中小企業存貨管理存在的問題及改進策略

陳瑩

摘 要 存貨作為一項重要的流動資產，是滿足企業正常生產和銷售需求、給企業帶來經濟利益流入的重要經濟資源，是企業內部控制的重要環節。企業存貨管理是通過包括存貨信息管理和在此基礎上的價值鏈進行決策分析，實施有效控制以達到保障和提升企業經濟效益的管理手段。對于中小企業而言，存貨管理更為關鍵和重要。本文著眼于分析中小企業存貨管理存有的現實問題，就如何完善存貨管理的應用舉措提出見解，同時通過實例說明存貨管理在企業經營運作中的重要性，發揮其實現控制企業成本、提升經濟效益、權衡資產穩定、達成目標戰略的重要作用。

關鍵詞 中小企業 存貨管理 問題 改進策略

一、中小企業存貨管理存在的問題

（一）企業存貨管理制度不健全

隨著中小企業管理規模與實力的不斷壯大，企業內部管理制度已逐步形成，并發揮作用。

但對于存貨管理制度并未過多投入人力、物力、財力，在制度的制定和執行中也沒有實現流程的系統化、制約化，因此往往會造成職責不明、管理混亂、執行無序的狀況，甚至出現不合法、不合規的暗箱操作、營私舞弊的可能性。特別是對于采購、銷售這些重要環節，以及涉及錢貨共管的崗位，人員配置沒有獨立分工，操作過程監管乏力，給企業的內控機制帶來一定的安全隱患，也阻礙了中小企業的可持續發展。

（二）企業存貨管理操作不完善

存貨管理的基本內容就是對企業的各項存貨進行管理，存貨作為一項重要的流動資產，其對流動資金的合理運作和周轉至關重要。庫存的總儲備量、各項存貨的配置結構、生產環節的運作周期所影響的原料、配料的購儲、銷售環節的淡旺季對產成品的供給需求等，這些作為存貨管理的各項要素必須有效控制。而中小企業由于管理者對存貨管理的片面理解和忽視，致使存貨管理混亂，每個環節呈現的是一種斷層式管理操作模式，沒有縱橫的關聯和共化，導致存貨儲備結構無序，使占用的流動資金比重偏大，給企業的發展帶來困難及影響。

（三）存貨管理信息化手段缺失

當前許多公司沒有建立系統化的信息管理機制，這種現象在中小企業更為突出。傳統的存貨管理通過物料的收發存操作來判斷采購、生產、銷售、倉儲的執行，各環節自成一體，無法形成必要的信息流貫通，供需關系所體現的數據內容不能實時共享。缺少信息化的存貨管理，會產生以下情況：第一，產銷脫節，庫存失衡，阻礙流動資金正常運轉。第二，存貨核算準確性差，造成賬實不符，無法反映企業財務的真實狀況。第三，影響采購周期、銷售節奏，使供給狀態始終處于事后對應的狀態。第四，不利于加強存貨管理的執行，不能做到及時監管，讓企業內控管理失序。

（四）缺乏科學規范的采銷計劃

存貨管理是供應鏈管理的重要組成部分，從上游的采購、中游的生產到下游的銷售，每個步驟都必經存貨的儲備及周轉。如果企業缺乏科學規范的預測計劃的支撐，僅憑借人的主觀經驗判斷，容易導致供求不平衡的不合理狀況發生，也必將使SCM（軟件配置管理）的運作及管理陷入惡性循環，最終讓企業的經營受到嚴重影響。

二、中小企業存貨管理完善舉措

（一）優化存貨管理機制，發揮存貨內控作用

存貨管理作為企業內控管理的主要項目之一，與企業的經營決策、生產運行、銷售規劃、財務管理都緊密相關，因此建立健全存貨管理制度至關重要。雖然大多數中小企業規模小、資金不雄厚，但“麻雀雖小還應五臟俱全”，在人、財、物的各項配置上必須全面，更應著重系統化流程制定及實施，特別是以下幾個側重面。

