軍工科研院所合同管理體系建設探索

王仲耀

[摘 要]合同是軍工科研院所對外開展經濟活動、對內進行行政管理的載體;合同管理是軍工科研院所風險控制的基礎，對科研生產任務完成、風險管控和國有資產安全具有重要意義。因此，作為軍工科研院所日常運營的重要組成部分，合同管理包括合同從提出預算、草稿擬定、評審、簽訂、履行、終止、歸檔等環節的全生命周期管理。本文在提出傳統合同管理存在的問題的基礎上，介紹了合同管理體系建設探索。

[關鍵詞]軍工科研院所;合同管理體系;探索

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.053

[中圖分類號]F273[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-0-02

0? ? ?引 言

隨著國防科技工業的飛速發展，作為其重要組成部分的軍工科研院所的科研生產任務不斷增加。為保障科研生產任務順利實施，從原材料采購到外協外包，從工程建設到設備采購等經濟活動業大量增加。既要滿足科研生產進度要求，又要符合安全、保密、質量等要求，憑借傳統的簡單簽約是遠遠不夠的，需要考慮采取全面的合同管理體系，采用科學規范的管理方法對合同進行全面管理。通過合同管理體系的建立，將合同管理作為重要手段，完善研究院所內部風險控制，驅動體制機制變革，建立規范化管理體系，為研究院所的飛速發展奠定良好的保障，更好地服務于國防科技工業。

1? ? ?軍工科研院所傳統合同管理存在的問題

軍工科研院所承擔多項國防軍工行業科研生產任務，根據日常業務活動需要，合同類型涵蓋科研生產、外包、外購器材、基建維修等類型合同。合同種類繁多、復雜給合同管理帶來了巨大挑戰。傳統合同管理存在的問題主要體現在以下幾方面。①合同歸口管理缺失。管理職責分類不規范，各職能部門根據自身業務需求開展合同評審、簽訂工作，存在既當運動員又當裁判員的情況，合同管理工作缺乏統一歸口管理，職能部門為強調效率而忽視合同管理其中的風險和問題，出現糾紛時容易陷入被動。②采購行為不規范。軍工科研院所采購方式有公開招投標、邀請招標、定向議價、詢比價等，采購方式的確定需要綜合考慮采購商品的種類、金額等因素。未經嚴格的采購程序個別職能部門便確認了合作方和合同金額，甚至出現合作事項已完成后才開始著手進行合同簽訂，涉嫌倒簽合同，嚴重違反了相關采購規定。③無格式合同。軍工科研院所涉及合同類型復雜多樣，如果前期沒有制定符合自身特點的格式合同文本，職能部門在洽談過程中容易被對方的想法左右，或者使用對方的合同模板，導致合同約定條款不能維護自身權益。

2? ? ?軍工科研院所合同管理體系建設

緊密圍繞合同業務現狀，從風險管理入手，通過風險識別、分析、評估，關注合同管理的重點與關鍵點，結合管理策略，以內部控制為手段，從制度、職責分工、業務流程、管控點、表單等方面入手制訂解決方案，以防范風險為導向，完善管理架構、制度建設促進基礎管理水平提升。通過不斷探索，明確工作機制和層級，明確部門職責和分工，搭建合同管理體系架構。梳理業務與流程，形成完善制度體系，逐步構建起職責清晰、流程順暢、協作有力、方便高效的合同管理體系。

2.1? ?組織機構調整

①設置歸口管理部門、協同管理部門、合同主管部門。歸口管理部門負責合同管理制度的編制以及合同復核、用印。協同管理部門主要由財務部、法律部門、紀檢監察部門組成。其中，財務部負責詢比價過程中合同金額的審核及后續合同款項支付;法律部門負責合同的合規性審查及法律事務;紀檢監察部門負責對合同管理過程進行監督檢查。合同主管部門主要由業務主管部門構成，主要負責合同評審、簽訂、履行、歸檔等工作。②明確部門分工和職責。形成歸口管理部門為合同管理中心，財務部、法律部、紀檢監察部為協同管理部門，其他業務主管部門負責各自職責范圍內合同事項的權責管理架構。歸口管理部門設合同管理專員，主要負責合同歸口管理及復核、用印。協同管理部門及主管部門設兼職審核員及合同經辦人，實行多層級的審核機制。

2.2? ?制度體系建設

根據國家法律和上級主管部門的相關規定，由歸口管理部門牽頭，組織編制出臺了《合同管理規定》作為院所合同管理基本制度。財務部、法律部牽頭組織編制發布《比質比價管理辦法》《合同的法律審核細則》作為合同管理的協同制度。同時組織合同主管部門結合部門業務開展情況編制部門層面的合同管理辦法作為日常業務工作運行的專項制度，最終形成合理規章制度體系，使制度為體系建設工作提供了重要依據。

