高校辦公自動化的建設(shè)與發(fā)展探討

摘? 要：日常辦公能夠直接影響高校的發(fā)展，要保證相應工作的順利完成，提高辦公效率，就需要不斷加強高校辦公的自動化建設(shè)。在新時期背景下，高校辦公自動化建設(shè)面臨的環(huán)境更加復雜，如何提高其建設(shè)質(zhì)量和發(fā)展效率已經(jīng)成為當前的重中之重。針對這種情況分析了現(xiàn)階段建設(shè)辦公自動化的重要性，最后提出了相應的解決對策，希望能夠促使高校辦公自動化的科學化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校;辦公自動化;科學化;信息化

中圖分類號：G647? ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）01-0107-03

Abstract：Daily office can directly affect the development of colleges and universities. In order to ensure the smooth completion of the corresponding work and improve the office efficiency，we need to constantly strengthen the automation construction. In the new era，the construction of office automation in colleges and universities is facing a more complex environment. How to improve its construction and development efficiency has become the top priority. In view of this situation，this paper analyzes the importance of the construction of office automation at this stage，and finally puts forward the corresponding solutions，hoping to promote the scientific construction of office automation in colleges and universities.

Keywords：university;office automation;scientific;informatization

0? 引? 言

在高校的發(fā)展過程中，辦公自動化作為眾多工作中的核心內(nèi)容之一，有利于提高基礎(chǔ)工作的效率，是促進高校進一步發(fā)展的重要保障。因此，必須注重辦公自動化建設(shè)的開展，全面提高相關(guān)人員的業(yè)務能力，從而提升辦公的效率，為高校開展其他工作打下一個堅實的基礎(chǔ)。大量的實踐表明，合理地構(gòu)建辦公自動化是解決這一問題的有效途徑之一，對于高校的發(fā)展具有十分重要的意義。

1? 高校辦公自動化OA系統(tǒng)概述

在高校辦公自動化OA系統(tǒng)當中，涉及高校日常辦公的多個方面，因而高校在設(shè)計系統(tǒng)時需要進行綜合考量，在考慮實際操作性的同時，還需要兼顧系統(tǒng)的安全性。一般情況下，OA系統(tǒng)使用J2EE的各種技術(shù)與B/S架構(gòu)三層結(jié)構(gòu)相結(jié)合的設(shè)計思路來進行設(shè)計，其中J2EE為系統(tǒng)提供統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，并且可以支持JDBC、JSP、XML，這在很大程度上簡化了相應的工作程序，減少了工作量，而B/S架構(gòu)是當前使用者最容易接受的一種形式，僅僅通過瀏覽器就可以完成相應的操作。具體的OA系統(tǒng)總體架構(gòu)如圖1所示。

相比于人工整理數(shù)據(jù)，辦公自動化系統(tǒng)能夠更加及時和科學地整理高校日常全過程中所產(chǎn)生的各類型數(shù)據(jù)，并且可以更加準確地將這些數(shù)據(jù)進行整理和分析，對影響辦公的因素進行匯總，從而為高校的運轉(zhuǎn)提供數(shù)據(jù)支持。通常來講，日常辦公會涉及財務、認識和文件發(fā)布等等，然后可以結(jié)合本校的實際情況設(shè)計OA系統(tǒng)功能模塊，具體如圖2所示。

2? 高校辦公自動化建設(shè)與發(fā)展的有效途徑

2.1? 提高重視程度，創(chuàng)新辦公自動化模式

從目前的情況來看，制約辦公自動化建設(shè)開展的主要因素之一就是人們的思維方式，為了有效地開展辦公自動化建設(shè)，必須要讓員工轉(zhuǎn)變觀念，認識到辦公自動化可以為自身工作的開展帶來極大的便利，還需要認識到其可以為整個學校的發(fā)展帶來動力，從而能夠更加清晰地定位辦公自動化建設(shè)的目標和功能，更加適應當前社會的發(fā)展。因此，應該創(chuàng)新辦公自動化模式，設(shè)置專門的工作小組，負責建設(shè)和監(jiān)督工作，建立一個比較完善的辦公自動化建設(shè)和發(fā)展制度，劃分好相關(guān)責任人的義務和權(quán)利，同時可以聘請專業(yè)團隊參與到相關(guān)工作中，進而完善辦公自動化的建設(shè)和發(fā)展。除此之外，還可以將辦公自動化模式的構(gòu)建納入考核工作中，從而提升相關(guān)人員對辦公自動化的建設(shè)和發(fā)展的重視程度，以便于后續(xù)工作的順利開展，同時促進其他工作的有序開展，為高校的整體發(fā)展提供強勁的動力，這就更加凸顯出辦公自動化模式創(chuàng)新的重要性。

