企業采購的內控流程設計與控制研究

張靜

摘 要：本文以企業采購活動的內控工作為研究對象，對其具體執行中的流程設計與控制要點進行分析。通過對基本流程與控制關鍵點簡要概述，總結企業采購內控工作的發展現狀條件，并從中整理出影響企業內控優化的具體問題。由此，將問題作為引導，在采購計劃、產品質價比、內控合同、票據審查等工作的執行方法上，分析具體工作方案的執行力度，以此保證企業采購業務內控工作的優化，為相關理論研究與實踐操作提供參考材料。

關鍵詞：內部控制 ?采購 ?流程設計

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）02（a）--02

企業采購工作是執行內控管理的重要環節，而從其自身工作內容上，也需要借助內部控制的管理優勢，保證自身的工作執行的有效性，提高整體工作體系的發展水平。尤其在市場外部競爭日益激烈的社會環境中，這種企業內部的管理條件，也逐漸成為影響企業發展穩定性的關鍵內容，需要得到企業決策者的高度關注重點控制。而為了更好地保證采購內控工作的執行效果，應對其執行過程中的基本程序進行分析，并在內控關鍵點上，保證整體技術的執行效果。

1 采購內控流程與關鍵點

企業采購內容工作，應從整體工作流程中，總結出幾個重要的關鍵控制點，在首先完成此類控制點管理方式升級的同時，逐漸加深并擴大管理覆蓋效果，以此逐漸將內控工作擴散到整體的業務體系中，以此保證其對于企業運營與發展的正向影響條件。而落實到具體的工作內容上，企業采購內控關鍵點，可以根據流程步驟總結出以下四點關鍵控制點。

1.1 采購活動的申請與審批

這一工作內容，屬于企業采購活動的開端，是在企業相關采購申請制度影響下的關鍵內容。在企業各部門的運行與生產活動中，根據自身相應的采購權，確認采購的基本流程。例如，在某便利公司的采購活動中，應根據企業實際的采購需要來填寫采購活動的清單明細，在所需采購物品的種類、數量、出貨時間、到貨時間等內容上，保證整體采購申請的完整性，并在相關部門的審批認證后，才能進行后續的采購操作。

1.2 對于供應商的選擇

在采購過程中，面臨市場化的社會環境，需要在采購活動中，對于供貨商的商品條件進行分析，并在對比其價格與質量數據信息的基礎上，對大批量的采購活動進行貿易商談，以保證雙方的貿易利潤。執行上，需要對供貨商的市場風評作出分析，在判斷其產品質量與信譽條件的基礎上，向企業的上級決策領導進行匯報，在其簽字確認后，完成采購工作。在此過程中相關業務人員應進行回避，以此來規避采購過程中的舞弊行為。

1.3 物資驗收

在采購活動中，需要對物資進行驗收。在確定到貨物品與采購貨物商品信息的一致性，并在倉儲物流的驗證管理程序內，對具體配送車輛的單據與貨物進行對照，確認無誤并簽字接收后，將這一憑證作為內控的重要依據入檔管理。

1.4 票據管理與款項支付

在完成前期系列性的管理工作后，需要對每一流程步驟中產生的票據資料進行系統收儲，以此為后期的財務賬款核對與支付提供基礎憑證。同時，通過對于票據的管理，也可以保證采購內控工作與實際貨物流動保持互不干擾狀態。在具體工作方法上，需要在采購發票記錄進賬目之前，由財務部門的工作人員，對具體發票信息與相關憑證進行審核，以此保證財務資料與實際發生采購行為的對應狀態，并確定具體操作手續是否合乎基本流程規定，并按照相關法律內容與合同約定形式，進行后續款項的兌付，完成整體采購內控與財務管理工作。

2 企業采購內控工作中存在的客觀問題

企業采購工作中，存在多項問題，需要進行系統化的完善，以此保證企業財務內容運行管理的執行效果。而其中表現最為典型的，可以大致總結為以下三個方面。

2.1 采購管理制度不健全

我國當前市場條件下，企業管理制度并不健全，并主要表現在企業采購資金與規模的非限制條件上，嚴重地影響了企業采購活動的計劃性，經常發生過度采購積壓庫存的問題。同時，在開展采購活動的過程中，即便是在企業范圍內，也沒有做出統一性的規范，無法針對采購行為，形成規范化的管理控制，為整體運行發展造成了負面影響。

2.2 報銷制度不真實

財務報銷內容不真實的問題，在我國十分常見，在不同行業領域的企業中，有著差異化的表現形式。而這一現象，也會對采購的內控管理工作造成負面影響，并限制其規范化的發展條件。

2.3 企業內部控制制度缺失

企業內部控制工作，是在市場化實現一定規模后，才逐漸興起的管理策略，在實際企業的管理應用中，尚處在探索與實踐階段，并沒有形成完整的應用體系與規范性內容。由此，即便是公司形成了內控管理制度，但在實際控制效果上，也不能適應現階段的復雜管理條件，無法發揮會計部門崗位人員在審計內控工作中應有的管理優勢。

3 優化企業采購內控的執行方法

3.1 制訂符合需求方向的產品采購計劃

計劃性管理策略，是控制企業采購總量的有效方案，可以在一定程度上，限制企業采購活動的無序性問題，并使其適應企業的銷售發展需要，實現整體企業運營的協調性發展。而對于企業采購工作的內部控制，需形成明確的需求方向采購計劃，并在管理上，形成規范化模式，以此保證采購行為的執行狀態。

例如，某便利公司商品部在商品配送管理上應考慮多與運營部溝通，就不同門店的商圈類型和銷售情況來確定商品配送方案。同時，對于統配商品的數量也應謹慎確定。并在市場價格信息與庫存現有儲量兩個方面，制訂具體的采購計劃。將此計劃遞交公司負責人確認后，得到簽字批復才能執行具體的業務活動。同時，這種規范化的執行方案，也是保證采購內控執行效果的有效途徑。

