淺析office在管理中的應(yīng)用

摘 ?要：計(jì)算機(jī)技術(shù)的出現(xiàn)以及應(yīng)用，極大程度上改變了傳統(tǒng)的工作方式，同時(shí)伴隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的應(yīng)用，無(wú)論是辦公效率，還是結(jié)果都得到了有效的提升。隨著office辦公軟件的應(yīng)用實(shí)踐，office辦公軟件在應(yīng)用深度以及廣度上都得到了有效的延伸。Office辦公軟件是一個(gè)統(tǒng)稱(chēng)，其包含諸多辦公軟件，最常用的是word、excel，同時(shí)也是本文主要探討的核心對(duì)象;特別是excel軟件在應(yīng)用的過(guò)程中，能夠更加清晰直接的展現(xiàn)出統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)，同時(shí)也能夠快速的進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的查找以及修改，并通過(guò)excel自帶的函數(shù)計(jì)算功能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，有效降低了原始工作的強(qiáng)度以及難度，提升了辦公效率。在本文中將主要進(jìn)行探討office辦公軟件在管理中主要可以實(shí)現(xiàn)哪些方面的應(yīng)用以及具體怎樣進(jìn)行應(yīng)用，并通過(guò)日常office辦公管理應(yīng)用實(shí)例的說(shuō)明進(jìn)行全面的詮釋?zhuān)瑸橄嚓P(guān)人員office辦公管理應(yīng)用提供有效的參考以及建議。

關(guān)鍵詞：office;辦公軟件;辦公管理

一、引言

辦公軟件出現(xiàn)之前，一些辦公活動(dòng)都需要通過(guò)紙質(zhì)進(jìn)行，此外在對(duì)于龐大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及分析的過(guò)程中，強(qiáng)度也較大。Office辦公軟件的出現(xiàn)，有效滿(mǎn)足了當(dāng)代辦公發(fā)展的需求，改善了現(xiàn)代辦公方式。在辦公軟件的應(yīng)用過(guò)程中，不少的辦公人員雖然會(huì)使用office辦公軟件，但在應(yīng)用深度上卻因個(gè)人的技能水平有著較大的差別，同時(shí)在最終的應(yīng)用成效展現(xiàn)上也具有較大的差別。Office軟件在現(xiàn)代工作中的應(yīng)用最常見(jiàn)的便是信息的統(tǒng)計(jì)以及分析，從而作為工作管理的支撐點(diǎn)，強(qiáng)化office辦公軟件的應(yīng)用技巧提升，以及office辦公軟件應(yīng)用深度的拓寬，是不斷優(yōu)化office辦公軟件應(yīng)用成效的基礎(chǔ)前提。

二、office辦公軟件概述

（一）office辦公軟件的概念

office辦公軟件主要是指由微軟開(kāi)發(fā)的Word、Excel、PowerPoint等一系列的辦公應(yīng)用程序，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于文字圖片數(shù)據(jù)等信息的處理，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，office版本也得到了持續(xù)的更新，同時(shí)在功能實(shí)現(xiàn)上以及操作體驗(yàn)上，都得到了有效的提升。office辦公軟件是現(xiàn)代化辦公方式的基礎(chǔ)選擇，同時(shí)在應(yīng)用的過(guò)程中，能夠有效的提升辦公效率，為管理工作的開(kāi)展提供有效的依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展，office的應(yīng)用功能以及應(yīng)用深度也在持續(xù)的更新，同時(shí)對(duì)于office辦公軟件的應(yīng)用方式也越來(lái)越多。

（二）office辦公軟件的應(yīng)用作用

Office辦公軟件在日常工作中的應(yīng)用作用十分強(qiáng)大，其能夠有效的推動(dòng)辦公效率的提升，同時(shí)提升辦公成效。概括性的來(lái)說(shuō)，office辦公軟件可以實(shí)現(xiàn)的功能主要展現(xiàn)為以下方面：

