如何加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的思考

陳寶鋒

摘? 要：現(xiàn)階段，在學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的情況下，學(xué)校的檔案工作也是非?；A(chǔ)重要的工作一部分。為了迎合時(shí)代信息發(fā)展的需要，針對檔案管理水平好壞的衡量，關(guān)鍵就在于學(xué)校內(nèi)部對檔案管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新。因此，收集檔案和整理檔案也就顯得尤為重要，這將關(guān)乎到學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。該文將通過分析學(xué)校的檔案收集和整理工作，進(jìn)一步探究思考檔案管理方面的積極作用，為學(xué)校的檔案工作提供有效措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校? 檔案? 收集? 整理

中圖分類號：G420 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）02（a）-0199-02

學(xué)校檔案包括了學(xué)校從事各類教學(xué)、科研等活動(dòng)的文字、圖片及影像的記錄素材，這些素材在收集、瀏覽、整理以及傳承發(fā)展中都有著重大意義，這些對于學(xué)校日常工作以及促進(jìn)學(xué)校教育長期穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展的價(jià)值無法估量。因此，針對不同檔案素材，把握不同的記錄方式、不同的管理方式，在收集和整理的過程中，要結(jié)合其特點(diǎn)以及相應(yīng)措施，推進(jìn)檔案工作落實(shí)，促進(jìn)學(xué)校教育管理效率提高，推動(dòng)學(xué)?；顒?dòng)的順利開展。

1? 分析學(xué)校檔案收集與整理工作的特點(diǎn)

1.1 檔案收集的種類量大

檔案收集是學(xué)校的檔案管理部門按照相關(guān)的規(guī)定，通過征集等方式將筆者學(xué)校校內(nèi)或者有價(jià)值的外部社會(huì)檔案信息收集到學(xué)校，通過一定的整理藏入到學(xué)校綜合檔案室的過程。對于信息化時(shí)代的今天，學(xué)校通過各種方式記載記錄了大量文檔文獻(xiàn)，隨著時(shí)代的進(jìn)步，學(xué)校匯聚了紙質(zhì)檔案、音頻檔案、圖片檔案、電子檔案等。這些檔案的存在真實(shí)地記錄了學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展活動(dòng)的各個(gè)流程與行為事項(xiàng)，這些資料將會(huì)是學(xué)校對教育及未來發(fā)展進(jìn)行決策的依據(jù)與參考[1]。

1.2 收集與整理的面范圍廣

學(xué)校檔案收集的資料信息是全方位、多范圍的，它的涉及面廣，學(xué)校檔案工作者以及全校師生都需要積極參與配合。伴隨著科技手段廣泛運(yùn)用到檔案的管理當(dāng)中，檔案的存儲(chǔ)于載體的形式逐漸也在發(fā)生了變化，檔案形式從實(shí)物檔案增添了電子檔案并存的新型模式，這些檔案的種類變得豐富多樣，擴(kuò)大了學(xué)校資料的收集面與檔案整理工作的范圍，對于今后的檔案管理，需要進(jìn)一步地學(xué)習(xí)新的技能，提高檔案管理水平與涉及面。

1.3 檔案工作較強(qiáng)的連續(xù)性

隨著學(xué)校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，招生、建設(shè)、實(shí)驗(yàn)、教學(xué)等重大事件的改革。這些事件的建設(shè)發(fā)展需要延續(xù)幾年完成或者更長時(shí)間來完善。這些資料形成檔案是一個(gè)連續(xù)性的過程，在檔案收集中需要人員持續(xù)地跟蹤調(diào)查。在檔案的整理中，需要大量的人力、物力，合理性地分配資源、有效的收集方式、快速的整理方式，這些都將會(huì)提高完善檔案的管理。

1.4 收集與整理檔案過程的影響因素

對于學(xué)校檔案的收集整理工作，也會(huì)受到一定的因素影響。首先，學(xué)校的校領(lǐng)導(dǎo)管理檔案的程度不同，決定著學(xué)校檔案管理的力度。其次，檔案管理人員的工作責(zé)任意識，影響著檔案的收集水平與真實(shí)度。另外，學(xué)校針對檔案管理制度的建立完善、制度的落實(shí)落地情況，都會(huì)影響著檔案整理工作的質(zhì)量水平，不同的影響因素對于檔案的管理工作也會(huì)產(chǎn)生一定程度的影響[2]。

