大數據背景下人事檔案電子化管理探究

崔淑君

摘 要：在大數據背景下，人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰，傳統的管理模式逐漸暴露出一些問題，對人事檔案管理工作的開展產生了較大的負面影響。而電子化管理是一種比較現代化的管理模式，將其應用到人事檔案管理領域，能夠有效提高檔案管理工作的整體效率及質量，使檔案資源的使用價值得以充分發揮。為促進人事檔案電子化管理的有效進行，本文就針對大數據背景下人事檔案管理中存在的問題進行分析，探究大數據背景下人事檔案電子化管理的具體策略，希望能為人事檔案管理工作的發展提供有利依據。

關鍵詞：大數據;人事檔案;檔案管理;電子化管理

近年來，隨著大數據技術的快速發展，我國人民能夠以有限的時間獲取大量的信息，對提升檔案管理工作效率起到了較好的積極作用。為促進人事檔案管理工作的高效進行，解決傳統管理模式存在的弊端，需要充分發揮大數據在人事檔案管理中的作用，實現電子化的檔案管理模式，為人事檔案管理工作的開展提供有利支持。同時，開展人事檔案電子化管理不僅能夠提高檔案管理工作的整體效率，使檔案資源的利用率得以提升，也能夠促進事業單位朝著科學的方向不斷發展。通過深入分析人事檔案管理中存在的問題，有利于提出一些可靠的參考依據，促進人事檔案電子化管理的順利開展。

一、大數據背景下人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人才的流失率較高

在人事檔案管理工作的發展過程中，必須要具備大量專業的檔案管理人才，便于及時發現人事檔案管理工作中存在的問題，采取具有針對性的措施對其進行優化，促進人事檔案管理工作朝著科學的方向不斷發展。但是部分事業單位對檔案管理人才隊伍的建設投入較低，以致檔案管理工作人員的薪酬待遇處于較低的水平，這不僅影響到檔案管理工作人員的工作積極性及主動性，也容易出現較嚴重的人才流失問題，難以滿足人事檔案管理工作對各類型人才的需求。面對這種情況，需要建立完善的管理制度，充分發揮激勵制度的作用，進而吸引更多優秀的檔案管理人才，減緩檔案管理人才的流失速度。

2.管理技術與基礎設施較為落后

在以往人事檔案管理工作時，存在較嚴重的人才匱乏現象，無法為人事檔案管理工作提供足夠的復合型人才。大部分檔案管理工作人員都是掌握了一些基礎知識，懂得運用一些簡單的檔案管理技術，難以適應信息化時代的發展要求，導致人事檔案管理工作的網絡化及數字化水平較低，不利于人事檔案管理工作的持續發展。其次，在進行人事檔案管理工作時，需要大量的基礎設備及相關設施，但是在實際的檔案管理過程存在管理軟件較落后、人員數量不足、檔案室占地面積不足等問題，對人事檔案管理工作的開展產生了一定的負面影響。最后，一般在進行目錄編輯的時候，需要充分利用計算機技術，但是整個操作過程存在一定的復雜性，且信息存儲量不足，以致對信息進行統計產生了較大的時間成本，嚴重影響到人事檔案管理工作的效率。

3.檔案信息的利用率較低

隨著事業單位或相關企業的持續發展，人事檔案的信息量越來越多，對檔案信息進行收集的同時，也要對其進行充分利用，使其能夠成為促進各項工作順利開展的參考依據。然而就實際情況來看，許多檔案管理人員對檔案信息的利用廣度及深度不足，所采取的手段也比較傳統，難以充分發揮檔案信息的使用價值，給人事檔案管理工作的長遠發展帶來一定挑戰。由于檔案信息的利用率較低，無法及時發現組織管理工作中存在的問題，也就無法采取具有針對性和科學性的處理措施，對事業單位或相關企業的發展產生了較大的負面影響。造成這種情況的主要原因就是檔案管理工作人員對檔案利用的重視性不足，未能充分認識到人事檔案管理工作在集體與個人發展中的重要意義。

4.檔案管理人員綜合素質不高

作為人事檔案管理工作的實施者，檔案管理人員的能力及素質直接決定著整個檔案管理工作的水平，是提高人事檔案管理工作效率及工作質量的重要因素。雖然在引進檔案管理人員的時候，對檔案管理人員的能力及素質提出了較為嚴格的要求，但是對檔案管理人員綜合素質的持續發展缺乏重視性，未能做好檔案管理人員的培訓工作，導致檔案管理人員對相關新知識和新技術的掌握程度不足，難以正確處理檔案管理工作中存在的問題，嚴重影響到人事檔案管理工作的質量。同時，大部分檔案管理人員自身的學習意識不高，對學習新知識、新技術存在一定的抵觸心理，過于依賴自身的工作經驗，這就很容易出現各種各樣的操作失誤，進而給人事檔案管理工作帶來更多隱患。