首先，隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公工作的內(nèi)容以及強(qiáng)度等方面都有著較大程度的提升，日常處理的事物繁雜度提升，就需要使用更加有效的辦公方式進(jìn)行，在office辦公軟件的應(yīng)用過(guò)程中，其可以有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)于繁瑣辦公工作內(nèi)容的簡(jiǎn)化，降低工作難度，優(yōu)化工作效率的提升。

其次，office辦公軟件是現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，相比于傳統(tǒng)的工作方式，office辦公軟件的對(duì)于文檔以及數(shù)據(jù)的處理更易保存，不受時(shí)間的限制，這樣就可以有效避免傳統(tǒng)方式應(yīng)用下資料丟失的問(wèn)題出現(xiàn)。

再次，office辦公軟件自帶的數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)功能，能夠更好的為管理工作開(kāi)展提供有效的依據(jù);通過(guò)辦公軟件的數(shù)據(jù)分析功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)于數(shù)據(jù)的分析，在龐大的數(shù)據(jù)分析過(guò)程中，office辦公軟件能夠通過(guò)自帶函數(shù)功能，更加快速高效的進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及分析工作，進(jìn)而為管理工作提供科學(xué)依據(jù)，提升了管理工作策略制定的科學(xué)性。

三、office在管理中具體應(yīng)用

（一）信息快速查找

信息快速查找是office辦公軟件的基礎(chǔ)功能以及應(yīng)用方式之一，通過(guò)該功能的實(shí)現(xiàn)，能夠在龐大的數(shù)據(jù)以及文字信息中，找出對(duì)應(yīng)需求的信息，降低了工作難度;傳統(tǒng)工作中如果文字信息過(guò)多，或是數(shù)據(jù)較為龐大，快速進(jìn)行某項(xiàng)基本信息的找出難度較高，同時(shí)在一定程度上降低了工作效率問(wèn)題，通過(guò)office辦公軟件的快速查找功能應(yīng)用可以有效的改善這一現(xiàn)狀問(wèn)題。在具體的應(yīng)用上，信息快速查找可以通過(guò)快捷鍵的方式進(jìn)行快速調(diào)出，在 office辦公軟件中按下ctrl+f，就可以快速的調(diào)出信息快速查找功能，在查找中輸入對(duì)應(yīng)的信息，就可以進(jìn)行制定區(qū)域或是全文中進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的搜尋以及定位。同時(shí)如果在文檔中進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的查找上，該信息出現(xiàn)在多個(gè)位置，同樣在快捷鍵調(diào)出查找框之后，可以點(diǎn)擊查找下一處，進(jìn)行下一處該信息的找出，直到找到對(duì)應(yīng)信息位置。

（二）快速修改錯(cuò)誤信息

快速修改錯(cuò)誤信息也是office辦公軟件的一大重要應(yīng)用方式，該功能實(shí)現(xiàn)主要是為了在龐大的信息數(shù)據(jù)之中進(jìn)行對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤信息的修改。office辦公軟件中可以實(shí)現(xiàn)快速修改錯(cuò)誤信息常見(jiàn)的應(yīng)用有兩種方式，一種是通過(guò)信息查找替換的方式進(jìn)行，一種是通過(guò)word自帶的糾錯(cuò)分析進(jìn)行。

第一種信息查找替換應(yīng)用方式，該功能的應(yīng)用可以通過(guò)快捷鍵調(diào)取，在 office辦公軟件中按下ctrl+f，然后選擇替換，在查找內(nèi)容的信息欄中輸入需要被替換的錯(cuò)誤信息，同時(shí)在替換為的信息欄中輸入需要修改成為的準(zhǔn)確信息，這樣就可以快速的進(jìn)行全文或是制定區(qū)域內(nèi)的錯(cuò)誤信息修改。這樣能夠快速的進(jìn)行對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤信息的替換，而此類(lèi)應(yīng)用方式的前提就是需要直到錯(cuò)誤信息，如果不知道具體的錯(cuò)誤信息，那么無(wú)法進(jìn)行這樣的信息查找以及替換。

