企業特殊載體檔案管理機制的創新

黃麗穎

摘 要：信息化技術的日漸成熟為建設企業生產經營戰略的創新帶來了巨大幫助，使特殊載體檔案成為企業重要信息資源之一。與普通檔案相比，特殊載體檔案具有數據直觀、內容有序、檢索方便等優勢，可更好滿足建設企業日漸增多的信息數據管理要求。故本文以特殊載體檔案特征為切入點，對特殊載體檔案管理機制的創新進行相關概述。旨在充分發揮出特殊載體檔案在建設企業發展中的積極作用。

關鍵詞：特殊載體;檔案管理機制;創新

就目前來看，特殊載體檔案使得檔案管理內容得到了進一步拓展。切實提升特殊載體檔案利用率，對建設企業能否在眾多同行業競爭者中立于不敗之地具有重要意義。為增強特殊載體檔案管理工作的專業性，須相關管理部門對傳統檔案管理機制進行不斷優化，運用更加科學有效的檔案管理機制，使特殊載體檔案內容的應用價值能夠充分發揮出來。

1 概述特殊載體檔案

在特殊載體檔案中，主要分為磁帶檔案、磁盤檔案、照片檔案、光盤檔案、實物檔案等。其中，磁帶檔案有錄音磁帶、錄像磁帶、數字磁帶等;磁盤分為軟磁盤、硬磁盤等;照片檔案為普通照片、數碼照片，普通照片需由文字說明、底片組成，數碼照片就是將現場數據利用數據存儲的方式進行閱讀處理;實物檔案包括證書、獎杯獎牌、錦旗等。

2 特殊載體檔案管理流程

1）明確特殊載體檔案管理職責。針對特殊載體檔案內容，將磁帶、照片、光盤等交由專項部門共同管理。要求檔案管理人員做好特殊載體檔案的收集、整理、保管等工作，監督并指揮特殊檔案積累與移交[1]。檔案管理人員也須負責對光盤、錄像等特殊載體檔案的管理，并依據相關管理機制，使特殊載體檔案的整理與移交有序開展。

2）找到特殊載體檔案歸檔范圍。要求建設企業階段性生產建設期間的各項職責與成果均制作成光盤、錄像、錄音等內容。具體而言，管理部門的重大公務活動、建設工程所發生的重大事件、事故與面臨的自然災害、工程創優、評級等活動，工程概況、企業概況等錄像。同時，建設企業歸檔范圍還應體現在設備廠家或系統的安裝調試、各類管理軟件數據備份等方面。

3）特殊載體檔案歸檔時間。特殊載體檔案的歸檔工作應在原始錄像、文件與材料整理等完成之后開展，建設項目完成后的特殊載體檔案需與紙質檔案共同移交[2]。確保企業生產管理期間的運行情況與設備情況同生產檔案一致。在廠家所提供的設備與系統磁盤歸檔期間，應在設備調試之后進行。

4）特殊載體檔案質量管理。要求特殊載體檔案內部清潔、無病毒，歸檔信息與歸檔內容一致。確保歸檔電子文件與數據備份開展專項質量管理。應通過光盤、磁帶與硬磁帶方式，防止將軟磁盤作為的載體保存方式。強調在特殊載體檔案質量管理中，檔案內容必須為可讀性文件，將電子文件與相應的目錄內容共同存儲在一起。同時，保障特殊載體檔案內容的真實性與完整性，是特殊載體檔案內容能夠更好反應出建設工程的實際情況。

3 特殊載體檔案創新管理機制

1）拓展服務渠道。在特殊載體檔案管理工作中，專項科學的特殊載體檔案管理體系能夠更好規定出特殊載體檔案范圍與約束力，充分發揮出特殊載體檔案信息作用。基于國家及有關部門所頒布的特殊載體檔案管理體系，對檔案管理流程與內容及進行完善[3]。同時，從特殊載體檔案組織管理、設備管理、業務管理等方面入手，對傳統特殊載體檔案管理機制進行不斷完善，建立起特殊載體檔案管理標準，明確檔案歸檔條件、檔案管理體系、檔案統計內容與檔案表面機制。