二、大數據背景下人事檔案管理的具體策略

1.建立完善的人事電子化管理制度

建立完善的人事檔案電子化管理制度，有利于提升人事檔案電子化管理工作水平，使人事檔案管理的整體效益得以提升。對于人事檔案電子化管理制度的建設，首先要明確檔案管理工作人員的基本職責，做好紙質檔案的歸類整理工作，將人事檔案完整地錄入到系統中，防止出現檔案整理失誤、檔案錄入失誤等不良問題。在進行人事檔案電子化管理工作時，需要及時將工作中出現的問題向上級反映，采取具有針對性的措施對其進行處理，將檔案管理問題所造成的影響控制在最小范圍，使人事檔案管理工作的有效性得以提升。同時，為促進人事檔案電子化管理的發展，需要對各種檔案管理問題進行分析，便于提出可靠的防范措施，將其編入人事檔案電子化管理制度中，為人事檔案電子化管理工作的開展提供有利支持。此外，需要建立完善的激勵制度，做到賞罰分明，以此調動檔案管理人員的工作積極性，使人事檔案電子化管理的目標得以順利實現。

2.確保人事檔案電子信息的安全性

雖然電子化管理模式能夠提高人事檔案管理工作的整體效率，使檔案資源的利用率得以提升，但是整個過程也存在著許多新的問題，尤其是人事檔案電子信息的安全性受到較大威脅，比如病毒入侵、黑客攻擊、系統損壞等等都直接影響著人事檔案電子信息的安全性，進而出現檔案信息丟失、檔案信息泄露等不良情況。因此，在進行人事檔案電子化管理工作時，需要充分利用現代信息技術，做好系統安全防護工作，使人事檔案電子信息的安全性得到保障。具體來講，可以選擇專門的傳輸通道來進行人事檔案電子信息的傳輸工作，實現檔案資源的密閉保存，還可以對存有重要信息的計算機設備與外界進行隔離，避免因黑客攻擊造成信息泄露等問題。同時，可以利用數據加密技術對人事檔案電子信息進行處理，減少檔案信息泄露事件的發生。此外，需要強化各個檔案管理工作人員的信息安全意識，規范檔案管理工作人員的行為習慣，熟悉掌握相關的法律法規，避免因人為操作失誤造成信息泄露等情況，為事業單位的穩定發展提供有利基礎。

3.規范電子化工作流程，做好信息審查及反饋工作

根據現狀來看，大部分企業在進行人事檔案管理工作的時候，缺乏規范的電子化工作流程，以致人事檔案電子化管理存在一定的滯后性，甚至存在某部分工作漏做等不良情況，嚴重影響到人事檔案電子化管理工作的質量。因此，為促進人事檔案電子化管理工作的有效進行，首先就要對檔案電子化工作流程進行改進，提升電子化工作流程的規劃性，使其能夠充分滿足企業對檔案管理工作的要求。將管理流程作為保障，將業務流程作為主體，促進人事檔案電子化管理的順利開展。在進行檔案資料的收集工作時，需要做好檔案的預處理工作，之后對其進行數字轉化，并將其存儲到數據庫中，便于借助相關軟件對其進行充分利用。只有實現流程化的檔案電子化管理工作，通過組織、計劃、控制、領導、指揮等方式進行部署，使人事檔案電子化管理工作得以有效進行。

4.加強電子檔案管理人才的培養，樹立終身學習意識

在大數據背景下，人事檔案電子化管理對人才的要求不斷提高，想要保證人事檔案電子化管理工作的有效進行，就必須要加強電子檔案管理人才的培養，確保檔案管理工作人員的能力及素質達到要求。首先，需要加強對檔案管理工作人員的知識培訓和技能培訓，使其能夠熟練掌握相關的理論知識和工作技能，尤其要學會運用各種信息化處理技術，將其靈活運用到實際工作中，使人事檔案電子化管理工作水平得以提升。其次，需要做好人事檔案電子化管理的宣傳工作，提高檔案管理人員對檔案電子化管理的認識，充分認識到檔案電子化管理對企業發展的重要意義，明確自身的工作職責及相關要求，以嚴謹、細致的態度做好各項工作。最后，需要構建和諧的溝通交流環境，促進檔案管理人員之間的相互交流、相互學習，促使檔案管理人員能夠樹立良好的終身學習意識，進而根據檔案管理需求進行自我強化，為人事檔案電子化管理的開展提供有利支持。

三、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰，這就需要利用現代信息技術對其進行合理改進，實現電子化的檔案管理模式，為人事檔案管理工作的發展提供有利支持。為促進人事檔案管理的電子化發展，使其能夠適應時代發展的要求，需要充分了解人事檔案管理的現狀，建立完善的人事檔案電子化管理制度，確保人事檔案電子信息的安全性，規范電子化工作流程、做好信息審查及反饋工作，加強電子檔案管理人才的培養、樹立終身學習意識，通過各種方式提高檔案管理水平，促進人事檔案電子化管理的持續發展。

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[3]丁麗娜.人事檔案電子化管理及其存在問題和相關措施之管見[J].科技創新導報，2019

（作者單位：濱州市水利建筑安裝工程處）