第二種word自帶的糾錯(cuò)分析功能，該功能可以自動(dòng)對(duì)于文檔中的錯(cuò)誤信息進(jìn)行下滑紅色曲線(xiàn)的方式標(biāo)出，辦公人員一眼就可以識(shí)別出，同時(shí)如果是英文糾錯(cuò)的過(guò)程中還會(huì)提供正確的信息選擇以便快速的進(jìn)行糾錯(cuò)。

（三）word的比較功能

在日常的工作之中，有時(shí)候需要對(duì)于同類(lèi)相近的文檔進(jìn)行比較分析，如果人工進(jìn)行查閱比較的話(huà)，信息量過(guò)大是不方便工作的開(kāi)展，還會(huì)降低工作效率。但如果通過(guò)word的比較功能應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，就可以更加快速的進(jìn)行相關(guān)功能的實(shí)現(xiàn)，通過(guò)該功能的應(yīng)用，可以同時(shí)進(jìn)行兩篇文檔的滾動(dòng)查閱，進(jìn)行信息的對(duì)比分析。在具體的操作過(guò)程中，可以打開(kāi)兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與…文件名并排比較”命令，窗口會(huì)自動(dòng)以平鋪方式排列，同時(shí)顯示出并排比較工具條，上面有三個(gè)按鈕。第一個(gè)是同步滾動(dòng)按鈕，可以控制一篇文檔在滾動(dòng)時(shí)，與之比較的另一文檔是否滾動(dòng);第二個(gè)是重置窗口位置按鈕，當(dāng)窗口位置發(fā)生變化時(shí)，單擊它，可以恢復(fù)到并排比較時(shí)的初始狀態(tài);第三個(gè)是“關(guān)閉并排比較”按鈕，單擊它會(huì)退出文檔比較狀態(tài)。

（四）Excel信息統(tǒng)計(jì)分析

信息統(tǒng)計(jì)分析功能是Excel的常用功能，同時(shí)也是Excel的主要特色之一，Excel可以通過(guò)詳細(xì)的參數(shù)設(shè)定以及內(nèi)容填充，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息的快速分析功能實(shí)現(xiàn)，這是實(shí)現(xiàn)高效辦公的必然要求，在對(duì)于信息統(tǒng)計(jì)功能分析的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)于統(tǒng)計(jì)信息的分析，Excel還能夠快速的進(jìn)行結(jié)果顯示，從而為管理工作的開(kāi)展提供有效的依據(jù)。

Excel在進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)分析的過(guò)程中，其首要工作就是進(jìn)行專(zhuān)屬分類(lèi)的設(shè)定，例如在對(duì)于一般員工資料的統(tǒng)計(jì)上，姓名，檔案號(hào)，入職日期，職位等方面信息的設(shè)定，然后依托于設(shè)定分類(lèi)信息為前提，在對(duì)應(yīng)的內(nèi)容欄中進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的輸入，在信息輸入完之后，可以根據(jù)當(dāng)前工作的需要進(jìn)行對(duì)應(yīng)的信息統(tǒng)計(jì)以及分析，例如，如果需要知道當(dāng)前職工內(nèi)某個(gè)職位的人數(shù)以及具體姓名，則可以通過(guò)篩選的方式進(jìn)行，通過(guò)設(shè)定職位信息為篩選依據(jù)，進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的顯示，這樣可以快速的進(jìn)行信息查找，而不是傳統(tǒng)工作信息統(tǒng)計(jì)中對(duì)于相關(guān)信息表的查找，高效且準(zhǔn)確。此外在對(duì)于Excel信息統(tǒng)計(jì)分析的過(guò)程中，還可以依托于當(dāng)前工作需要進(jìn)行自動(dòng)排序，例如根據(jù)入職時(shí)間的排序，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息的統(tǒng)計(jì)分析。Excel的信息統(tǒng)計(jì)分析功能是其最主要的特色之一，同時(shí)也是最常用的功能，在具體的應(yīng)用過(guò)程中，根據(jù)當(dāng)前需求點(diǎn)的不同，通過(guò)靈活的轉(zhuǎn)變進(jìn)行功能的實(shí)現(xiàn)。

