如何加強村鎮選舉檔案管理工作

朱翠玲

摘要：村鎮選舉換屆過程中時常出現檔案的遺失損毀現象。本文從現實出發，從檔案不齊全、管理制度不完善兩方面分析村鎮檔案管理工作存在的問題，提出加強宣傳教育、完善規章制度、做好監督工作三方面的解決方法。以期為新一屆的村級領導集體能夠盡快的開展工作，使新農村建設進程不受影響。

關鍵詞：村鎮選舉;檔案管理;新農村

村鎮換屆選舉是我國民主生活的直接體現，是加強村鎮基層組織建設和提升基層工作人員整體素質的重要工作。在人民群眾行駛選舉權，參加選舉活動，健全村鎮黨組織領導下的村民自治運行機制，是推進民主運動進程的重要途徑，對于落實黨和國家在農村基礎建設上的各項方針，推進社會主義新農村建設以及構建村鎮和諧社會擁有著重大的意義。

一、村鎮選舉檔案管理工作存在問題

（一）檔案不齊全不完整

檔案不全不完整是當前許多地方選舉過程中作為顯著的問題，其原因多元，既有主觀方面的疏失，又有客觀條件的不完善。其主要表現為：

第一，檔案積累不足導致檔案不完全。據現場調研發現，農村還是沒能養成良好的歸檔意識和工作習慣，檔案資料普遍較少，少數村子只有幾十卷檔案，有的村子只有寥寥幾卷，甚至根本就是個筆記本[1]。許多的重要資料比如本村的黨支部與村委會的會議記錄、干部以及村民名冊、改革歷史、村規、婚姻登記以及計劃生育情況等材料沒能夠及時的保存下來，時間一久就毫無痕跡。有些村甚至從來沒有會議記錄的習慣，或是隨手記錄，用完后隨手放置，再也不知所蹤。這種無檔可查的現象極易引起不必要的糾紛，使村民利益受到不必要的損害。還存在檔案門類不全的現象，能夠將合同、賬冊和建設資料理清的就已經是很有成果，以至于文書檔案等完全不可查。

第二，村鎮管理不善造成的檔案不齊全，只要存在以下的問題：

1.村級檔案管理制度不健全，沒有能夠依靠的檔案管理制度，管理混亂也是必然的情況。根據我國《檔案法實施辦法》第五條限定為縣級以上人民政府，對于鄉級、村級的管理機構的約束力極為有限，不進行管理也沒有任何的法律責任，自然不會有人主動進行管理[2]。部分資料長期滯留在所有者手上，丟失率也極大。

2.村級檔案經手人數過多，辦理程序繁瑣，管理也頗為松散，導致檔案收集的難度很大，管理難度更大。

3.村級干部對檔案的意識不到位，素質不完備。檔案的收集與管理過程中沒有列舉出完整檔案的能力，容易在歸檔的過程中遺失、缺漏。

（二）換屆選舉后檔案資料清查移交問題

當前的農村普遍將村集體的檔案放置在某些村會計或者村干部的家中保管與利用，這些人本身就是檔案的撰寫人，現在成為了保管者和利用者，將這些檔案視為自己的私有財產。這種不正確不健康的檔案保管意識以及家庭中的保管條件，很難形成保證這些村干部進行妥善的保管，檔案的遺失和損毀也是在所難免。尤其是在選舉之后，個別素質不高，思想不堅定的村干部對落選存在情緒，拒絕向新的村干部移交集體檔案，或是人為的損毀檔案。個別村還存在著只重視換屆手續的移交，將檔案拋諸腦后，時間一長難免遺失[3]。

二、加強村鎮選舉檔案管理工作的措施

（一）做好村級檔案工作的宣傳教育

對于村級單位的檔案管理工作，只能夠從提高檔案保存意識的角度率先開展。主要還是因為當前的干部群眾對集體檔案歸納工作還存在著認識不足的情況，整體較為陌生，這就要求農民群眾要加強宣傳學習，對檔案工作有一個全面性的認識[4]。向干部尤其要普及《檔案法》以及檔案相關法規，營造良好的檔案工作范圍。最重要的是要讓村民們認識到檔案工作能帶來的實際利益，讓村民通過具體的例子來認識檔案，知道這是真正能夠關切到黃金白銀的工作。從而積極地保存檔案，運用檔案，從基層做起增強全社會的檔案意識，全面的推動基層檔案工作的和諧發展。推動村級干部和檔案管理人員的專業素質，盡全力實現村級檔案的網絡化、現代化。

（二）建立健全村級檔案各項規章制度和整理標準

對村級檔案的管理工作完善規章制度和管理機制，保障檔案的齊全與完整是工作的具體目標。要從可操作性的角度出發，嚴格按照規章制度辦事，全面確保檔案的完整性。在平時的日常工作中要注意檔案的形成，建立專門的檔案室，確保專人進行檔案管理工作。讓檔案管理工作有法可依，有法必依。

同時，將收集齊全的檔案材料嚴格按照專業整理標準進行分類歸納，在整理過程中要責成專業的檔案員和村級干部進行徹底的清查與整理，讓沒有及時歸檔的材料及時歸檔，村民也可以及時進行登記補交。按照分類標準將文書、圖片、影像等檔案進行整理，統一移交到檔案室。在換屆工作完成后，將換屆選舉資料連同已有檔案隨時供新的領導集體進行查用。

（三）做好換屆選舉后的檔案監管和移交工作

換屆選舉的批復材料和選舉結果需要永久保存，對于過程記錄的保存底線是五年。首先要保證選舉檔案的收集移交工作成為換屆工作的一部分。上級機關指導選舉工作時，有義務責成村級干部負責檔案的收集和歸檔，同時要注意監察檔案材料的真實完整。在收集過程中能夠參照《檔案法實施辦法》進行分級分年限進行保管。村級選舉有著嚴格的程序與規章制度以及周詳的運作模式，在后續的工作檔案的交接過程中，詳盡的檔案與周密的管理能夠確保村級換屆選舉檔案移交的完整性。

村級檔案的完整需要加強對檔案管理工作的監督，換屆選舉過程中能夠使得村干部簽署協議書，保證自己會全數移交在職期間的所有檔案和文書。鄉鎮政府或紀檢監察部門要時刻監督移交工作，確保能夠在領導集體的換屆過程中能夠按照相關要求及時進行清查移交，對于遲遲無法交出檔案資料的村干部，要及時加以調查。

三、結語

總而言之，農村換屆選舉中的檔案移交工作是保證新農村能夠穩定發展的基石，是農村工作現代化的重要一環。各級部門要切實履行職責，高度重視換屆工作中的檔案移交，人大方面也應該考慮將《檔案法》覆蓋向村級單位。我們更加應該認真細致的強化村級檔案要件規范化管理，讓檔案工作能夠為社會主義新農村構建可持續發展的和諧社會作出更好的成績。

參考文獻：

[1]梁艷玲.在新農村建設中村鎮建設檔案管理工作初探[J].農村經濟與科技（9）：72-73.

[2]姜星海.村鎮建設檔案工作的現狀調查和對策分析[J].城建檔案（9）：13-15.

[3]王紅.村鎮建設檔案管理中的問題與對策[J].檔案與建設（7期）：87-88.

[4]李紅琳.淺談加強新農村建設檔案資料的管理[J].城建檔案（1）：39-40.