2? 加強(qiáng)完善檔案收集與整理工作的思考

檔案收集的優(yōu)劣將直接影響學(xué)校檔案工作的最初開展，檔案整理工作的好壞將會(huì)影響著檔案管理的整體水平。目前人們對于檔案管理的意識比較薄弱，缺乏檔案管理的有效措施等。針對目前檔案管理的現(xiàn)狀問題，就如何進(jìn)一步加強(qiáng)完善檔案收集與整理工作進(jìn)行以下思考。

2.1 增強(qiáng)認(rèn)識強(qiáng)化意識

因?yàn)闄n案的收集影響著檔案基礎(chǔ)工作。對于要進(jìn)一步做好檔案收集，必須要增高工作人員對檔案管理工作意義的認(rèn)識。只有高度重視檔案管理，強(qiáng)化檔案意識，才能進(jìn)一步做好檔案收集與整理工作。對于檔案意識，主要是指人們對于檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)生活性質(zhì)、作用及地位的認(rèn)識，它是一種管理責(zé)任的法制觀念，又是法律意識。對于學(xué)校來說，做好檔案管理工作，必須要強(qiáng)化全員的檔案意識，即強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、部門及工作人員的檔案管理意識[3]。

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的責(zé)任意識。各學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的管理。學(xué)校的檔案管理工作具體工作情況，一定程度上取決于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理規(guī)定的理解與掌握情況，以及重要的執(zhí)行程度情況。（2）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍管理的責(zé)任意識。檔案管理工作人員的基本工作要求就是要具有專業(yè)知識，遵守紀(jì)律法規(guī)，忠于職守。這也是檔案部門與其他工作管理部門在檔案責(zé)任意識方面的不同之處。檔案工作人員的責(zé)任心、意識強(qiáng)度，對于檔案的管理、開發(fā)、收集、質(zhì)量都起著至關(guān)重要的作用。（3）增強(qiáng)學(xué)校各部門的檔案意識。學(xué)校的各個(gè)部門都是檔案材料收集與整理的重要部門，是檔案資料立卷整理歸檔的基層部門單位，他們工作人員的檔案意識影響著檔案材料收集的數(shù)量和質(zhì)量。學(xué)校要加強(qiáng)對各部門的負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員進(jìn)行一定的宣傳教育，讓他們認(rèn)識到學(xué)校檔案工作對于學(xué)校工作的意義與作用，充分理解他們的工作對于在學(xué)校檔案工作的意義作用。各個(gè)部門對于檔案的文書工作者，也是針對檔案的利用人員，增強(qiáng)這些檔案人員的檔案意識也是非常重要的。通過檔案的利用，他們不僅可以發(fā)現(xiàn)檔案中的遺缺，也會(huì)更加重視并負(fù)責(zé)任地進(jìn)行檔案收集、整理工作。

2.2 完善歸檔整理制度

首先是做好檔案收集，其次就是要做好檔案資料的歸檔整理工作。學(xué)校的各項(xiàng)工作會(huì)出現(xiàn)的大量素材資料，有一部分需要統(tǒng)一保留保存，集中管理。這就需要建立完善的歸檔整理制度，這一制度將會(huì)是做好檔案工作資料收集的起點(diǎn)，更是對學(xué)校檔案材料資源的一種保證。檔案的歸類整理制度主要通過檔案的整理要求、檔案的整理范圍以及檔案整理的時(shí)間組成。有制度就會(huì)有法規(guī)、有依據(jù)。確定了資料整理的要求，就能進(jìn)一步保證檔案歸類立卷的質(zhì)量水平。確定了檔案歸類的整理范圍，也就明確了有效資料的收集，精準(zhǔn)把握不放過有價(jià)值的文件，不堆入雜七雜八的材料，減輕負(fù)擔(dān)，提高工作效率，確定了檔案歸類的時(shí)間，也就督促了檔案工作按時(shí)完成，使得檔案制度更加系統(tǒng)明確，也進(jìn)一步規(guī)范檔案工作責(zé)任[4]。