2.3? ?合同管理業務流程梳理

搭建符合軍工科研院所實際情況的合同管理業務流程，讓流程與制度充分結合。組織合同主管部門梳理合同管理關鍵點。針對合同業務特點制定并實行合同的流程化、表單化，實現比質比價、起草、評審、履行、歸檔的全生命周期運行，促進合同管理的流程化提升。例如，針對歸口管理部門的用印、復核環節制定用印、復核標準、財務部制定比質比價單確保詢比價工作合規性，合同主管部門結合實際制定評審表涵蓋各種評審要素，不斷向“管理制度化、制度流程化、流程表單化”轉變，促進合同管理標準化。

2.4? ?建立格式合同文本庫

軍工科研院所合同類型繁雜多樣，可以根據不同業務進行區分。可以由法律部牽頭組織合同主管部門結合自身業務需求建立格式合同文本庫。文本庫要涵蓋科研院所運營管理中主要合同類型。格式合同要充分考慮法律法規、權利義務、糾紛解決等風險內容。在協商過程中，主管部門與合作方可以就合同中少數幾項內容進行協商談判。格式文本合同為經辦人員提供了法律層面的保障，提高了合同簽訂效率，最終為研究院所避免了大量不確定風險，保障了自身的合法權益。

2.5? ?搭建合同管理全流程信息化平臺

為更好地迎接上級審計，歷史合同信息、合同管理作業信息的及時查閱調取尤為關鍵。這需要相關部門采用信息化手段，提高合同管理的信息化水平，提高合同管理的效率、公開和透明。結合財務部浪潮系統升級改造，針對個別主管部門前期已建設的合同信息系統進行梳理，優化端口鏈接，與浪潮系統對接，形成從合同簽訂到資金收支的全流程合同信息化管理。針對前期沒有合同信息化基礎的部門，梳理合同管理業務流程，與浪潮系統合同管理模塊進行對標，通過對合同管理模塊的開發，使合同管理實際業務流程完美嵌入浪潮合同管理信息系統，最終實現軍工科研院所合同管理全流程信息化。

2.6? ?建立完善的績效評價體系

結合合同管理建立定期檢查機制、基于績效導向的指標體系和配套的標準化考核體系。精心策劃主管部門合同管理檢查，根據合同管理實際情況策劃合同管理階段性檢查。編制合同管理情況檢查單，對主管部門所主管的合同管理制度、業務流程、臺賬制度完善及執行情況效果進行檢查。將合同管理階段性檢查結果與各部門年終合同績效指標考核相結合，不斷增強合同管理的合規意識，促進各主管部門合同管理職責落地，切實提高主管部門合同管理水平。

2.7? ?以評促建

組織合同主管部門開展合同管理內部控制自評價，初步建立內部合同管理控制自評價的日常工作機制。通過對標《合同管理規定》、各部門合同管理辦法，識別合同管理流程中存在的風險和隱患，深入尋找日常合同管理業務流程中存在的問題和薄弱環節，有針對性地提出貼近實際情況、切實可操作的改進建議。通過以評促建、評建結合的方式，提高未來合同管理工作的針對性，完善合同管理體系，不斷提高抗風險能力。

3? ? ?軍工科研院所合同管理體系的成效

3.1? ?內部控制能力、管理規范性得到明顯提升

通過組織機構調整、制度體系建設、合同管理業務流程梳理、建立格式合同文本庫、搭建信息化平臺和績效評價體系建立，實現了以防范化解風險為目的，歸口管理部門、協同管理部門、主管部門為主體，科研院所內部管控為基礎，主營業務全覆蓋、全生命周期監控的軍工科研院所合同管理體系建設，加強了研究院所對合同業務層面的控制，進一步完善了內控體系。

3.2? ?保障科研院所科研生產任務的完成

隨著國防科技工業的飛速發展，軍工科研院所承擔的科研生產任務越來越多，風險隱患的種類和數量也呈現上升態勢。合同管理作為內控體系的重要組成部分，為軍工科研院所完成科研生產任務提供了強大的保障。通過識別、分析合同簽訂過程中的風險，制定應對措施，做好事前防控和事中管理，提高了軍工科研院所防范和化解風險的能力，保障了科研生產任務的順利實施。

3.3? ?國有資產保值增值

通過合同管理體系建設，在日常業務活動量持續增長的背景下，通過審核合作方主體資信和履約能力，明確權利義務、違約條款和糾紛解決處理方式，保證了軍工科研院所的利益，在防止國有資產流失，保障國有資產的安全性、完整性和增值方面起到巨大作用。

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