第一，存貨采購環節。作為企業供應鏈操作的最前端，應有明確的采購計劃、詳細的執行規劃、全面的供應商管控體系、合理的驗收儲存標準、配套的資金結付手續。第二，生產領用環節。采購入庫后的領用操作應注重收發存手續的清晰和完整、記錄的及時與準確、崗位設定的獨立和制約、必備的盤存清查制度。第三，銷售運作環節。產品的銷售環節是企業生存發展的重中之重，為了保持穩定、持續增長的銷售發展良好趨勢，應當制定銷售預測流程，了解并掌握客戶的需求動向，確立完備的信用及財務結算制度。第四，驗收存儲環節。這是貫穿整個SCM流程每個步驟的項目，企業應參照行業標準，結合自身的情況，制定并執行檢驗查收的準則，合理規范存儲查驗要求。同時，也應有嚴格的監察措施，針對各種紕漏、差錯、不符，都應該及時查處和糾責。

（二）強化存貨管理操作流程，細化具體的執行手續

依托完整的存貨管理制度，企業應就實施細則予以明確。首先，各級領導必須樹立正確的管理理念，建立符合企業發展的管理操作模式，確立合理的崗位分工和職責設定，對于一些重要的環節還必須配予檢查審核流程的執行。其次，存貨管理體系應與企業其他管理體系聯動運營，尤其是對財務管理中的資金運作產生直接的影響，而資金運作的差異又是最直接反映企業運營優劣的標桿。再次，企業存貨管理也可以充分利用第三方物流資源。源于第三方物流的規模效應和專業實力，企業可以降低運營成本、減少存貨儲備，將有限的資金投入核心業務中，實現企業效率和效益的最大化。同時，也可以借力第三方物流的使用，增強企業的綜合實力，更好地服務于企業的客戶群體，提升企業的外在聲譽。

（三）推動存貨管理信息系統化，減少企業資源浪費

隨著大數據時代的來臨，各種信息化管理軟件應運而生，且不斷被中小企業所認識及利用，特別是貫穿企業整體運營的ERP（企業資源計劃）系統，充分融合了供應鏈上的每個運作環節，讓資金流、信息流、物流、人流暢通無阻地傳遞互通，使供、產、銷，收、發、存不再脫節。同時，通過設立預警條款，每個環節都在觸及上限或下限時啟動緊急對應流程，讓問題能及時體現，讓矛盾都被扼殺在萌芽期，使部門間的交流合作無礙，也于無形中形成一種相互配合、相互監督、共同發展的管理模式，可以最大限度地避免企業的資源浪費，堵塞管理漏洞。

（四）構建科學合理的采銷預估機制，導入VMI庫存控制

為了防止供應鏈管理中“牛鞭效應”可能致使企業發展的不利因素產生，企業應采用科學合理的預估手段，用數據來判斷和衡量采銷內容的準確性，讓生產的節奏完全符合客戶的需求。正確的預估數據也是保證庫存管理合理化的基本條件。

VMI管理系統是指供應廠商管理用戶庫存，連續補貨的方式。“連續補貨”是供應商和零售商在戰略伙伴關系的基礎上，實現二者庫存數據、銷售信息、存貨水準的共享，供應商根據數據對零售商實施補貨。VMI系統導入與實施已經是庫存管理的較高境界，也是發展的必然趨勢。

三、中小企業存貨管理實踐應用及重要性

A公司是一家集產銷于一體的中小型快消品企業，公司為了迎合集團管理要求，適應地區發展的戰略，建立了較為全面的內控管理體系，其中關于供應鏈管理和存貨管理的制度和流程也一并確立和執行。在管理流程運作伊始，企業在一定程度上取得了較為顯著的成效，主要體現在：

