現代企業檔案管理工作的信息化建設研究

付貝貝

摘 要：在各大企業中，信息化已經被廣泛應用，為了能夠穩固企業自身的社會地位，營造出積極向上的企業發展氛圍，需要在企業的各個方面進行創新管理。針對信息化在企業中的影響作用，結合檔案管理的創新手法，從多個方面進行深刻分析和探討，以期能夠將檔案信息化做大做強，形成企業發展的有效推動力，并為相關的工作人員提供理論信息參考。

關鍵詞：企業管理;檔案管理;信息化

中圖分類號：G278.3 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2020）06-0028-01

改革開放以后，社會的經濟發展和技術發展在逐步提升，在部分企業中，其管理手段和模式也在不斷地朝著信息化、科技化進行轉型發展。檔案管理在企業中管理中是比較重要的環節，其能夠為國家的檔案資源進行提供，同時也是企業在運營中的參考憑證。在檔案管理朝著信息化、數據化發展的過程中，由于創新思想的不足、傳統管理方式根深蒂固，這就導致信息化的檔案管理無法全面地進行開展和落實，因此必須將檔案管理信息化納入企業發展規劃中去，進行有計劃的創新發展。

一、檔案管理信息化創新的背景和意義

我國當前的社會發展信息更新換代的速度異常之快，這就導致企業的檔案管理面臨著巨大的壓力和激烈的大環境，因此大部分企業逐步將自身的管理方式進行更新，積極地對信息化管理進行初步了解并應用，但總是會有新的問題出現在發展的進程中。其中，阻止檔案信息化的主要原因以創新思想不強、觀念意識落后、開發信息資源不夠全面等為主。在這樣的發展形勢下，相關的檔案管理工作者必須積極地重視起來，將檔案工作的新局面盡快地依靠現代化發展手段進行開拓，做好檔案管理信息化創新工作對于企業的發展規劃以及社會的進步產生重要的意義。

二、企業檔案信息化管理的現狀及問題分析

1.信息化建設的設施利用率不高。在當前的部分企業中，其對檔案的管理進行了檔案系統辦公軟件的開發，并進行了使用，同時也引進了大量的計算機設備和管理設備。但是形式上的革新雖然做得比較好，可真正地進行檔案信息化管理的時候，由于信息化管理技術的不到位，導致部分設備的功能沒有被全面地利用起來。例如在部分企業中，計算機依舊被用于處理文字、收集數據以及進行檢索工作上，網絡設備部分實際的功能被忽視甚至是未被了解，這就導致信息化設備的利用率降低，檔案管理在互聯網中的參與程度下降。

2.檔案信息化的系統和規范建設不完善。在當前的企業市場中，普遍應用檔案管理應用系統，該系統雖然有較為長久的歷史，但是至今也沒有發展出既定得到體系和規模。經過相關的調查表明，檔案網雖然被建立起來，但是在全國普及方面還是沒有落實到位，這就使得國家檔案的數據庫難以形成較大的規模，同時導致檔案管理一體化依舊難以實現。其次，不完善的檔案管理標準制度，嚴重地阻礙了企業的檔案管理緊跟社會發展的腳步。

3.企業檔案信息化管理的技術型人才缺失。想要將檔案信息化管理制度進行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進行創新的融入。人才是企業的發展中賴以生存的基礎，但是在部分調查結果中顯示，企業在檔案管理方面，尚未認識到人才的重要性，簡單地認為檔案管理工作人人都能做，這就導致檔案信息化技術型人才的缺失，管理人員的基本技能不足，素養不夠，在進行問題解決的時候考慮得不夠全面。

三、企業檔案信息化管理的重點措施

1.普及信息化技術。信息化技術是檔案信息化管理的核心重點，在檔案信息化的工作中，首先，要在紙質辦公的基礎上，將電子檔案的信息技術進行應用和普及，電子檔案的開發是以計算機設備為載體，互聯網為媒介，將信息資源進行數字化，在便捷錄入、儲存、查找的基礎上，更能夠將信息資源進行深層次的開發和利用。其次，建立電子檔案服務平臺，將計算機設備進行合理的利用，建立完整的信息資源網絡，能夠將檔案資源形成面向社會的共享平臺，將傳統的紙質辦公、檔案室存儲辦公以及查找信息等繁雜工作，通過信息化設備轉變為電子辦公的形式，將加大信息資源的利用實效。

2.建立系統化的信息化體系。企業的檔案信息化管理在進行落實之前，首先要將信息化的思想意識進行及加強，在檔案信息化管理的認知上，不能夠局限于企業內部，應該將眼光放在整個市場經濟中，擴大信息的來源渠道，保證其能夠在社會建設和資源整合方面起到重要的作用。首先，制定系統的管理規劃，將信息化的檔案管理進行規模化，結合不同的檔案管理、信息載體以及檔案信息的利用等情況，從科學的角度進行全面的信息分析，才能夠進行規劃的制定，同時要將信息化設備等基礎的設施進行完善。其次，在當前完善規劃的基礎上，及時地進行長遠的系統規劃，將信息化管理設備進行功能上的開發，并拓展出更多領域的管理功能，能夠應對未來不斷變化的檔案信息形勢。最后，在進行信息化管理的時候，要嚴格地確保檔案的信息能夠具有真實性、實效性。結合數字化建設，將檔案資源的可利用率提升。

3.組建高水平的信息化開發團隊。在企業進行信息化檔案建設的過程中，除了將信息化技術、信息化體系進行建立健全，同時也應針對基層人員進行合理的管理和配置，建立技能合格、素質合格、管理手段合格的信息化人才隊伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實際的落實和發展。

首先，企業的管理者應該認識到人才對于信息化檔案管理發展中的重要性，并及時地進行高質量人才的招納，嚴格地進行人才技能審核，將其專業的技能素養進行考察，并根據企業相應的發展情況和需求，進行不同類型人才的招納。

其次，針對在職的人員，應該組織及時的信息化理念培訓，結合社會信息發展的趨勢以及市場經濟狀態，進行技能上、理論上、思想意識上的培訓引導，使整個基礎人員團隊能夠保持良好的工作狀態，具備工作積極性，不僅要有技術，還要有頭腦，能夠保質保量地進行信息化檔案管理的同時，又能夠積極地進行技能創新、理念創新。

四、結語

企業檔案的管理信息化建設不是階段性的發展，而是要根據社會信息的不斷變化進行持續更新的長久性工作。企業的檔案工作管理者應該樹立良好的創新觀念和服務意識，積極地克服信息化轉型中的困難，實時地了解社會、時代變遷的過程及其發展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達到理論結合實踐、時代結合創新的發展勢態，使信息資源能夠服務于企業，服務于社會。