淺談醫院招標檔案管理的問題及進行規范化管理的有效策略

蔣鑫

摘 要：現階段，醫院的經營規模不斷擴張，涉及的招投標項目種類繁多。由此產生的招投標檔案管理問題得到了重視。本篇文章通過對招投標檔案管理存在的問題進行深入分析，提出了相應的規范化管理策略，希望本文對于規范化管理醫院招標檔案工作有一定的幫助。

關鍵詞：醫院招標;檔案管理;規范管理;有效策略

1 醫院招投標檔案的特點

1）醫院招投標檔案具有系統性。醫院的招投標具有系統性，因為醫院在開展相關招投標工作時，要將其涉及的各個項目單獨列出來，將某一個具體的醫療設備作為獨立單元進行招投標。因此，與項目相關的資料系統性較強，在招投標工作展開的過程中，每一個操作步驟都會形成相應的資料內容，這些材料都是有著重要意義的，任何一項資料的缺失都會阻礙該項工作順利進行。

2）醫院招投標檔案具有多樣性。醫院在開展相關招投標工作時，涉及的項目眾多，種類十分繁雜。例如，核磁共振成像設備、彩超類設備、動態心電圖設備等一些用于醫學檢驗的設備，都隸屬于設備采購部門;各種辦公用具等歸屬于物資管理部門;醫院的服裝被褥洗滌、食堂管理、相關車輛維修、護養等，由后勤管理部門負責;醫院用藥涉及的一切采購活動，由專門的藥事委員會負責。由此可見，醫院在進行招投標工作時，需要考慮到的物資種類十分豐富，不管是基建物資，還是醫用專業物資，每一個項目在實操過程中都會產生相應的資料。因此，醫院招投標檔案具有多樣性的特點。

3）醫院招投標檔案具有分散性。醫院在職能分配中，沒有專門為了開展招投標工作而專門設立相應的部門。招標采購委員會是各個部門抽調成立的，人員均是兼職，但需要負責大部分的招投標工作。至于該醫院需要采購何種項目，這需要相關職能部門對其進行具體說明。例如，有專門的設備管理部門負責采購相應的大型醫療設備。這樣一來，醫院所涉及的不同招標項目，就分散到各個職能部門當中，招投標所產生的相關重要資料也就不在同一地點，負責人也不盡相同。由此可見，醫院招投標檔案具有分散性。

2 醫院招投標檔案管理存在的問題

1）醫院招投標檔案管理制度缺失。由招投標工作所產生的檔案數量龐大且較為分散，醫院未能對招投標檔案管理工作給予一定的重視，沒有建立起相對完善的管理制度。這樣一來，在開展相關檔案管理工作時，缺乏一定的執行依據，沒有了嚴格的規章制度限制，相關資料管理人員片面認識投標管理工作，工作責任心不強，不了解相關資料缺失所帶來的嚴重后果。與此同時，在對于招投標檔案進行管理的過程中，醫院各個部門之間進行交接時，沒有嚴格按照檔案資料交接程序來展開。大多是對相關資料進行簡單的收集與整理，缺乏對其內容的審核以及鑒定，這樣便會造成檔案資料張冠李戴、一片混亂的現象。

2）醫院招投標檔案資料收集不完整。招投標涉及的操作步驟十分復雜，醫院在開展相關檔案資料收集工作時，不能保證將每個程序所產生的資料都收集完全，缺乏長效運行機制。例如，有一些醫院的檔案管理部門在劃分歸檔資料范圍的時候，沒有將招投標文件歸類到其中。這樣一來，招投標相關工作所產生的文件資料，都不能被系統地保存起來，很容易出現遺失以及破損等現象。還有一些醫院的招投標工作涉及了許多部門科室，而不同的部門科室有著自身的管理特點，在開展合作時，缺乏統一管理。有些部門未能及時上交相關資料，這便會導致資料在歸檔時不夠完整。另外，有的投標管理部門只對于大型招投標項目較為重視，而那些輔助材料的招投標資料就草草處理了。

3）醫院招投標檔案管理人員素質不高。由于醫院的招投標檔案管理部門是臨時建立的，由各個部門獨自負責，工作人員并不具有專業的管理知識或者豐富的管理經驗。除此之外，醫院的檔案管理部門并沒能及時對兼職工作人員開展專業的業務指導與培訓，這便會造成檔案管理質量不達標的現象。在借閱相關招投標檔案時，醫院沒有與借閱相關的完善條例，管理人員也沒有樹立起招投標檔案管理重要性的意識。因此缺乏審批手續的檔案調閱現象時有發生，這對于檔案資料的安全性來說是十分嚴重的威脅。

3 醫院招投標檔案規范化管理的策略

1）建立健全的招投標檔案管理制度。醫院應該及時建立較為完善的檔案管理制度，以保證相應的招投標檔案管理工作能夠順利展開，將各個部門應該承擔的職責清晰化、明確化。關于招投標檔案歸檔日期，以及內容編制的格式，給出明確的要求。除此之外，還應該開設專門的招投標資料檔案室，將這一系列資料采用集中管理保存的方法。檔案管理人員應該對檔案的借閱情況，以及歸檔情況做好詳細的登記。將不同類型的招投標檔案，根據內容進行整理分類，做好文件資料保護工作，避免其丟失，或者因受潮及翻閱等原因而受損。另外，在制定相關檔案管理制度時，還應當明確具體的操作流程，定期地對資料進行檢驗，及時發現問題解決問題，避免帶來更大的影響。

2）加快招投標檔案管理信息化建設。現階段，網絡信息技術十分發達，醫院在開展相關招投標檔案管理工作時，也應當跟上時代的步伐，將信息化技術合理地應用到檔案管理中，使該項工作的效率穩步提升。醫院可以利用數字掃描儀對紙質檔案進行處理，將其變更為電子文檔。這樣一來，檔案的保存變得更加便捷，也變得更加規范和高效，同時還可以節省空間。另外，在開展檔案信息化管理工作時，要注重其系統的安全性。為了解決這一問題，檔案管理負責人應當定期對該項系統進行殺毒、補丁、處理漏洞，為網絡信息建立保護屏障。除此之外，還可以運用相關網絡服務設備對該項系統進行定期檢查，運用網絡監控等技術使其安全性大大增加，避免重要信息外泄而帶來的巨大損失。與此同時，檔案管理人員還可以充分發揮其資源共享的特點，建立相應的招投標數據庫，提高利用率。

3）加強招投標檔案管理隊伍建設。醫院應該注重對于檔案管理人員的培養，定期對相關人員開展培訓，使其充分了解相關專業知識以及實踐技能。通過定期考核的方式，對于從業人員的專業度有著一定的掌握。還要注重培養管理人員的法律意識，保證其在開展相關招投標工作時，依法進行采購，依法對檔案進行管理。檔案管理人員自身還應該具備良好的綜合素質，有著較強的責任心。醫院可以通過樹立榜樣的方式，激勵管理人員的工作熱情。除此之外，工作人員還應該具有良好的溝通能力，因為該項工作涉及醫院的多個職能部門，做好協調工作才能確保該項工作順利開展。醫院應當注意對管理人才的綜合培養，爭取打造出一支業務能力過硬的管理團隊。

4 結束語

綜上所述，做好醫院的招投標檔案管理工作十分重要。本文針對目前我國醫院在開展相關招投標檔案管理工作時所面臨的問題，有針對性地提出了規范化管理的有效策略。不斷地建立較為健全的招投標檔案管理制度，加快招投標檔案管理信息化的建設以及加強招投標檔案管理隊伍的建設等，這一系列措施都可以為醫院招投標檔案管理工作提供有力保障。

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