淺談新時期怎樣創新城建檔案管理工作

宮寒秋

摘 要：現階段我國正在加大力度進行城市建設，城建檔案是對城市建設的各項活動內容進行了詳細記錄，是城市建設活動中重要的組成部分。因此，本文首先分析了開展城建檔案管理工作的意義，然后對城建檔案管理工作中存在的問題進行探討，最后再提出相應的解決策略，希望有借鑒意義。

關鍵詞：城建;檔案管理;創新工作

城建檔案管理工作是一項系統化的工程，涉及到檔案收集、整理、歸檔等多個環節，對檔案管理工作帶來一定的挑戰。城建檔案管理問題日益凸顯，需要采取適當的措施有針對性的解決問題，從而實現城市建設工作的可持續發展。因此，對如何做好城建檔案管理工作進行探討具有重要現實意義。

一、開展城建檔案管理工作的意義

城建檔案是城市規劃建設及改造的重要依據，這項工作對于城市的發展尤為重要，能夠為其提供重要的指導方針。城建檔案的主要應用在城市的地質勘測、基礎建設、交通秩序和城市綠化等方面。在城市的不斷建設和發展中產生了城市檔案，它記錄了城市在發展中所取得的成就以及遇到的問題，并為未來城市發展和接下來工作的開展提供了參考標準。

二、當前城建檔案管理工作存在的問題

1.管理人員的綜合素質較低

在信息科技飛速發展的今天，我國需要在城建檔案管理工作中融入信息化技術，這無疑對我國的檔案管理人員提出了更高的要求。但是現階段我國相關工作人員的專業技能與綜合素養較低，思想傳統，沒有具備先進的檔案管理知識和計算機操作技能，仍然采用以往的管理方法，在一定程度上降低了檔案管理效率。

2.檔案管理的配套設施不完善

目前，許多城建部門沒有意識到信息化技術對檔案管理工作的重要性，因此沒有引進先進的計算機等設備。檔案管理軟件也較為落后，在進行檔案管理時，仍然以單一的管理模式為主，在一定程度上降低了檔案管理的準確率。并且隨著時間的流失，紙質檔案也容易出現丟失、破損的現象，這就使得檔案管理的數據出現失真的現象。

3.檔案管理體系不完善

目前，由于城建檔案管理體系不完善，所以在具體的城市建設中無法發揮其應有的價值，對檔案管理工作的開展缺少相應的指導，這樣逐漸會對檔案管理工作者失去約束作用，導致檔案管理人員出現懶惰、散漫等現象，甚至出現檔案堆積如山、崗位缺失、崗位交叉的不良現象。

4.檔案管理制度不健全

由于有關城建部門缺乏管理力度，再加上存在部分人員對檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理工作的松懈。因為檔案管理制度的不健全，在管理過程中沒有專門的管理人員，借閱人沒有進行相關登記手續，也沒有留下聯系方式，讓一些核心檔案不能在借出后的第一時間進行收回，都散落在借閱人手中或者是丟失，久而久之資料開始出現破損、缺頁的現象，更有甚者一些人員在借閱檔案時，會對檔案內容進行私自涂改，使得檔案管理的應用價值無法得到體現，這些現象都使得城建檔案開始變得不完整。

三、創新城建檔案管理工作的具體措施

1.提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接影響城建檔案管理水平，在新時代下，檔案管理人員需要具有創新意識，改變自己的思想觀念，加強業務學習。為了創建高素質的檔案管理人員隊伍，相關部門可以采取以下措施。首先，在招聘環節，可以高薪聘請一些專業院校畢業的人才，這些人才的專業知識水平較高。相關部門還可以采用智聯、Boss直聘等招聘平臺選拔高新技術型人才，使其可以快速地適應檔案管理的要求。其次，相關部門需要對檔案管理人員進行培訓，在培訓的過程中主要以業務的操作流程、計算機的操作技術等為主，從而有效地提高檔案管理人員的專業技能與綜合素質，使其滿足時代發展的需求。在培訓結束后，需要對檔案管理人員進行考核，檢驗檔案管理人員的操作技能，并且在考核的過程中結合相應的獎懲措施，采用精神獎勵與物質獎勵相結合的方式來激發檔案管理人員的工作熱情，使其為城市建設工作做出更多貢獻。