第一，企業運營結構分為生產、采購、銷售、市場、財務、品控及人事總務幾個主要板塊，每個板塊均設立了內控管理制度和SOP（標準作業程序），針對每個環節都配備了專職人員以及崗位JD，特別是涉及錢貨管理的環節，基本做到不兼崗、不共管，讓權責明確到點、落實到人。第二，各種OA（辦公自動化）系統的導入，生產制造部門的MRP（物料需求計劃）系統、銷售部門的CRM（客戶關系管理）系統、財務部門的U8系統以及在采銷部門執行的訂單處理系統、倉儲管理系統等，各種信息化手段的運用，可以充分提升企業經營運作的效率，從而帶動企業發展的速度。第三，采購部門和銷售部門均執行了預測機制，從年度預算到季度估算再到月度推算，從銷售的預估來確定生產的步驟，從生產的計劃來判斷采購的周期、數量及儲備，將SCM過程中的每個環節串聯起來，使產銷存一體化趨勢逐步形成。第四，結合公司銷售網絡的構架，引進區域第三方物流資源進行操作管理，在控制存貨管理相關成本的同時還能最大限度地盤活庫存，改善企業現金流，促使企業能集中資源于核心業務，實現資源的優化配置。當然，每個流程在實施過程中總是不可避免地反映出優勢和不足，在體現上述成效的同時，我們也可清晰地認識到以下的不足。

首先，公司各大運營板塊缺乏聯動機制。由于受到各板塊自身KPI（關鍵績效指標）的制約，在一些共性化的操作上，相互矛盾、相互影響的因素依然存在并起到作用。同時，專職人員的素養還有提升的必要，特別是專業化水平和綜合能力方面。其次，需要整合各個獨立存在、運行的OA系統，對所有的資源進行梳理、貫通、活用，通過大數據的反饋，形成系統分析，實現共享化。這個也是打破部門間因信息閉塞而產生不協調的重要條件。再次，預測機制的建立是正確的，但非客觀的預估是沒有價值的。因此，應該建立的是依托信息化數據為基準，排除主觀臆斷的各級預測機制，同時還應該杜絕“牛鞭效應”導致的預估盲目擴大現象。

正是由于這些不足的存在和被忽視，隨著企業規模的不斷擴大、銷售的不斷加強，存貨管理的缺陷制約了企業前進的步伐。外界客觀因素的影響、內部主觀理念的局限促使公司必須再次完善現有的管理體制。公司啟用STPD循環操作，依照銷、產、購的順序采取優化措施。購產銷主線的確立及完善，加之人財物的配套與支撐，讓企業SCM循環更暢通、存貨周轉更及時，將內控管理的有效性發揮得淋漓盡致。

第一，銷售環節為了更精準地做好預測分析，公司科學導入了BL（Base Level）數據源分析的應用，利用同期數據、前期數據、促銷數據等進行細化，得出預估理論資料。與此同時，把公司所有客戶群體進行細分，按等級歸類，形成階梯管理，牢牢把握一級客戶信息，有效實施VMI庫存管理，從而更好地服務于客戶，實現共贏的局面。第二，生產環節主要是在導入銷售預測信息的基礎上，綜合評估各項原料、輔料的儲備及備貨周期，從而推算生產的輪次和產量。生產的核心地位決定了它對縱向的采購和銷售的承接，也貫通了橫向的品控和物流的操作。與之相關的資金運作也被合理分配，形成良性的企業運營態勢。第三，采購環節的執行是追隨生產執行情況而定論的。采購的重點是貨物源頭的確認，公司對供應商的評估和采用專設了一套嚴苛的審評制度，其中也包括對比較敏感的采購價格因素制定細則條約。采購合同的制定和執行對存貨管理的有效性起著至關重要的決定作用。采購項目執行的有序程度也決定了企業財務資金的周轉率和靈活度。

四、結語

中小企業要在激烈的行業競爭中占有一席之地，并永葆發展動力，就必須高度重視存貨管理，讓存貨這項重要的資產得以靈活運用于企業的經營中，不斷促進企業的健康發展和運作，從而實現企業利潤最大化的目標。

參考文獻

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