出版社紙張材料的使用與管理

張筱峰

摘 要：出版社圖書成本構(gòu)成中，紙張材料占比最大。如何科學(xué)、合理地利用紙張資源，控制成本，提高效益，是每個出版社都非常重視的問題。本文從成本角度說明紙張管理的重要意義，描述目前紙張管理的方式，進而概括紙張管理中存在的問題，就如何有效管理紙張?zhí)岢隽私ㄔO(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：材料 紙張使用 成本核算

作為我國“四大發(fā)明”之一的紙張，由粗糙到精細、由少品種到多品種，是人類智慧的結(jié)晶。當前，除少數(shù)出版社的個別圖書品種如中小學(xué)教材印量大，大多采用輪轉(zhuǎn)印刷機印制，相應(yīng)使用卷筒紙張外，大多數(shù)出版社因單品種圖書印量少，基本采用平張紙。基于此，本文以平張紙材料為視角展開論述。

一、紙張材料在成本核算中的意義

科技的發(fā)展為出版提供了強大的技術(shù)支持和廣闊的空間與平臺，移動終端備受大眾青睞。受電子出版物、多媒體出版的沖擊，作為紙介質(zhì)的圖書出版競爭壓力加劇。在這種情形下，出版社如何做到科學(xué)規(guī)劃、精準管理、降低成本、合理利用資源就顯得尤為重要。圖書制作是出版社的最大成本支出部分，而紙張采購支出一般大于印裝加工費的支出，大約占到圖書制作成本的40%-50%，因此，紙張原材料的使用和控制是出版社經(jīng)營管理的重要組成部分。

改革開放40年來，隨著讀者對圖書品質(zhì)要求的逐步提高，圖書制作的內(nèi)文用紙從最初的49-52克凸版紙，到55-60克書寫紙，再到目前的60-80克的高檔膠版紙、輕型紙、輕涂紙等，不一而足。封面用紙也從128克單面銅版紙逐漸到157克、200克、250克雙面銅版紙以及有一定松厚度的單面白卡紙，還有許多紋路迥異的特種紙。紙張質(zhì)量的提升，為出版內(nèi)容上乘、品相精良的圖書提供了豐富的物質(zhì)條件，可供編輯挑選的余地也越來越大，但同時值得一提的是，同等價格下，克重越來越高，單本書用紙的成本越來越大。

出版社為了控制成本，針對不同要求的印刷物選用不同的紙張。選擇紙張材料通常的原則是：一般彩色圖像印物多選用銅版紙，或者較銅版紙而言質(zhì)量較差、克重較低的輕涂紙;需要長久保存具有傳承作用的重要著作、科技圖書、學(xué)術(shù)精品、科研成果則多選用膠版紙，近幾年多選用也屬于膠版紙范疇的雅質(zhì)紙、純質(zhì)紙等;對于教材，因為修訂頻繁、更新較快，以及考慮學(xué)生對價格的敏感度高、用眼衛(wèi)生等原因，多采用克重60或70、白度在85度左右的膠版紙、書寫紙;對于兒童讀物，大多會選用有一定厚度，重量較輕，較堅韌且白度低的輕型紙。

二、紙張材料管理的方式

（一）制定標準

當前出版社的用紙中，規(guī)格通常為787×1092mm，850×1168mm，889×1194mm，890×1240mm。對于訂購紙張，要求除了定量，白度、平滑度等硬性條件外，還要求紙張不能掉粉，以免糊版;要求紙張含水量應(yīng)適中，不能因為水量大小不當而產(chǎn)生靜電;不能有明顯的槳疤、破損、孔眼、斑點;提高紙張的適性，要求紙張質(zhì)地均勻、不起毛、略有彈性、不透明，稍有抗水性能，有一定的機械強度等特性，從而印出滿意的產(chǎn)品。過去國內(nèi)造紙工業(yè)以草類、蘆葦類纖維為主，如今紙廠為了提高產(chǎn)品質(zhì)量，達到環(huán)保要求，基本采用進口木漿，紙張也是全木漿產(chǎn)品，而無混漿產(chǎn)品。目前供各出版社使用的紙張經(jīng)過大浪淘沙，基本都是優(yōu)良產(chǎn)品。

（二）遵循流程

多年來，各社本著科學(xué)、合理、透明、公開的原則，制定紙張采購流程，與供應(yīng)商建立長期的合作伙伴關(guān)系，保證了供應(yīng)渠道穩(wěn)定、通暢。每年大的出版集團紙張采購招標，為其他出版社的紙張采購提供了依據(jù)。

