大智移云時代高校收費業(yè)務存在的問題與改進

楊柳菁

關鍵詞：大智移云 ?高校 ?收費

一、大智移云時代的高校財務收費工作概述

大智移云時代上是指大數據、互聯網、物聯網等信息技術與人工智能、移動互聯網結合形成的全新信息技術新時代。大智移云時代的到來給高校財務工作帶來了翻天覆地的變化，推動著財務管理理念和會計核算方法的變革。高校收費是一件瑣碎而又要求精確的工作，尤其是在學生收費上要區(qū)別學生類別、收費項目、學費減免、各種補貼、國家政策、學費緩交、多次交費、欠交清收、票據打印、財務對賬、學費上繳、學費統(tǒng)計信息通報等紛繁復雜的具體情況，收費工作充滿挑戰(zhàn)。因辦學規(guī)模擴大、國家經費投入增加、高校經濟活動日益復雜等原因，高校收費崗位面臨著的人員不足，疲于應付日常的困境。傳統(tǒng)的現場繳費、銀行劃扣、銀行代扣代繳等手段已經不能滿足收費工作的需要，基于“大數據”、“人工智能”、“移動客戶端”、“云服務”等數字信息技術的發(fā)展，各高校紛紛推出各式基于新的信息技術的“校園收費平臺”。但因思想觀點轉變較慢、學校信息化的基礎差、財務治理體制機制落后、人才結構不合理等方面的原因，很多高校在上線的“校園收費平臺”，僅實現了繳費渠道從財務處柜臺變成了移動客戶端，沒有進行收費工作其他環(huán)節(jié)的信息化配套改革，收費平臺的作用沒有得到充分的發(fā)揮。本文以廣東省某高校的“校園收費平臺”運行為研究對象，探討運行的現狀、目前存在的問題，梳理出“大智移云”時代高校收費工作信息化中的難點和困境，提出從學校智慧校園的建設、財務處內部崗位職責的優(yōu)化、業(yè)務流程再造等角度去優(yōu)化收費工作的建議。

二、高校收費工作的現狀及存在的問題

某高校是廣東省省屬重點高校，國家“雙一流”學科建設高校、廣東省高水平大學建設單位，目前全日制在校生約17000人，非全日制學生約20000人，年收入約10億，其中行政事業(yè)收費約2.6億，學費、住宿費收入占行政事業(yè)收費收入的90%。某高校于2014年開始啟動財務信息化建設，分步推出了預算信息系統(tǒng)、核算信息系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、網上預約報銷系統(tǒng)，并于2018年正式上線了校園收費平臺。在收費平臺運行后，某高校的收費工作取得了很大的進步，改善了以往學生扎堆來財務處柜臺排隊繳費的狀況，收費工作突破了時間空間的限制，但因業(yè)務流程、學校整體信息化程度、人員崗位設置等原因也暴露出以下問題：

第一，學校層面收費工作管理缺失，職能部門之間協(xié)同性差。校園收費內容繁多，有學費、住宿費、儀器設備使用費等各類收費，涉及眾多職能部門，如學生處、教務處、國際交流合作處、資產與實驗室管理處、研究生院、繼續(xù)教育學院、學生宿舍服務中心、醫(yī)療保險辦公室等。某高校每個職能部門都有自己的工作方法，信息化程度不高，未實現職能部門之間的數據共享。此外，職能部門對收費工作的認識不足，認為收費都是財務處的工作，不愿意承擔收費基礎數據管理職能，報送財務處的收費數據不準確、不及時、不完整的情況經常發(fā)生，給學校收入確認帶來很大風險。

第二，收費崗位的人力資源配置不足，職責不明確。某高校當前的收費崗位只安排了一人負責學生收費管理，其他收費職責分散在核算科的審核崗。但審核崗報銷任務繁重，在處里水電費、培訓費、儀器設備使用費等日常收費工作時，審核崗位負責收費的人員僅起到開票員的職責，負責根據繳費通知開具發(fā)票后移交給出納收款，后續(xù)的核算、入賬、預算分配都沒有人跟進，導致各類收費款項長期掛賬。

