事業單位檔案信息化實施中遇到的問題及相關建議

邵紅艷

【摘要】本文探究了事業單位檔案信息化建設的重要意義，分析了目前事業單位在檔案信息化建設方面存在的不足，最后提出了自己的一些建議，以供參考。

【關鍵詞】信息化? 檔案管理? 事業單位? 問題? 舉措

為了更好地適應新形勢下市場經濟的發展，事業單位也在加強體制改革探索。對于事業單位來說在改革發展的過程中加強檔案管理，強化信息化建設是非常重要的一環。但是目前受到多方面因素的影響事業單位在檔案信息化實施過程中還存在不少的問題，需要引起高度重視并加強優化探索，這樣才能更好地提升檔案利用價值。加強事業單位檔案信息化實施中遇到的問題與相關建議探究具有重要的現實意義。

一、事業單位開展檔案信息化建設的必要性

對于事業單位而來檔案管理本身就是一項基礎性工作，通過開展檔案信息化建設，一方面可以不斷提升檔案管理的效率。傳統的人工檔案管理模式不僅存在較大的滯后性，并且也存在一些不便利性。通過借助現代信息技術等加強檔案信息化建設可以大大提高檔案信息的采集和整合效率，借助相關的網絡系統平臺等加強信息的存儲和利用，實現便捷高效化管理，從而可以更好地發揮信息載體的優勢，提升檔案管理效率。另一方面隨著事業單位不斷向前發展，在檔案管理方面面臨的信息也更加復雜和多樣化，通過借助相關的硬件軟件系統等進行檔案資源的分類開發利用，可以實現數據的全面共享，不僅可以實現內部信息資源的分類整合和高效利用，同時也有助于更好地強化事業單位和其他部門之間的溝通合作，實現信息的有效互換和分享，推動事業單位實現科學管理和有序發展。

二、事業單位檔案信息化建設存在的問題分析

當前事業單位在檔案信息化建設方面雖然進行了很多的探索，也配置了一些硬件軟件設施，但是總體上看檔案信息化建設依然還存在一些不足，具體表現在：

（1）對檔案管理信息化建設缺乏全面的認知。對于事業單位來說他們本身對檔案管理工作就重視程度不夠，平時利用率不高，沒有將檔案管理作為一項重要的基礎工作來進行安排和設計，沒有進行統籌規劃設計，在檔案管理信息化建設方面認知度不夠，甚至沒有認識到檔案信息化建設開展的重要意義，習慣于經驗管理，局限于傳統的思維，不利于提升檔案管理信息化成效。

（2）檔案信息資源開發利用度不夠。有的事業單位雖然開展了檔案信息化體系建設，但是局限于開展檔案信息資源的匯總，沒有從充分加強檔案信息資源深度開發利用的角度來進行研究和部署，沒有構建完善的分類整合的檔案信息數據庫體系，從而不利于檔案資源的深度應用。

此外在檔案信息化建設方面缺乏敏感性和安全意識，很多事業單位在檔案信息安全防護等方面沒有進行認真的思考和針對性的防護設計，從而面臨檔案信息資源丟失、泄露等風險，不利于維護檔案信息的保密性。

（3）檔案管理人員素質需要強化。開展檔案管理信息化建設除了要完善相關的硬件軟件設施資源以外，還需要不斷提升檔案管理隊伍的素養，這樣才能更好地提高他們對信息技術的掌握和應用能力，將更多的大數據技術等和檔案管理工作結合起來，全面提升檔案管理工作價值。事業單位往往沒有配置專門的檔案管理人員，他們缺乏專業系統的檔案管理知識培訓，相關的技能和素質等未能滿足檔案信息化建設的要求，從而不利于提高檔案管理綜合管理效能。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的具體改進措施

為了有效發揮事業單位檔案管理工作的價值，更好地提升檔案信息資源整合利用成效，建議從以下幾個方面予以優化探索：

（1）加強相關政策的研究并完善相關的硬軟件設施。一方面要圍繞檔案管理工作加強相關政策的研究學習，提高事業單位檔案管理工作的關注度和參與度。另一方面要圍繞檔案管理信息化建設，緊密結合事業單位業務管理職能等加強相關硬件軟件設施的配置，采購現代化的信息軟件來進行檔案信息化體系建設，在檔案系統的開發、檔案網絡的維護等方面進行積極探索，并強化監督管理，從而確保檔案管理信息化建設工作實現規范化和標準化。

（2）加強檔案數據庫體系建設，促進檔案信息的深度開發利用。在堅持檔案管理標準化體系建設的基礎上，在事業單位內部完善檔案目錄體系，加強相關制度的建立，構建適合事業單位自身實際的檔案管理數據庫體系，并明確相關的監管機制和獎懲制度，從而更好地保證信息化資源全面監管。同時要加強檔案信息資源的深度開發應用，借助大數據技術等進行檔案資源的分類整合和深度開發，在檔案信息資源的隨機采集、數據整合分析以及共享等方面不斷優化流程，從而全面提升檔案管理信息價值。

（3）加強檔案管理隊伍的能力和素質培訓，加強信息安全防護。一方面要加強檔案管理隊伍培訓，通過網站學習、專家講座、現場指導應用等方式提高檔案管理人員自身的素質和能力，尤其是在檔案信息資源整合利用等方面不斷引導檔案管理人員加強信息技術的融入應用，從而更好地利用信息技術促進檔案資源的有效利用，提出更多的合理化應用建議，更好地融入事業單位發展的方方面面。另一方面要加強檔案信息安全化管理，配置功能更為完善的硬軟件設施并加強升級防護。注重內外網站的協同應用，針對可能存在的檔案信息泄露、弄虛作假等風險全面加強隱患排查，不斷提升檔案信息化安全效能。

對于事業單位而言檔案管理工作是一項重要的基礎項目，但是目前在檔案管理建設工作過程中還存在一些問題，比如檔案管理信息化建設工作開展滯后、流于形式等等，這些問題如果不及時解決，不僅耗費成本，甚至還影響事業單位各項工作的有序開展。只有結合存在的問題加強信息化優化管理才能不斷提高檔案管理信息化建設效能。

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