印刷廠倉庫管理人員替出版社把好入庫關(guān)。依據(jù)紙廠（供應(yīng)商）提供的供貨清單，逐一核對產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并逐件檢查產(chǎn)品是否有破損，確認無誤后辦理入庫手續(xù)。入庫時，印廠倉庫管理人員會登記臺賬，登記哪家出版社的紙張，供貨單位、入庫時間、入庫單號、紙張名稱、規(guī)格、數(shù)量、批號等詳細信息。隨著紙張的使用，臺賬會登記印廠的單號（印廠根據(jù)日期和機臺編制的便于自行管理的印刷物單號），為出版社印制某本圖書提供所需紙張的規(guī)格、出庫時間、使用數(shù)量、結(jié)存數(shù)量，甚至批號等信息。一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，印刷廠會及時與出版社溝通，與紙廠商議采取措施進行處理。

出版社的倉庫管理采用“先進先出”的通用原則，以減少紙張的整體庫存時間，保障紙張的質(zhì)量穩(wěn)定。

此外，及時盤點也是紙張進銷存管理的重要方面。對于采用ERP管理系統(tǒng)的出版社，數(shù)據(jù)易于歸類統(tǒng)計，使廠社的紙張對賬更加便捷。

三、紙張管理中存在的問題

21世紀前十年，出版社圖書開本基本穩(wěn)定，近十年來，出版業(yè)競爭激烈，各出版社為了在形式上求新、求變、求異，追求圖書外觀尺寸的差異化，推出外觀尺寸不同的各種圖書。事實上，任何特異開本都可以用大的紙張裁切成不同規(guī)格的尺寸上機印刷。但是，切除紙邊，會造成不同程度的浪費。隨著編輯對圖書開本尺寸個性化需求的不斷增加，特殊規(guī)格的紙張消耗量越來越大。

特殊規(guī)格的紙張只有實現(xiàn)較大規(guī)模的生產(chǎn)和使用，才不出現(xiàn)浪費和積壓。如何科學(xué)合理地使用紙張，使紙張浪費最小化，也是各出版社出版部重點關(guān)注的問題。

造紙廠在生產(chǎn)過程中，成品紙長的一邊，沿著紙機平行運行的為紙張的縱向紙;短的一邊，沿著紙機平行運行的為橫向紙。由于造紙廠機臺大小不一，有的紙機門幅1760mm，寬的甚至達到2640mm，出版部通常按照本社較大印數(shù)和較多品種使用的圖書開本，依照紙張質(zhì)量和價格，定制一定噸數(shù)的特殊規(guī)格紙張。造紙廠為了最大限度利用產(chǎn)成品，為了最合理、最經(jīng)濟地裁切紙張，便產(chǎn)生了平張紙張的橫縱向問題。

橫縱向不同，即絲縷不同。如果印刷時不加區(qū)別，在同一本書里絲縷混用，會導(dǎo)致書籍三面的伸縮率不同，從而造成各帖（印張）的紙張在裁切的三邊整體上不平整，影響美觀，進而影響圖書質(zhì)量。為了避免這一問題出現(xiàn)，造紙廠一般會在標簽中注明。

四、如何有效地管理紙張

（一）落實計劃

紙張材料管理工作的宗旨是做好計劃、保證出書、降低成本、減少庫存;管好、用好紙張材料，縮短資金流動周期;做到賬賬相符、賬物相符、賬目清楚。

實際上，科學(xué)的紙張管理不僅僅是紙張管理部門的事，它往往從編輯部門選題策劃就開始了，并且持續(xù)存在于整個出版過程中。各出版社每年年底都會根據(jù)編輯上報的選題，編制第二年的出版計劃，各事業(yè)部、編輯部都會根據(jù)全年的出版計劃細化每季的出書品種，出版部門要根據(jù)出版周期的數(shù)量制定每個季度的詳細計劃，并逐一實施。實踐證明，這是紙張管理行之有效的方法之一。

當選題確立后，對圖書進行整體設(shè)計時，責編、美編和出版部門相互溝通和協(xié)調(diào)，根據(jù)內(nèi)容確定開本及用紙材料，盡量做到完美統(tǒng)一。開本的確定和紙張的選用要盡量使用符合國家標準的規(guī)格，以降低出版成本。在實際工作中，編輯希望用高質(zhì)量的材料，出版部更關(guān)心印制成本的降低。印刷材料的質(zhì)量和價格是成比例增長的，價格越高的材料，印刷質(zhì)量也越好，出版部通常從整體出發(fā)，合理計算成本，將材料成本與質(zhì)量成本綜合起來考慮，達到最高性價比，使出版社產(chǎn)生利潤。