第三，尚未建立全過程校園收費平臺全過程管理體系，未實現收費平臺和其他財務信息系統(tǒng)的對接。校園收費平臺由某高校提出需求，信息技術公司負責建設，這個過程中難免出現財務人員不能深入理解信息技術，建設公司又不了解學校收費管理的矛盾，導致收費平臺目前僅實現了單一的收費方式的轉變，沒有體現其作為管理工具的價值。當前，尚未建立起基于校園支付平臺的收入預算管理、票據管理、賬務處里、查詢分析等全過程管理。尚未建立起信息系統(tǒng)的風險防控機制，沒有根據收費系統(tǒng)的特點更新收費工作的監(jiān)督、稽核機制，也沒有和其他模塊的財務信息系統(tǒng)對接。收費管理工作中具體存在以下問題：

一是校園平臺收費無預算管理環(huán)節(jié)，導致發(fā)生平臺收取的款項無人認領、無法入賬、無法進行收入結算分配的現象。對通過校園平臺收到的款項，當前該高校采用的是T+1到賬模式，每天的銀行收款財務人員都采用掛賬方式，全部列入其他應付款，大量收入在往來科目無法及時確認。二是校園收費平臺和電子票據開票系統(tǒng)沒有實現對接。目前仍然使用傳統(tǒng)的紙質票，電子票據系統(tǒng)還在上線運行初期，沒有和收費系統(tǒng)的繳費數據實現對接。目前在校園平臺的繳費除學費住宿費之外大多沒有開票，開票了也沒有合適的途徑下發(fā)給繳費人，只能將開好的票據放在出納，等待認領，時間一長非常容易丟失票據。學費住宿費由專人通過學費系統(tǒng)開具紙質收據，整理分發(fā)到各個學校，每學年多達五六萬份的紙質票據，需要經過打印、蓋章、分類登記、簽收等環(huán)節(jié)，在此過程中經常出現票據遺失的情況。三是缺少對平臺收費數據的統(tǒng)計分析。因觀念落后、人手不足等原因，一直未對校園收費平臺的收費數據進行統(tǒng)計分析工作，沒有開展收費進度、收費時間分布、收費收入結構等分析利用工作。四是缺少退費有關的管理辦法，未開通平臺直接退費功能。某高校因學籍異動、宿舍調整等原因經常有退費業(yè)務，但目前校園平臺并未開通這個功能，退費還需通過銀行代付、個別匯款等方式。例如某個學生因退學需要退費，需要本人憑借教務處的退費申請來財務處柜臺辦理，學生提供銀行卡，月底通過銀行代發(fā)的方式退回。很多退費人員都沒有指定銀行的賬號，跨行退款目前又無法實現批量操作。五是校園收費平臺的風險防控機制不完善，校園收費的數據安全性、不相容崗位職責的分離、稽核監(jiān)督機制還是在空白。

應建立內部獎懲監(jiān)督機制，營造全員終身學習的氛圍，鼓勵大家積極學習信息技術，為積極學習賬務信息技術的員工的職稱晉升、個人職業(yè)發(fā)展提供支持

三、高校收費工作的改進思路和建議

高校的收費平臺是“大智移云”時代背景下的產物。優(yōu)化高校的收費工作，需用更長遠、更深刻、更全面的角度去理解收費平臺的本質，而不僅僅是將收費平臺作為現場刷卡繳費的替代。大智移云時代下高校財務學生收費工作的改進是一個長期復雜的系統(tǒng)性工程。要改進的收費工作，需要學校層面、各個職能部門和財務處本身的共同改進與配合。