3.2 提高產品質價比審查地位

市場的復雜性是瞬息萬變的，當企業采購部門獲取物資采購計劃之后，需要對市場情況進行調查分析，這不僅是執行采購工作的基礎條件，也是對采購內容的關鍵要求。例如，在某便利公司進行特定商品采購的過程中，要根據每件銷售商品的客觀銷量，在綜合評估具體商品市場周期性特征的前提下，制定這一階段的采購總量。而對于同質商品，則需要對其品牌與質價比內容作出分析，在評估供應商品牌能力與商品質量的同時，將其與同類型或同價格的商品進行對照，并將采集到的對照信息遞交到公司內部管理層，經過其授權確認后，再完成后續的商品采購活動。

3.3 加強采購內控合同規范性

合同是執行采購工作的基礎，也是內控工作執行過程中的重要參照條件。在企業的采購內控工作中，需要對相應的合同文件進行重點分析，從而在保證對于采購數額與采購內容的控制管理狀態。注意，對于未經過采購監督審計部門批復的合同內容，財務部門無權限進行兌付，并不準對其進行結算處理。

例如，在某便利公司的實務工作中，某次，同某供應商簽訂的“委托銷售協議補充條款”中，并沒有其公司法人代表的公章，僅有企業公章。爭議條件，就屬于典型的合同信息內容不完整，需要由相關工作人員對這一問題進行修正，以此保證合同的有效性。

又如，同樣在某便利公司的商品設計工作中，同某供應商的“供應商銷售情況及續簽合同洽談審批表”中，帶有“周年慶費用5000元”這一項目。但在具體的合同內容上，并沒有涉及這一條款內容的信息。同時，在具體合同信息中，也未對商品的實際價格作出具體承諾，反而在合同內容上，注明了“供應商給某便利公司的價格以以上承諾為準，如供應商違反上述承諾，則支付違約金壹拾萬元”的信息。在沒有承諾商品價格的前提下，即便是供應商的價格存在問題，對于公司的違約金，也無法有效地兌現，所以，這一合同內容也存在不完整的特征，并不具備相應的法律約束力。

3.4 落實企業采購商品質量的審查工作

強化采購物資的質量檢查，需要在物資入庫前，進行細致的質量檢查，并執行事中監管的執行計劃，在完成外觀檢查工作的基礎上，由內控監管部門與物資使用部門進行協同檢查，保證商品基本的使用與銷售狀態。同時，還需將具體的檢查分析單據遞交給內控審核部門，以此保證檢查分析的有效性與管理規范狀態。

3.5 完善企業審查會計信息系統

現代化的企業審查管理，在會計實務工作中，形成了完整的信息化工作系統。在實務操作中，需要對具體工作環節上的操作票據進行儲存管理，并在存儲數據信息與影印數據資料的同時，完成對于采購工作行為各執行步驟的說明與確定。而將具體購貨發票、檢驗報告、運輸單據、入庫證明等單據信息作為有效的管理條件，也可以將每一種采購貨物的具體流動途徑進行說明，使企業的內控管理工作得到維護。

3.6 建立采購崗位輪換工作制度

為了提高企業采購工作的內控工作質量，還需要得到人資制度內容的配合。方法上，通過人資制度中設定的采購崗位輪換制度，避免工作人員長期處于一個固定的崗位上，而產生思想與行為上的惰性問題，并降低出現廉潔風險問題的概率，保證采購內控工作制度的執行效果。

注意，在執行這一制度的基礎上，務必要保證具體采購工作形成了完整的崗位工作方法規范，可以對實務操作的崗位工作人員，形成有效的方法指導。經過這種崗位工作固定而人員流動運行模式，可以更好地保證內控管理的執行效果。另外，從企業的角度出發，通過業務人員的調換，可以讓合作商明確其與企業合作的條件，而并非與業務人員合作，以此更好地保證供貨質量，贏得企業的信任與選擇，保持長期合作關系。

3.7 形成系統內控工作審查體系

形成完整的內控審查體系，可以對內控工作的執行情況進行具體且細致的監督管理，并在多部門聯合辦公的條件下，減少采購活動中的風險性問題。方法上，可通過與采購部門的聯合，形成供應商的準入機制，并通過細化的考核方法，篩選市場環境中的供應商，在對其生產能力、銷售水平、市場信譽等綜合性信息進行系統化評估的基礎上，確保合作的有效性，以此保證自身采購商品的質量條件，進而達到優化自身發展的管理目標，使采購內控工作的應用價值得到延伸。

4 結語

綜上所述，企業采供的內控管理工作，是保證企業正常運行的重要條件，也是保證企業盈利水平、優化市場競爭條件的重要組成部分。針對這一重要內容，需要在企業的內控信息中，形成系統化的管理，在清晰規整企業采購內控流程的基礎上，保證企業運行發展狀態，并在執行策略上，針對性地處理實際采購內控中存在的局限性問題，使整體的采購內控工作，可以發揮出應有的價值作用，為企業的持續性健康發展提供基礎性的動力條件。

參考文獻

張奕奕.基于ERM框架的GK糖業集團內部控制評價設計與研究[J].廣東農工商職業技術學院學報，2019（02）.

李朋磊.基于ERP環境的企業存貨內控審計應用及對策研究[J].財會通訊，2018（16）.

程嘉祥，沈燕萍.YGX采購與付款業務循環內部控制及其審計問題反思[J].江蘇商論，2018（03）.

張春梅.從價值鏈角度淺析企業內部控制體系的建立和發展[J].中國商論，2018（01）.