此外，印數(shù)的確定也是紙張管理的內(nèi)容之一。出版部也可以根據(jù)本社同類圖書歷史印數(shù)和庫存，結(jié)合工價，在發(fā)行部提出印數(shù)的基礎(chǔ)上，提出新書和重版書的建議印數(shù);當圖書加印時，也可建議合理的重印數(shù)量，杜絕成品圖書積壓，確定合理的印數(shù)，唯有如此，才可以為出版社的產(chǎn)品利潤創(chuàng)造空間。

（二）把握波段

近二十年來，紙張價格除了有兩次較大的波動外，其余時段紙張價格相對平穩(wěn)，第一個高峰是2007-2008年，紙張市場大起大落，價格波動劇烈。例如，銅版紙從2007年第一季度的5700元/噸，上漲到2008年第一季度的7200元/噸，之后到2009年第一季度降為5300元/噸。價格過山車式的升降，對紙張管理者提出了較高的要求。第二個高峰是2017-2018年，各個紙張經(jīng)銷公司在這一階段接連發(fā)布漲價通知，普通雙膠紙從2017年年初5300元/噸上漲到2018年的6800元/噸，而到了2019年8月則回落到5900元/噸。

紙張材料這兩次為期兩年的劇烈振幅，增加了紙張管理者購買時機的選擇難度，也對紙張管理者提出了更高的要求。因而需要紙張管理者除了要具備出版社所用紙張材料的專業(yè)知識，還要隨時關(guān)注市場的動態(tài)，分析國際木漿市場價格的走勢以及國內(nèi)經(jīng)濟形勢和政策，從而準確預(yù)測和判斷紙張市場的行情和趨勢，由此對紙張材料進行科學(xué)管理，達到增加效益，持續(xù)發(fā)展的目的。例如，在國內(nèi)出臺了進一步提高環(huán)保要求的政策后，污染嚴重的中小紙廠面臨關(guān)閉，這就造成紙張供給端的不足，從而導(dǎo)致紙張價格上漲。除此之外，出版社的紙張管理者，還需要對國際金融形勢有所了解。例如，當人民幣匯率走勢趨貶時，進口木漿以人民幣計價的價格，通常在我國的國內(nèi)市場顯示為價格上漲趨勢。這時，就需要管理者根據(jù)相關(guān)信息，科學(xué)地提前做出預(yù)判。

在對于紙張價格預(yù)判的基礎(chǔ)上，不同的出版社有不同的對策。不少出版社為此做了較大量的備貨，但在紙張價格回落后，經(jīng)常后悔不迭。實際上，作為化工產(chǎn)品，紙張的儲存對環(huán)境有一定的要求，紙張倉庫應(yīng)保持適宜的溫度（18-20攝氏度）和相對濕度（40%-65%），且要保持良好的通風(fēng)。防水、防火、防蟲更是重中之重。因此，紙張的庫存量不宜過大，建議最多儲備使用一年半的量。要加快紙張材料庫存消耗及資金周轉(zhuǎn)速度，減少浪費閑置資產(chǎn)，將庫存數(shù)量控制在合理的范圍內(nèi)，并逐漸減少到零庫存。

（三）細分批次

在紙張訂購和使用的過程中，紙張色差是必須考慮到的問題。同一個造紙廠生產(chǎn)不同批次的紙張，由于輔料添加的些許差異，溫度、濕度不同，都無可避免地會產(chǎn)生色差，使用時，一定要保證同一本書（甚至同一套書）使用同一批次的紙張，否則就會有“隔花”現(xiàn)象，影響圖書質(zhì)量。此外，一個批次的紙張使用結(jié)尾時，都有少量剩余。為了減少浪費，出版部和印刷廠應(yīng)及時溝通，做好尾數(shù)紙的處理。對于使用ERP管理的出版社，應(yīng)該在紙張進庫錄入時，細分批次，在該批紙張使用臨近結(jié)束時，尋找合適的圖書品種，一次性將該批紙張用完清零;對于同批紙張分別放置在不同的印廠，在紙張結(jié)尾時，可以通過查清絲縷，合并同類調(diào)撥，保證同一本書用一個絲縷，使紙張的利用做到最優(yōu)。

