基于郵件合并功能的人力資源工作優(yōu)化案例分析

張旭 秦宇 陳函璟 楊國棟 丁瑞凰 李智強(qiáng)

【摘要】人員信息數(shù)據(jù)庫是一個單位最基本的信息。為建立起人員信息數(shù)據(jù)庫，采用樹狀分類法建立組織架構(gòu)、人員崗位、職稱信息等，同時(shí)對員工按照部門、崗位、職稱進(jìn)行編碼，確保每位員工編碼具有唯一性和可識別性。通過郵件合并功能，在人員數(shù)據(jù)庫中遍歷所需數(shù)據(jù)，可提供員工詳細(xì)信息、出具各類證明等。這大大簡化了操作手續(xù)，提高了工作效率，對于優(yōu)化工作流程、提高工作質(zhì)量具有重要的作用。

【關(guān)鍵詞】人員信息? 數(shù)據(jù)庫? 樹狀分類法? 郵件合并

一、人力資源現(xiàn)狀

人事工作是一項(xiàng)復(fù)雜且具體的工作，具有較強(qiáng)的政策性。人員信息是人事工作的基礎(chǔ)，維護(hù)好人員基本的信息也是最重要的一環(huán)。眾所周知，人員信息包括個人基本信息、學(xué)歷信息、工作信息等。實(shí)際上，員工個人信息是隨著時(shí)間的推移而不斷變化的數(shù)據(jù)，如工齡變化、職務(wù)升遷、職稱變動、學(xué)歷提升、崗位調(diào)動等。

然而，由于工作類別不同、人員性質(zhì)不同，如何系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確地查閱員工詳細(xì)信息是較為繁瑣的。傳統(tǒng)的做法是匯總成表，每位員工信息數(shù)據(jù)占據(jù)一行，這樣在查閱某位員工的基本信息就顯得尤為困難。再次，由于部門較多、人數(shù)龐大、人力資源信息化實(shí)現(xiàn)方式較滯后，這無疑再次加劇了工作的復(fù)雜程度，浪費(fèi)了大量時(shí)間。為了解決這些冗余問題，在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上，我們采用全方位樹狀分類法，在維護(hù)好人員信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合郵件合并功能批量處理共性問題。這為人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、實(shí)現(xiàn)人員信息化管理、優(yōu)化人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)具有極為重要的意義。

二、人員信息數(shù)據(jù)庫的建立

人員信息數(shù)據(jù)庫是一所單位最重要的信息數(shù)據(jù)，它為管理者進(jìn)行管理決策和進(jìn)行各種人力資源調(diào)配活動提供重要的依據(jù)。如何分門別類地建立起所有人員信息數(shù)據(jù)庫至關(guān)重要。樹狀分類法是基于樹狀圖原理建立起人員信息數(shù)據(jù)庫的，如圖1所示。節(jié)點(diǎn)N1是總分之處，根據(jù)事物的總體情況將其分類，節(jié)點(diǎn)N2和節(jié)點(diǎn)N3再根據(jù)二者的不同依次分類，如此循環(huán)，可將事物分到最細(xì)。建立起樹狀分類，不僅可以清晰地觀察出各類事物的特點(diǎn)，而且在查找時(shí)根據(jù)限定條件不需要從頭至尾的遍歷所有數(shù)據(jù)，極大地提高了數(shù)據(jù)檢索效率，方便查詢。

以某單位為例，從業(yè)人員千余人，經(jīng)營范圍涉及醫(yī)療、科研、生產(chǎn)等，人員涉及醫(yī)生、技師、護(hù)士、科研、生產(chǎn)、管理等崗位，職稱包括正高、副高、中級、初級以及各技能等級。依據(jù)這三個節(jié)點(diǎn)，我們對全體從業(yè)人員進(jìn)行編號，順序如下：首先采用樹形分類對所內(nèi)各組織架構(gòu)進(jìn)行編碼，即形成部門編碼，然后依據(jù)崗位和職稱進(jìn)行編碼，最后對每位員工采用4位數(shù)的短編碼形成個人編號，這樣就組成了部門、崗位、職稱、個人編號為一體的長編碼，其中個人編號有唯一性和專有性，這能對每位員工的人事檔案、薪酬福利等進(jìn)行有效管理，如圖2所示。相反地，通過長編碼也可以快速地識別出員工所屬部門類別、崗位類別和職稱信息，標(biāo)識著每位員工的綜合信息。