（五）函數(shù)計(jì)算

函數(shù)計(jì)算時(shí)Excel的一大特色計(jì)算功能，Excel一共有11類(lèi)函數(shù)，分別是數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)、日期與時(shí)間函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)以及用戶(hù)自定義等函數(shù)。不同的函數(shù)功能實(shí)現(xiàn)在具體的應(yīng)用過(guò)程中。在使用Excel函數(shù)計(jì)算功能時(shí)，首先需要選擇對(duì)應(yīng)的函數(shù)公式，在Excel軟件中的工具欄中，選擇公式之后就可以進(jìn)行對(duì)應(yīng)公式的操作。

Excel的函數(shù)在具體的應(yīng)用上，每一類(lèi)都具有明確的適用范圍以及方式;例如財(cái)務(wù)函數(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中，可以進(jìn)行一般性的財(cái)務(wù)計(jì)算，功能函數(shù)可以用于工程分析，在不同的度量系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換。當(dāng)然為了滿(mǎn)足更多人的需要以及更多函數(shù)計(jì)算功能的實(shí)現(xiàn)，Excel中提供了用戶(hù)自定義函數(shù)功能，該功能主要針對(duì)需要復(fù)雜的計(jì)算，而常規(guī)性的函數(shù)功能又不能實(shí)現(xiàn)該功能，就需要用戶(hù)進(jìn)行自定義函數(shù)的制定，自定義函數(shù)的能力要求較高，不適合新手，新手應(yīng)當(dāng)以系統(tǒng)自帶的常規(guī)性函數(shù)功能為基礎(chǔ)進(jìn)行應(yīng)用。

四、office在管理中的應(yīng)用實(shí)例

（一）應(yīng)用背景

我的工作內(nèi)容主要是針對(duì)江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）進(jìn)行培訓(xùn)，就業(yè)管理，基于Excel實(shí)現(xiàn)對(duì)于全省視力殘疾人（盲人）中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及分析，如何進(jìn)行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的構(gòu)建，是優(yōu)化展現(xiàn)當(dāng)前江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）培訓(xùn)就業(yè)結(jié)果的最佳選擇，同時(shí)也是本文中對(duì)于office在管理中的應(yīng)用背景內(nèi)容。

（二）應(yīng)用需求

基于應(yīng)用背景，在對(duì)于相關(guān)操作實(shí)現(xiàn)的之前，必須確立在應(yīng)用的過(guò)程中需要哪些方面的功能實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也需要結(jié)合當(dāng)前操作人員的技能水平，才能夠有效的確立office管理應(yīng)用成效的實(shí)現(xiàn)。就本文應(yīng)用實(shí)例而言，在Excel實(shí)現(xiàn)對(duì)于全省視力殘疾人（盲人）中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及分析中，通過(guò)對(duì)于當(dāng)前培訓(xùn)情況的統(tǒng)計(jì)以及就業(yè)未就業(yè)的數(shù)據(jù)結(jié)合分析，為今后的管理培訓(xùn)工作開(kāi)展提供有效的依據(jù)，其中需要通過(guò)對(duì)應(yīng)單個(gè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析顯示，同時(shí)也需要對(duì)于多個(gè)數(shù)據(jù)的交叉分析實(shí)現(xiàn)對(duì)于當(dāng)前結(jié)果的顯示。

（三）操作實(shí)現(xiàn)