2.2? 完善辦公自動化制度，為辦公自動化提供制度保障

在當前的信息化時代，高校只有緊跟社會發(fā)展，適應新時代的需要，才能創(chuàng)造巨大的社會優(yōu)勢，促進高等教育事業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。因此，對于高校來說，必須建立一個協(xié)商機制，從而讓更多的相關(guān)責任人能夠參與到辦公自動化建設(shè)工作中來，進一步完善建設(shè)監(jiān)督機制，加強對建設(shè)工作的規(guī)劃，帶動高校各項事務的發(fā)展。為了切實提升辦公自動化的質(zhì)量，相關(guān)部門應該轉(zhuǎn)變以往的強勢建設(shè)角色，可以依托現(xiàn)有的高校內(nèi)部資源和力量，逐漸形成一個完整的辦公自動化體系。相關(guān)部門需要做好引導者、支持者和參與者的角色，主動聯(lián)系學校內(nèi)部的各個部門，積極引進新技術(shù)，發(fā)揮出自身的作用，不斷提升辦公自動化水平，繼續(xù)擴大辦公自動化的覆蓋范圍，嚴格把控質(zhì)量關(guān)，落實辦公自動化質(zhì)量，堅持大數(shù)據(jù)與小數(shù)據(jù)相結(jié)合，注重服務的交叉性。除此之外，高校還應該積極構(gòu)建一個完善的風險預警機制，加強對相關(guān)工作的監(jiān)督，促使辦公自動化模式更加完善。

2.3? 積極開展相關(guān)培訓工作，構(gòu)建高素質(zhì)辦公自動化隊伍

辦公自動化建設(shè)的開展與落實是離不開人的，因而需要注重對相關(guān)工作人員的培養(yǎng)，提高其工作能力和工作效率，對辦公自動化各項業(yè)務工作的績效進行全面整合、科學設(shè)計、細化內(nèi)容，集體討論各績效模塊的設(shè)置，解決由于業(yè)務不熟悉、流程不明確、細節(jié)不清楚所導致的建設(shè)功能與實際工作相脫節(jié)的問題。在辦公自動化建設(shè)中，可以安排一些有經(jīng)驗的人員，同時需要定期安排理論知識的學習和實踐操作的培訓，應從本校的實際情況出發(fā)，營造良好的氛圍，加強相關(guān)人員之間的溝通與協(xié)調(diào)，以帶頭人的形式促進全體人員專業(yè)技能的提升，確保讓辦公自動化建設(shè)人員能夠?qū)⑾冗M的理念和技術(shù)合理的運用到當前的工作之中。除此之外，為了提升建設(shè)工作人員的工作積極性，對于一些表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，還可以給予一定的獎勵，改變建設(shè)人員的工作態(tài)度，促使其不斷努力工作。

2.4? 加強系統(tǒng)安全性建設(shè)，避免數(shù)據(jù)丟失

現(xiàn)階段，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全事件具有突發(fā)性和范圍廣等特點，使高校辦公自動化系統(tǒng)不可避免地會存在一定的安全漏洞，所以應急響應是防止入侵的一項重要手段。對于自動化系統(tǒng)來說，其中包含了許多的高校辦公數(shù)據(jù)，但是由于計算機技術(shù)仍然存在一定的風險，非常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)被盜和丟失的情況，因而高校需要加強安全建設(shè)工作，構(gòu)建軟硬件安全、信息安全和保密安全的三位一體安全防范體系。因此，高校應該做到以下幾點：一是加強相關(guān)硬件的安全性，及時完善和升級系統(tǒng)的服務器，建立防火墻等保護措施;二是加強信息安全防范，不斷加強軟件的備份，并且還可以引入相關(guān)的內(nèi)控機制，為數(shù)據(jù)存儲提供保障;三是加強保密安全防范，加強相關(guān)人員的培訓工作，提高安全防范意識。此外，還需要將線上與線下相結(jié)合，保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公體系，將一些涉密材料仍然通過紙質(zhì)文件進行流轉(zhuǎn)，必須要構(gòu)建一個科學的應急響應預案，定期對自動化系統(tǒng)進行檢查、評估和維護，同時還需要在發(fā)生安全事件之后，定期對所制定的應急響應預案的合理性進行分析，分析應用過程中出現(xiàn)的問題，在查明不足原因之后則需要及時做出改進。對于安全事件需要做到“三早”，即早發(fā)現(xiàn)、早確認和早處理，在最大程度上降低安全事件帶來的損失和影響。

3? 高校辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)效益

在實際的本校辦公中，可以發(fā)現(xiàn)應用辦公自動化系統(tǒng)能夠有效提升工作效率，并且保證了系統(tǒng)的安全運行，表明該系統(tǒng)能夠促使高校辦公現(xiàn)代化，發(fā)揮出了極高的價值。將傳統(tǒng)辦公效益和辦公自動化效益相對比，具體如表1所示。

4? 結(jié)? 論

綜上所述，高校辦公自動化建設(shè)具有十分重要的意義，為了能夠適應當前快速發(fā)展的社會形勢，高校必須要積極引進先進技術(shù)，加強對相關(guān)人員的培養(yǎng)，促使高校辦公的效率能夠得到大幅度提升，推動高等教育事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介：張曉妍（1977.10-），女，漢族，湖北公安人，就職于綜合辦公室，副主任，本科，研究方向：公共政策分析。