文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法分析

摘要：通常而言，單位文書檔案是一個信息儲存庫，能夠?yàn)閱挝晃磥砀黜?xiàng)工作的開展提供一個相對科學(xué)的參考依據(jù)。但是，如何才能管理好這一信息儲存庫，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)管理模式以及服務(wù)手段的創(chuàng)新，則十分考驗(yàn)檔案管理人員。在此這種背景下，對文書檔案管理工作進(jìn)行探討，從多個層面進(jìn)行創(chuàng)新，使得檔案需求主體能夠快速、便捷、準(zhǔn)確地獲取到需要利用的信息不僅具有理論意義，也能夠?yàn)橄嚓P(guān)主體提供實(shí)踐指引。文章對此予以研究，提出自己的觀點(diǎn)，希望能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化管理、現(xiàn)代化管理以及創(chuàng)新化管理的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新方法;文書檔案;標(biāo)準(zhǔn);專業(yè)化

一、文書檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

（一）繼續(xù)發(fā)揮文書檔案價(jià)值，促進(jìn)單位發(fā)展

文書檔案中的信息資源能夠?yàn)閱挝还芾碚摺Q策者提供決策依據(jù)，增強(qiáng)單位決策的科學(xué)性。尤其是對于重視文書檔案編研、文書檔案專題建設(shè)的單位，文書檔案的這種價(jià)值更是會被無限放大。新時期，創(chuàng)新文書檔案管理模式，能夠?yàn)閱挝还芾碚摺Q策者提供更為全面的信息咨詢服務(wù)。

（二）減少文書檔案管理成本，避免文書檔案管理邊緣化

過去一段時間內(nèi)，部分單位內(nèi)部文書檔案管理效率低下、質(zhì)量不高，消耗人力、物力以及財(cái)力的同時，沒有取得應(yīng)有的效果，導(dǎo)致單位管理者逐漸忽視文書檔案管理工作。為了避免陷入這種惡性循環(huán)，進(jìn)一步讓全員認(rèn)識到文書檔案的價(jià)值，減少文書檔案管理成本，必須要創(chuàng)新文書檔案管理模式。

二、文書檔案管理中存在的常態(tài)問題

（一）文書檔案管理機(jī)制需進(jìn)一步理順

伴隨單位工作目標(biāo)、工作內(nèi)容以及工作量發(fā)生變化，文書檔案的數(shù)量也會隨之增加，文書檔案管理人員面臨著新的挑戰(zhàn)。然而，部分單位由于尚未理順文書檔案管理機(jī)制，對于文書檔案管理各個流程的分工不明確，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)無序化、不規(guī)范化、不標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)象。一是尚未明確不同種類文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，存在格式不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，影響了文書檔案管理質(zhì)量。二是尚未出臺具體的管理細(xì)則對檔案收集、管理、服務(wù)、借閱、銷毀、更新的內(nèi)容進(jìn)行明確，各個檔案管理人員按照不同的標(biāo)準(zhǔn)開展工作。尤其是對于部分涉及政策文件、法律法規(guī)類的文書檔案而言，如果不能及時進(jìn)行銷毀和更新，會影響單位的決策。

（二）文書檔案管理信息化程度不高

當(dāng)前，部分單位尚未借助信息化工具搭建文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，不利于減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。一是文書檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)以及其他信息系統(tǒng)之間無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，難以打造“一體化”的文書檔案管理模式以及服務(wù)模式。在這種環(huán)境下，文書檔案的歸檔效率、檢索效率以及利用效率都會大幅度下降。二是文書檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，許多文書檔案仍然以紙質(zhì)類的方式保存，不利于實(shí)現(xiàn)對文書檔案的長期保存。尤其是對于部分涉及單位財(cái)務(wù)管理、合同管理類別的文書檔案，其是單位未來審計(jì)工作和維權(quán)工作的基礎(chǔ)，一旦丟失，會給單位造成難以估量的損失。三是文書檔案安全管理工作滯后，容易受到黑客、木馬等網(wǎng)絡(luò)病毒的影響而導(dǎo)致檔案管理工作癱瘓。