在具體的操作過(guò)程中，主要可以分為兩大步驟進(jìn)行上述需求功能的實(shí)現(xiàn)：

第一步，編制江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)excel表格，其中主要的信息包含姓名、檔案號(hào)，性別，年齡，培訓(xùn)日期，就業(yè)情況等方面，根據(jù)情況進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的錄入。一般情況下，在信息錄入之后，需要進(jìn)行信息的審核，確保信息錄入正確。

第二步，在所有的信息錄入之后，結(jié)合當(dāng)前需求工作，采取對(duì)應(yīng)的操作方式進(jìn)行對(duì)應(yīng)工作內(nèi)容的實(shí)現(xiàn)。如需要調(diào)取江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）中男性或女性比例等單一數(shù)據(jù)調(diào)取時(shí)，可以通過(guò)篩選功能的實(shí)現(xiàn)，設(shè)定具體的篩選信息，然后進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的篩選，從而找出具體的信息數(shù)據(jù)，又或是對(duì)于就業(yè)未就業(yè)信息的統(tǒng)計(jì)，操作方式同上。當(dāng)然，也可以通過(guò)Excel中的創(chuàng)建組功能實(shí)現(xiàn)，設(shè)定對(duì)應(yīng)信息為對(duì)應(yīng)的組，最為常見(jiàn)還是通過(guò)篩選功能實(shí)現(xiàn)。

（四）實(shí)例啟示

通過(guò)對(duì)于江蘇省殘疾人中視力殘疾人（盲人）相關(guān)信息統(tǒng)計(jì)excel表格的制定，可以高效的進(jìn)行對(duì)應(yīng)就業(yè)與未就業(yè)信息的調(diào)取，滿(mǎn)足工作的需求，極大提升了效率，當(dāng)然工作的開(kāi)展并不是一個(gè)人進(jìn)行，需協(xié)同工作進(jìn)行時(shí)，需要進(jìn)行共享以及權(quán)限的設(shè)定，實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同辦公的實(shí)現(xiàn)。此外，在對(duì)于Excel信息統(tǒng)計(jì)的實(shí)現(xiàn)后，之前對(duì)于個(gè)人信息的調(diào)取，現(xiàn)在可以快速的通過(guò)查找功能進(jìn)行對(duì)應(yīng)信息的調(diào)取，推動(dòng)了管理工作的效率，同時(shí)也一定程度上優(yōu)化了對(duì)應(yīng)操作規(guī)范性。現(xiàn)階段工作中對(duì)于Excel的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)功能需求極強(qiáng)，需要積極的對(duì)當(dāng)前工作方式創(chuàng)新，以及office功能的創(chuàng)新應(yīng)用，以應(yīng)對(duì)未來(lái)工作的發(fā)展變化。

五、結(jié)束語(yǔ)

結(jié)合當(dāng)前office的不斷發(fā)展以及應(yīng)用，可見(jiàn)隨著時(shí)代以及技術(shù)的發(fā)展，一切都是以效率以及人性化為基礎(chǔ)，未來(lái)的辦公也離不開(kāi)office軟件應(yīng)用，多數(shù)單位以及個(gè)人的office應(yīng)用深度以及技能都較淺，需要對(duì)于office軟件的深層次功能開(kāi)發(fā)應(yīng)用，這樣才能夠最大限度的展現(xiàn)office軟件的功能，同時(shí)推動(dòng)工作的開(kāi)展。當(dāng)然office軟件也一直在更新，功能也一直處于不斷完善的過(guò)程，從而更好的以office軟件輔助日常工作開(kāi)展，讓工作更加科學(xué)、更加高效。

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作者簡(jiǎn)介：

魏斯強(qiáng)（1970-）男，漢族，江蘇南京，計(jì)算機(jī)信息處理技師，學(xué)歷大專(zhuān)，在江蘇省殘疾人就業(yè)管理中心工作，主要負(fù)責(zé)單位的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，處理全省殘疾人基礎(chǔ)信息，對(duì)殘疾人信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)對(duì)殘疾人信息數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行維護(hù).