先要看檔案貯存的場所防火、防盜是否安全，這是首要因素，也是關鍵因素，時刻注意防火、防盜安全是檔案的管理與保護重點;其次環境潮濕、磁場介質等也是檔管管理與保護的重要因素，歸檔的材料因受潮造成材料字跡糢糊、紙張破損等情況，電磁介質是否強烈要著重考慮照片、錄音帶、錄像帶、影視片等電子材料因電磁干擾輻射造成無法讀取等問題;再次檔案管理者對檔案的登記、分類、查詢、借閱、歸檔責任意識是否上心上手也起關鍵作用。加強培訓和業務指導，促進檔案管理的提檔升級，是對檔案的管理與保護關鍵所在。

4 檔案的魅力

檔案由古及今地積淀著歷史塵埃，由遠及近地流淌著世間記憶。檔案是一部塵封的書，記載著人文故事。古往今來，檔案用不同載體的形式，記錄了我們祖國的發展及變遷，其“存史鑒今”的作用更是彰顯了它獨特的價值。在社會實踐活動中，我們要加強檔案意識，既是檔案的利用者，又是檔案的產生者，更是檔案的責任者。檔案的保護有著不可替代的價值和作用。激發檔案人員的活力，發揮檔案的魅力，不斷提升檔案工作者的職業操守、文化素養和專業能力，推動檔案事業科學發展具有重要意義。