在特殊載體檔案過程中，建設企業還可總結建設市場發展規律與自身發展需求，對傳統特殊載體檔案管理機制進行細化，確保特殊載體檔案體系能夠為企業未來生產建設管理提供重要渠道。針對特殊載體檔案的載體，企業還需將信息技術與自動化技術高效應用在特殊載體檔案管理工作中，將檔案內容的整理與檔案的使用作為特殊載體檔案重要管理內容，使管理與服務制度能夠進行不斷的細化與量化。從控制特殊載體檔案內容源頭質量入手，細化特殊載體檔案建立期間的各項職責與規定。

具體而言，建設企業可針對自身發展需求，編制相應的特殊載體檔案管理手冊，對特殊載體檔案的收集、管理、運用、服務以及安全等內容進行明確，并將此規范作為企業檔案管理部門運行與檔案管理人員行為約束的重要準則[4]。注重關注音像等特殊載體檔案內容，積極引進先進的三級聯動管理模式，對企業重大事項決策以及所開展的重大活動進行跟蹤式的影像錄制。同時，將錄制內容交于上級公司檔案員，通過多點采集，統一監管的方式，更好實現特殊載體檔案內容及時共享的目標，使特殊載體檔案工作能夠為建設企業未來發展提供更加全面的信息服務。

2）完善管理機制。在注重特殊載體檔案基礎建設等工作的同時，建設部門還需對特殊載體檔案管理機制進行創新。一方面，要求檔案管理部門將特殊載體檔案管理情況定期匯報給上級主管部門，加大特殊載體檔案重要性宣傳力度，確保企業管理部門能夠更好認知到完善特殊載體檔案管理機制帶來的益處。另一方面，加大重點內容，如建設工程內容、設備更新情況等特殊載體檔案的監管力度，將特殊載體檔案作為企業生產經營建設重要內容，確保特殊載體檔案管理工作更加快捷與規范。

對特殊載體檔案的管理條件與標注進行規范，結合建設單位自身發展需求，明確特殊載體檔案目標，為特殊載體檔案管理工作提供更加充足的硬件設施保障。加大特殊載體檔案形成、審查、歸檔、利用等各環節管理力度，通過三級聯動管理方式，對特殊載體檔案管理流程進行簡化，使特殊載體檔案管理效率更高。

在特殊載體檔案管理期間，建設單位還須引進更加先進的信息管理技術，增強特殊載體檔案綜合服務水平，更好實現檔案信息的真實可控目標[5]。開發多種特殊載體檔案系統查詢方式，增強特殊載體檔案查詢效率，促進特殊載體檔案適用性發展趨勢。

注重傳統紙質檔案的信息化處理工作，通過多種形式將檔案內容進行信息化處理，確保所建立起的特殊載體檔案庫能夠切實提升傳統檔案管理質量與效率。

3）創新管理手段。為做好特殊載體檔案創新管理工作，使特殊載體檔案管理能夠在企業發展方向的制定與發展對策的優化中發揮出重要作用，相關部門須從檔案管理人員培養力度入手，為檔案管理人員提供更加豐富的交流學習機會，營造出良好的工作與學習氛圍。對日常工作表現優秀的工作人員進行物質或者精神獎勵，使檔案管理團隊具有良好的競爭意識。

增強建設企業內部各部門對特殊載體檔案管理工作的參與積極性，定期組織企業檔案管理例會活動，使各部門人員均能夠成為監督管理特殊載體檔案真實性的重要對象。

4 總結

總而言之，為增強建設企業生產能力與服務能力，相關管理部門需做好特殊載體檔案管理工作，認清特殊載體檔案特征與重要作用，構建起更具創新性的特殊載體檔案管理機制，充分發揮出特殊載體檔案利用價值，為企業未來生產經營建設與各部門的運行提供重要理論依據。

參考文獻

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