第一，增加收費業(yè)務的人員配備，提升人員專業(yè)技術能力。“校園收費平臺”運行的好壞關鍵在人。財務人員應改變思維觀念，用開放的心態(tài)擁抱“大智移云”時代的到來，應認識到大量基礎的會計工作被人工智能取代，高校財務工作轉變?yōu)榉治?、管理、預測、決策，主動適應時代的變化，更好的去理解和認識校園收費平臺的本質。首先，應優(yōu)化崗位設置，將收費數據導出和賬務處里等不相容崗位分離。其次，要增加收費系統(tǒng)維護、運行的職責，注重網絡安全。再次，引進擁有計算機技術、人工智能、網絡安全等背景的人才加入某高校財務處收費崗位，為收費工作配置好人力資源。建立內部交流培訓機制，通過校外培訓、邀請專家校內培訓、線上網絡培訓等各種方式加強對財務人員的培訓。最后，還應建立內部獎懲監(jiān)督機制，營造全員終身學習的氛圍，鼓勵大家積極學習信息技術，為積極學習賬務信息技術的員工的職稱晉升、個人職業(yè)發(fā)展提供支持。

第二，加強校園收費平臺和其他財務子信息系統(tǒng)的對接。首先，應增加校園收費平臺的電子票據功能，完善收費平臺收入的項目管理。應在校園收費平臺上開通電子票據服務，對不同收費業(yè)務設置不同的票據類型，繳費人員繳費完成后即時生成電子票據。其次，做好平臺收費的項目管理工作，實現收費平臺和預算管理信息系統(tǒng)的對接。對校園收費項目進行科學的設置，并對對接好項目的預算管理、結算提成。

第三，理順收費業(yè)務的各個節(jié)點，進行流程再造。校園收費平臺帶來的不單是繳費方式的變化，還涉及更深層次的收費業(yè)務流程再造。校園收費平臺的全過程管理，參與的人員有收費人員、票據管理人員、賬務處里人員、繳費人員等。收費流程的起點是收費單位，有收費項目的單位將經過審批的收費內容、收費名稱、收費時間、收費標準和收費范圍通過收費平臺提交給財務處;財務處收到職能部門的申請后，在收費平臺上生成繳費項目、設定收費時間、票據類型;繳費人員登錄校園收費平臺，選擇繳費項目，通過支付寶、微信、網上銀行進行支付;財務處根據銀行的收款回單和收費平臺數據核對，進行賬務處里、收入管理等工作;終點是結合職能部門提供的收費信息，將校園平臺的收費收入通過預算的形式進入到學校的各類項目，上繳財政或者在校內進行結算提成，職能部門通過校園收費平臺查詢到有關財務項目的信息和收費明細，進行跟蹤管理。

第四，推進學校層面的信息化建設，促進職能部門之間的協(xié)同。大智移云時代要做好高校收費工作，有賴于學校層面智慧校園的建設，有賴于各個職能部門的密切配合。收費工作的理念、組織形式、操作方法要實現智能時代的變革，需要招生、教務、人事、后勤、資產等部門的協(xié)同，實現各個職能部門數據的對接。如后勤系統(tǒng)學生住宿狀態(tài)的改變，教務系統(tǒng)的休學、復學、轉專業(yè)都涉及到收費數據的變動。為此，需要通過智慧校園的建設，實現各部門數據的互通共享，財務處才能及時獲得收費相關的基礎數據，辨別所收款項的歸屬，并快速對收費項目和收費變動做出處理。

四、結束語

某高校在2018年推出“校園收費平臺”后，收費工作取得了很大的進步，但其中也暴露出缺乏信息化的收費人才、缺乏職能部門之間的協(xié)同、缺乏收費全過程管理、缺乏風險防控機制等問題。大智移云時代下的做好高校收費工作關鍵在人。當前財務人員普遍缺乏與信息技術有關的視野和知識，收費管理工作還停留在“收到錢”這個階段，缺乏預算、核算、管理一體化的思維。針對存在問題，短期通過要優(yōu)化財務處內部的管理、提升學校層面的信息化建設來解決，長遠看還需要加大復合型財務人員的引進和培養(yǎng)。

參考文獻

[1]蔡雪輝.大智移云時代高校財務工作的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新[J].會計之友，2018（27）：64-68

[2]金舜.搭建高校校園收費管理平臺的思考[J].中外企業(yè)家，2019（22）：33.