數(shù)據(jù)庫的建立可采用Word、Access、Excel等辦公軟件，同時(shí)也可以用SQL Server或Oracle數(shù)據(jù)庫進(jìn)行創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。本文采用Office Excel 2010進(jìn)行建立職工的信息庫，包括基本信息、學(xué)歷信息、工作信息、職稱職務(wù)信息等20余種。

三、郵件合并功能的應(yīng)用

在人事日常工作業(yè)務(wù)中，提供員工信息、出具各類證明、批量導(dǎo)出信息是最常用的。Office 提供了較為快捷的操作工具——郵件合并功能。它是在兩個不同的文檔中，將主文檔的變量即源數(shù)據(jù)合并到主文檔的常量中，從而批量打印或生成需要的文檔。簡單地講，它是利用Word文檔遍歷讀取Excel文檔中的源數(shù)據(jù)后返回顯示所需數(shù)據(jù)的過程。

基于以上原理，采用樹狀分類法在Excel中建立人員信息數(shù)據(jù)庫，如圖3所示。其中員工照片在錄入Excel中采用絕對地址，照片名稱須與個人編號一致，保證照片的唯一性和可識別性。如在Excel照片一列中可引用如下地址：C：＼＼Users＼＼Administrator＼＼Desktop＼＼員工照片＼＼2589.jpg

通過這種操作可以在Excel中不顯示照片，保證了數(shù)據(jù)庫的美觀性和導(dǎo)出數(shù)據(jù)的整齊性。然后根據(jù)工作需要建立制式文檔模板，即需要輸出的界面，本文以導(dǎo)出員工基本信息為例應(yīng)用郵件合并功能進(jìn)行實(shí)操。此外，員工工作證明、收入證明、任職資格證書的制作等均可采用郵件合并功能，這大大簡化了操作流程，極大地提高了工作效率。

采用郵件合并功能完成員工信息數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入與合并，具體步驟如下：

（1）導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)庫。打開員工信息數(shù)據(jù)模板，選擇郵件合并功能中的“信函”，依次點(diǎn)擊“使用當(dāng)前文檔”、“使用現(xiàn)有列表”，通過撰寫信函導(dǎo)入全部員工數(shù)據(jù)庫。

（2）插入合并域。根據(jù)員工信息數(shù)據(jù)模板，選擇“其他信息”將數(shù)據(jù)庫的信息與模板信息一一對應(yīng)插入合并，在此過程中須保證數(shù)據(jù)庫中的標(biāo)題行與模板信息行一致，如圖4所示。通過“預(yù)覽信函”可查看每位員工的基本情況，若員工人數(shù)較多，可在指定域中查找關(guān)鍵詞。

在眾多信息中，照片的插入較為特殊。在數(shù)據(jù)庫中照片僅提供存儲路徑，因此需采用插入域的方法并結(jié)合郵件合并功能完成。在插入域時(shí)選擇“IncludePicture”，域?qū)傩晕募麨椤罢掌保藭r(shí)域代碼為：{ INCLUDEPICTURE? "照片" ＼* MERGEFORMAT }，然后通過郵件合并功能將代碼中的“照片”替換，插入合并數(shù)據(jù)庫中的域，最終照片一欄信息中的域代碼為：{ INCLUDEPICTURE? "{ MERGEFIELD "照片"}" ＼* MERGEFORMAT }，通過“Alt+F9”可切換顯示員工照片，查看每人的信息使可按F9進(jìn)行刷新預(yù)覽。

（3）完成域的合并。通過預(yù)覽生成完整的信函，可完成員工信息域的合并，最后進(jìn)行存檔或打印。如圖5所示。

四、結(jié)語

員工個人信息數(shù)據(jù)庫的建立在人事工作中處于關(guān)鍵地位，它不僅對每個人的成長發(fā)展至關(guān)重要，而且涉及每位員工的切身利益，本文采用高效、準(zhǔn)確、便捷的樹狀分類法建立完整的員工數(shù)據(jù)庫，采用郵件合并功能可批次量查閱員工詳細(xì)信息、開具工作證明和收入證明等，這些均簡化了操作手續(xù)，提高了工作效率，對于優(yōu)化工作流程、提高工作質(zhì)量具有重要的作用。

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作者簡介：張旭（1991-），男，助理工程師，碩士研究生學(xué)歷。