（三）文書檔案人員的專業(yè)化程度有待提升

總體而言，近些年來隨著各個單位愈發(fā)重視文書檔案管理工作，文書檔案管理人員的綜合能力有了不錯的提升。但是相較于檔案館、圖書館等專業(yè)化的機(jī)構(gòu)，大部分單位文書檔案管理人員的專業(yè)化程度仍然不高。一是部分單位培訓(xùn)工作欠缺科學(xué)性，過于重視理論化教學(xué)，忽視從實(shí)踐操作的視角對文書檔案管理人員予以培訓(xùn)。二是部分單位培訓(xùn)工作沒有緊貼本單位文書檔案的種類，與單位實(shí)際不匹配，難以提升培訓(xùn)實(shí)效。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法

（一）理順文書檔案管理機(jī)制

單位要立足于本單位實(shí)際情況理順文書檔案管理機(jī)制，推動文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及科學(xué)化。一是要對文書檔案資料進(jìn)行分類整理，區(qū)分不同種類文書檔案的檔案屬性。同時，對于不同類型的文書檔案，應(yīng)當(dāng)明確不同的歸檔格式，做到重點(diǎn)突出。二是要立足于政策法規(guī)、上級規(guī)章制度來盡快出臺相關(guān)的管理細(xì)則，確保各個管理流程有機(jī)銜接，為檔案管理人員提供指引。單位尤其是重視文書檔案銷毀以及文書檔案更新工作，確保文書檔案內(nèi)部信息資源的有效性。同時，要通過制度建設(shè)來明確分工，避免出現(xiàn)分工不明、責(zé)任推諉的問題。三是對于電子類以及紙質(zhì)類檔案，應(yīng)當(dāng)采取“雙軌制”的管理模式。

（二）綜合利用多種信息技術(shù)，創(chuàng)新文書檔案管理模式

單位要借助信息化工具搭建文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，創(chuàng)新文書檔案管理模式。一是要確保文書檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)以及其他信息系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，確保文書檔案管理人員可以直接通過檔案管理系統(tǒng)檢索并收集其他系統(tǒng)的文件信息，減少不必要的管理環(huán)節(jié)。二是要推動文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，配置高速掃描儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施的同時，結(jié)合單位實(shí)際完善檔案管理系統(tǒng)的功能，及時對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。三是要重視文書檔案安全管理工作，將新型的區(qū)塊鏈技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字加密加密應(yīng)用到文書檔案管理領(lǐng)域，夯實(shí)文書檔案管理的基礎(chǔ)。

（三）提升文書檔案人員的專業(yè)化程度

單位要做好文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，結(jié)合單位實(shí)際來優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，全方位提升文書檔案管理人員的綜合能力。一是要進(jìn)一步應(yīng)用案例教學(xué)、實(shí)踐模擬等方式來對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，做到理論與實(shí)際相貼合。同時，要注重對文書檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，不斷適應(yīng)檔案事業(yè)信息化的發(fā)展趨勢。二是要重點(diǎn)圍繞單位當(dāng)前文書檔案的種類以及文書檔案管理中存在的不足來進(jìn)行培訓(xùn)，避免培訓(xùn)形式化。

四、結(jié)束語

單位要遵循“質(zhì)量第一”“與時俱進(jìn)”“大膽創(chuàng)新”的基本原則，嚴(yán)格文書檔案管理程序，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督，滿足檔案需求主體對于文書檔案多層次的需求。具體而言，一是要理順文書檔案管理機(jī)制;二是要綜合利用多種信息技術(shù)，創(chuàng)新文書檔案管理模式;三是要提升文書檔案人員的專業(yè)化程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設(shè)利用率和安全保護(hù)[J].農(nóng)家參謀，2019 （21）：170.

作者簡介：唐欣（1980.03-）女，漢族，籍貫：遼寧省清原滿族自治縣，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于吉林大學(xué)，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。