財務共享模式下的企業費用報銷研究

王雪松

摘要：自2010年以來，財務共享服務思想也被我國很多企業集團所接受，并取得了較好的效果，財務共享服務中心的建設呈現高速增長的態勢，2015年下半年的建立數量占到五年的28%。在信息化發展的新形勢下，企業集團如何順應發展趨勢構建財務共享中心，如何借力信息技術打破系統壁壘，完善企業財務流程，達到企業內部資源和數據信息共享的目的，創新和完善企業成本管理模式，降低運營成本，顯得日益重要，而費用報銷作為集團企業財務共享中心的核心應用之一，其管控水平直接影響企業的財務管理水平與效率。

關鍵詞：財務共享;企業費用;報銷

1.財務共享模式下費用報銷的特點

1.1改變會計信息基于紙質發票獲取信息的不足

過去人工處理大量紙質票據信息，容易造成票據的遺漏。基于個人財務知識和經驗的判斷，對費用報銷信息的獲取存在一定局限性，信息質量無法保證，工作量大帶來會計信息滯后。財務共享模式下，掃描環節通過影像系統，高效地提取費用報銷的全部信息，保證了會計信息的完整性;電子數據及時傳遞到審核崗，流程的加快保證了會計信息的及時性。數據資料完整的保存在會計信息系統中，方便查詢和提取。

1.2降低企業運營成本

費用報銷耗時費力，簡單卻繁瑣的工作占用大量財務人員，財務共享模式下釋放費用報銷工作，通過信息系統的設定，省去了財務人員錄入憑證的手工操作，系統根據設定好的規則自動生成憑證，財務人員做好分類匯總工作即可。流水式會計作業工程代表工作效率的提高，所需人員的減少，從而減少財務人員數量，降低人工成本;同時財務集中到財務共享中心平臺下，方便財務的監督和管理工作，節省審計開支。

1.3電子數據形成便捷高效的審計線索

財務共享模式下費用報銷系統從員工申請、部門領導批準再到財務部獲取電子信息完成支付，費用報銷流程所包含的數據信息完全電子化，并通過電子條形碼作為唯一標識在系統和紙質檔案室查詢。會計信息系統記錄了報銷業務的全流程，留有單獨的審計線索，方便對每筆費用支出的合理性進行審查。

2.財務共享模式下費用報銷管控框架

伴隨信息化、云會計技術和互聯網的發展，財務共享中心模式作為一種新的財務管理模式，受到實務屆的廣泛關注和討論，越來越多的企業致力于向管理會計職能轉變，減少會計業務處理中同質性高的重復性繁瑣工作，提高工作效率，解放財務人員去進行企業費用報銷管理工作，提高管控水平。費用報銷不是獨立的模塊，其具有動態性，在企業生產經營管理環節都有它的身影。

2.1數據層

數據層將來自費用報銷業務中的數據，如費用報銷系統、影像管理系統、資金管理系統和預算管理系統等產生的財務信息，通過DBMS數據庫管理系統建立企業數據庫，File和NO SQL分別存儲結構化和非結構化數據，HDFS為企業全體員工同時高頻率的訪問數據庫中大量數據信息提供穩定支持。經過ETL數據倉庫技術和其他大數據技術，將數據庫中存儲的大量數據信息，有效篩選、轉化和加載為財務部門需要的關鍵財務信息，充分無遺漏的利用數據信息形成費用報銷管控下的多個財務數據中心，完成費用報銷的會計核算業務處理和資金、人力、預算的財務管理。

2.2基礎設施層

基礎設施層為財務共享模式下整個費用報銷管控系統的穩定運行提供了支持。智能終端的高性能處理器滿足企業應用層的不同主體用戶的功能需要，帶來更好的訪問體驗;服務器提供并保障計算服務，響應應用層員工端的請求;存儲器記憶程序運行路徑和數據信息;網絡打通企業內、外部數據信息傳遞的通道，用戶可隨時隨地訪問系統;安全設備保障了企業的經營信息安全，保障企業關鍵財務信息不泄露。基礎設施層在整個管控體系能起到了穩定維護的設備支撐作用，保障了運行。

2.3平臺服務層

平臺服務層基于計算機語言處理技術、搜索引擎技術和統計分析等功能，在龐大數據庫中提取各個數據庫中心的有效數據，進行分析、處理和整合，根據用戶需求指令，面對不同用戶層，如集團層面、分子公司層面和部門機構等，有針對性的提供費用報銷管控服務應用，包括自動更新各機構主體每月滾動預算表、費用報銷項目資金占比分析和每月變動情況表、各機構費用報銷對比分析情況表和員工個人報銷分析表等。財務人員根據系統自動生成的各種分析表，充分利用數據信息，并結合公司、部門實際情況，綜合考量完善公司的費用報銷制度和流程，制定符合業務發展的費用報銷管控決策。

2.4費用報銷管控框架的總體運行

第一步，信息的獲取。基礎設施層為整個費用報銷管控框架的平穩運行提供了服務保障，并通過基礎設備和網絡，為內部部門之間的信息傳遞和外部機構諸如銀行、商旅第三方等信息的獲取提供了通道，獲取企業在進行費用報銷業務活動中產生的大量數據。第二步，信息的存儲和轉換。數據層利用DBMS和File，No SQL等數據庫技術，存儲基礎設施層中海量財務和非財務的原始數據，經過業務層費用報銷管理系統、會計核算系統和預算、資金管理系統的處理，由ETL數據倉庫等技術進行數據的篩選和整理，提取財務部門所需的財務信息，建成費用報銷管控下的各個數據庫中心。第三步，平臺服務層根據整合后的財務信息，自動生成服務于費用報銷管控的決策分析表，預算表、費用報銷情況對比分析表和資金管理表等，為實現應用層的功能提供數據支持。第四步，用戶層的集團公司、分子公司等可登陸系統，根據實際需要實現應用層的功能，查詢費用預算決策，對費用報銷支出情況有整體了解，包括項目費用、部門費用、人力資源費用和銷售業務過程中的費用等。同時對報銷流程中的報銷標準和時效等有清楚的認知，公平評價員工報銷中的信用等級。管理人員在借鑒應用層提供的分析方案后，綜合考慮，最終結合實際情況完善費用報銷管控政策。

參考文獻：

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