（四）分門別類

出版社通常沒有紙張倉庫，都是訂購紙張后存放在印刷廠倉庫。隨著地價急劇上升，原來接近市區(qū)地源的印刷廠逐步向外搬遷，即使這樣，每平方米的日租金也是逐年上漲，同時，環(huán)保投入和人工成本上升也使印刷廠舉步維艱。印刷廠為了降低成本，采取的首要措施是縮減面積，這無形中減少了出版社存儲紙張的倉庫面積。

出版社和印刷廠唇亡齒寒的緊密業(yè)務(wù)關(guān)系，要求出版社依照實際用紙情況，兼顧紙張從造紙廠大批購進和少批量、多品種從紙張經(jīng)銷公司零星采購。

從紙廠大批量購買某一類常用紙張的優(yōu)勢是原材料——紙張的供應(yīng)充足、平穩(wěn)，可以保證印品如期交付，可以獲得更大的折扣，降低運輸成本;劣勢是需要較大的倉儲空間。

零星采購的優(yōu)勢是減少庫存積壓，減少資金占用;劣勢是成本相對較高，采取這種方式購紙對利潤有一定的影響。

因此，要處理好上述二者的比例，按照季節(jié)性需求的波動，將固定成本轉(zhuǎn)化為可變成本，比如常規(guī)品種教材用紙季節(jié)性強，使用量大，適宜大批采購，快進快出;對于用量少，價格高的常規(guī)尺寸則適合“一書一叫”或“套書一叫”。二者的合理結(jié)合，會有效降低存儲成本和缺貨成本。

還有一種情況是印刷廠代料。對于使用量極少的品種（各出版社大致相同，比如正大度105克雙銅、啞粉）可以由印刷廠購買紙張，與出版社作代料結(jié)賬。

（五）有效溝通

一本圖書的出版，凝結(jié)著出版社多個部門、眾多員工的努力，一本圖書的完工入庫，也似一個項目的完結(jié)。為了降低成本，出版社各部門員工應(yīng)具有高度的責任感和良好的團隊合作精神。這需要從每一個細節(jié)入手，持之以恒，對自己分內(nèi)的工作認真負責。要求相關(guān)工作人員提高思想認識，努力提高業(yè)務(wù)水平和管理能力，發(fā)揮主觀能動性，建立良好的機制;在遇到困難時，有效溝通、協(xié)商解決。對于紙張管理人員，要求賬目清楚，做到工作態(tài)度一絲不茍，一人多次復(fù)核與兩人相互復(fù)核相結(jié)合，最大限度地杜絕差錯。

如今，各出版社均引進信息化管理系統(tǒng)，科技進步為管理帶來質(zhì)的飛躍，需要編輯、出版人員的共同努力，合理地對紙張材料等各種資源進行調(diào)度，以最優(yōu)的匹配度生產(chǎn)圖書。

（六）搭建平臺

《2018年新聞出版產(chǎn)業(yè)分析報告》顯示：我國圖書出版2018年持續(xù)優(yōu)化。新版圖書品種繼續(xù)減少，印數(shù)大幅回升;重印圖書品種與印數(shù)繼續(xù)較快增長，在品種上繼續(xù)超過新版圖書。2018年出版新版圖書總印數(shù)25.2億冊（張），增長10.7%。全國出版重印圖書總印數(shù)57.7億冊（張），增長7.2%。《中國出版藍皮書 2016-2017中國出版業(yè)發(fā)展報告》顯示， ?2016年全國共出書總印數(shù)90.4億冊（張），總印張777.2億印張。按此比例匡算，2018年總印張約為712億印張。

從以上數(shù)據(jù)可以看出，盡管存在電子出版物的沖擊，國內(nèi)紙質(zhì)圖書除了新書品種外其他指標仍然在增長，700多億印張的總體用紙量中，紙張的調(diào)劑功能也應(yīng)在區(qū)域化內(nèi)發(fā)揮作用。在實際工作中，每個出版社或多或少都有一些閑置紙張，為了能夠最有效地發(fā)揮其作用，減少浪費，公開信息、共享資源提到了議事日程。針對出版界的實際情況，可以通過立項論證，申請文化基金的扶持，由出版協(xié)會牽頭，在各地區(qū)新聞出版廣電局已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)平臺上增加新的模塊，搭建紙張供應(yīng)和調(diào)劑平臺，供各地區(qū)各出版社發(fā)布信息，調(diào)劑結(jié)余紙張。建立區(qū)域性科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的紙張使用網(wǎng)絡(luò)體系，并不斷加以完善。

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（作者單位系上海財經(jīng)大學(xué)出版社）