中小型民營企業通過SBO信息化建設加強財務成本控制的啟示

沈劍霞

摘 要 經過多年的發展，中小型企業進行信息化建設比大型企業實施起來要容易，具備一定的實施優勢，但是從人員素質上來講普遍較弱。本文以X公司為代表重點探討SBO信息化建設中的啟示。

關鍵詞 SBO 信息化建設 財務成本控制

一、引言

隨著信息化技術的迅速發展，企業的運作效率在不斷提高，信息化建設正成為企業發展的必經之路。SAP是全球所有ERP產品中對企業構架和財務成本控制考慮得最細致的系統，SAP針對中小型企業的產品，如SAP Business One，整體穩定，集成性好，財務成本控制等功能都具備，可以很好地進行事前財務成本控制。

二、SBO信息化建設的體會

（一）公司領導的高度重視是SBO信息化建設得以順利實施的決定性因素

某中小型民營企業公司高層領導通過要求按照質量事故“四不放過”的原則進行處理，即一是問題原因未查清不放過，二是責任人未受到處理不放過，三是責任人和參與實施人員沒有受到教育不放過，四是問題制定切實可行的整改措施沒有落實不放過。每周對差錯率居高的責任人及問題進行公示，跟蹤落實問題整改情況，增進了相關人員就SBO系統知識的深入交流，使參與的人員能夠充分理解這一系統工程的管理思想。

（二）足夠的上線和后續培訓是確保系統順利運行的必要條件

企業需要指派一組包括技術人員、財務人員在內的專業團隊負責進行系統培訓和實施，從而為系統各業務流程的貫通和無縫銜接奠定良好的思想和技術基礎。

（三）尊重管理流程，執行系統流程

在生產過程中，如果前道工序到下道工序不經過倉庫收發，那么就不能反映出上道工序的產出數量，也就會產生一連串的數據偏差，誤導管理者，因此要求SBO系統操作者必須嚴格執行既定流程，各部門之間相互配合。

（四）物料編碼成功了就等于物流系統成功了一半

X公司通過跨部門的反復溝通討論，并在實踐中不斷豐富添加，形成了目前在用的9000多種物料編碼，涉及產成品近千種，其物料編碼充分考慮了唯一性、可擴展性、易辨認性、防差錯性以及計算機的處理速度等問題。

（五）通過“庫位”定義設置可以滿足企業多方管理需求

X公司為了實時掌控產品的來源和去向，隨時調取與客戶或供應商的往來業務進展情況，系統實施采取了用“單位名稱”來定義“庫位”的辦法，較好地實現了這一管理要求，在委托加工物資、發出商品的管理中大量定義了庫位代碼及名稱。經過實際的靈活運用，效果較為理想，滿足了各方面管理對其的分項統計核算要求。

（六）BOM物料清單定義準確性對成本核算影響很大

產品BOM物料是生產模塊的重要基礎設置，構成了產品的直接成本，伴隨著每一筆生產訂單發生或轉出，與成本流相隨相伴。此外，產品BOM物料清單取決于生產工藝，生產工藝發生大的調整時，原來的系統流程和BOM都面臨“大環境、大前提”的改變，生產成本核算的基礎就會受到影響，進而導致成本發生變化。

（七）企業存貨賬實差異對系統數據的影響較大

因為丟失、差錯造成的實質性短少或溢余是常說的真正意義上的盤虧或盤盈，企業應及時查明原因和責任人，視具體情況進行相應的賬務調整。一個企業的存貨流動性很大，實物流與信息流的不同步會導致很多管理問題，使SBO信息化系統數據失去指導性。減少或消除內部未達賬項同樣是信息化建設要解決的關鍵問題。

（八）把好數據錄入關是SBO系統的最基本要求

一是要指定專職系統打單員進行數據錄入。X公司對打單員的工作作出了細致的規定，并緊密聯系實際操作中存在的問題，及時矯正業務操作，從而保證了SBO系統的正常運行。二是要有專人定期復查稽核，及時糾偏，堅持持續的螺旋式上升優化，隨著環境與人的觀念變化而循序漸進。如大約700多份單據，由7名專職打單員完成，錄入單據的正確性會經過所有數據使用部門的檢驗，差錯率大大降低。三是有條件的可以引入防差錯技術手段——條碼掃描技術。沃爾瑪公司的信息系統非常強大，全球龐大的門店體系在有序的組織下，盤點一次只需要15分鐘，這樣的信息網絡系統更離不開條碼掃描技術的運用。

（九）必要的個性化補充開發可以強化SBO系統使用效果

X公司結合企業實際需求開發出了一套報表查詢軟件，將SBO中一些生澀的定義轉化為符合企業習慣的詞，并以標準的表格形式呈現給管理者，較好地補充和解決了SBO查詢站點少、信息彈性不足的問題。

（十）三分技術、七分管理，十二分在于人，更重要的是SBO信息系統的維護工作

企業內部應該擁有自己的系統管理人員，設置專人專崗，負責并能足夠參與SBO系統的實施和運行，清楚管理實務和SAP方面的問題，維護好日常系統數據，并能夠針對管理實務的要求對系統流程進行合理的調整和再造。

三、結語

企業在提升財務成本管理水平上的探索是永無止境的，不斷發展和變化的業務必定會對SBO系統融合提出新的課題。SBO信息化建設任重而道遠，相信這些企業將在信息化建設之路上不斷踏上新征程，處理應用中的瓶頸問題，為下一步的系統延伸和擴展打下堅實的基礎，并實現企業全部管理的信息化，加強財務成本控制，推動企業持續健康快速成長。

參考文獻

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