2.積極推進檔案管理的信息化建設

由于城建檔案中記錄了大量的信息，內容繁雜，工作強度大，為了有效的緩解工作人員的壓力，提高檔案管理的工作效率，就需要將信息化技術與檔案管理工作進行有效結合，推進檔案管理的信息化，實現信息資源的共享。想要推進檔案管理的信息化進程，有關部門需要對檔案管理的信息化建設加強重視，加強資金的投入，購買電腦、掃描儀、打印機等設備。在推進城建檔案管理信息化建設時，還要注意網絡技術具有一定的不穩定性，極易受到病毒、黑客的入侵，甚至一些不法分子在利益的驅使下會對檔案數據資料進行竊取，所以需要將信息化設備的安全性能進一步提高，對殺毒軟件、防火墻、身份認證系統進行安裝，從而確保檔案存儲的安全性，優化城建檔案管理的運作機制。

3.健全檔案管理制度

檔案管理制度的完善是提高城建檔案管理水平的重要措施，首先，相關部門需要對具體的管理條例進行劃分，明確各個部門以及人員的檔案管理職責，從而使檔案管理流程趨于規范性。城建檔案管理工作中包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研等多項內容，因此，相關部門在檔案管理工作中要盡量將管理條例細化，進而為檔案管理人員提供工作依據。除此之外，在完善檔案管理制度時，要對考勤、評估、獎懲等制度進行完善，在完善這些管理制度時，需要以公平公正為原則。除此之外，在檔案資料的管理上，需要明確其歸檔條例、查閱流程等，并且在材料的移交環節，需要檢查資料清單的完整性。最后，在檔案管理制度中也要加強宣傳力度，使檔案管理人員明確檔案管理的重要性，在新時代下，相關部門可以運用微博、抖音、微信公眾號、電視廣播等新媒體與傳統媒體相結合的方式來宣傳城建檔案管理的重要性，從而使相應的檔案管理人員可以自覺地遵守制度來展開工作。

4.制定科學的檔案管理方法

當需要向有關部門借閱城建檔案時，經有關管理部門的同意，由檔案管理人員填寫《檔案借閱登記表》后方可借閱。涉及絕密及機密的城建資料檔案時，必須經上級領導的審核、批準。相關工作人員登記內容包括：借閱人、借閱時間、檔案名稱、事由及歸還時間等，并按照規定歸還的時間及時收回。復制核心城建機密檔案時，須在復印件上注明限制的用途，并加蓋相關單位的公章。與此同時，檔案借閱者應對借閱的城建資料負責，并妥善保管，不得轉借、勾劃、涂改、污損、折疊、摳除、折卷、撕頁、調換文件，要保證檔案的完整與安全。如發生丟失、損壞、缺頁等情況，應立即向檔案管理人員和有關部門的上級領導報告，查清責任，按嚴重程度做出處理。在歸還檔案時，檔案管理人員應該針對借出的城建檔案進行檢查，無誤后再進行歸納、整理。

5.制定安全風險評估

當明確城建檔案的目錄后，相關管理人員首先要對目錄中可能存在風險的檔案進行及時的分析，分析可能會出現的風險，然后在參考信息化管理標準、相關城建工作流程按照風險的等級從高到低進行風險劃分，制定安全風險評估，其中評估的內容主要有：發生概率、損失程度、確定水平、把控的策略等。這樣能夠有效提升檔案管理工作的效率，讓風險的預測工作也能夠有序的開展，同時相關部門和有關企業也要給予資金以及技術上的支持，在現有的基礎上升級軟硬件設備，提升城建檔案管理工作中的安全等級。

四、結束語

綜上所述，城建檔案管理工作具有一定的復雜性，因此，相關人員應該引起重視，要對城建檔案管理工作中存在的問題進行分析，然后采取提高檔案管理人員的綜合素質、積極推進檔案管理的信息化建設、健全檔案管理制度、制定科學的檔案管理方法以及制定安全風險評估等措施來提高檔案管理水平，進而促進城市建設的順利發展，提升城建檔案管理工作的價值。

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（作者單位：萊陽市城建檔案館）