2.3 專職定崗人員，落實(shí)制度責(zé)任

制度完善是工作的開始，進(jìn)一步需要人員去實(shí)施。對于學(xué)校來說，一般是讓各個(gè)部門的秘書或者文書工作者承擔(dān)檔案員的職責(zé)。因?yàn)檫@些人比較熟悉檔案資料的來源、業(yè)務(wù)內(nèi)容及形成過程，都與他們的工作息息相關(guān)。這些兼職檔案員是檔案的主要收集者，他們能夠?qū)n案進(jìn)行更好的整理歸檔立卷，保證材料資源的完整性與聯(lián)系性。為此，這些工作人員的思想認(rèn)識以及工作態(tài)度，將會(huì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量水平。學(xué)校要加強(qiáng)重視，培訓(xùn)教育、工作指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流研討，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的開展[5]。

2.4 完善檔案收集與整理工作重要環(huán)節(jié)

（1）做好“立卷”工作。對于學(xué)校檔案的工作，要學(xué)會(huì)在收集中立卷，在整理中立卷。各個(gè)單位部門的文職秘書，要學(xué)會(huì)在工作中對歸檔材料進(jìn)行隨時(shí)立卷存放，學(xué)會(huì)化整為零，提高工作責(zé)任心與耐心，對于資料的收集整理歸檔都有著事半功倍的效果。在平時(shí)工作中進(jìn)行檔案資料的管理，做好文件的分類整理，做到保管有序，為定期或年底集中立卷做準(zhǔn)備。（2）做好“收集”工作。檔案的收集不僅僅局限于平常的工作立卷或者定期歸檔的文獻(xiàn)材料，還要把握時(shí)政要聞、節(jié)假日保密檢查等時(shí)機(jī)，進(jìn)一步對各單位部門的文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)那謇須w檔。做到收集工作之外的檔案信息，這也是非常重要的收集方式，可以對校內(nèi)的檔案進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充。（3）做好“歸檔”工作。按照制定的歸檔制度，規(guī)定好每年定期統(tǒng)一歸檔的時(shí)間，可以定在每年12月等。在此時(shí)間各個(gè)部門的檔案文書人員需要按照檔案室管理制度，統(tǒng)一集中按要求整理檔案，分門別類，剔除不需要的垃圾文件，歸納總結(jié)精華有價(jià)值的材料檔案。注意平時(shí)的立卷檔案整理，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)收集信息或索要有關(guān)文件資料，也要收集相關(guān)部門人員的檔案材料，防止重要文件或者材料的丟失遺落，也要做好檔案材料的明細(xì)范圍劃分，重視檔案歸類，確立檔案號，清晰檔案資料的存放有序，便于尋找查閱，提高工作效率與方法，讓檔案管理工作更加順暢，也為檔案工作的執(zhí)行更加便捷[6]。

2.5 整理工作圍繞收集工作的始終

檔案的收集是檔案的工作基礎(chǔ)，檔案的整理則是檔案收集的延續(xù)，檔案整理要圍繞著檔案收集，缺少檔案收集工作就無法進(jìn)一步進(jìn)行檔案的整理工作，更別說后期的管理、利用，也就會(huì)失去檔案工作意義。所以檔案整理工作要始終圍繞著檔案的收集，既能保障檔案資料的真實(shí)可行性，也能保障保障檔案資料的時(shí)效性。檔案的收集、整理相互依存，相互貫通，對于學(xué)校的檔案管理工作，我們既要做好檔案基礎(chǔ)收集工作，又要做好檔案整理的延續(xù)工作。

3? 結(jié)語

總之，學(xué)校的檔案資料儲(chǔ)存，不僅僅是對學(xué)校歷程的發(fā)展記載，更是通過學(xué)校檔案的成長見證，客觀反映學(xué)校在人才建設(shè)、教育發(fā)展、研究培養(yǎng)等方面的一系列成果，進(jìn)一步為教育者、決策者提供數(shù)據(jù)的經(jīng)驗(yàn)參考與素材支撐。所以，學(xué)校檔案管理對于學(xué)校整體性、未來性的發(fā)展非常重要，檔案工作者加強(qiáng)對檔案的收集與整理工作，對學(xué)校的發(fā)展具有奠基性的重要意義。

參考文獻(xiàn)

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[4] 王燕飛.如何做好學(xué)校檔案的收集與整理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：96.

[5] 丘偉.增強(qiáng)檔案意識，促進(jìn)學(xué)校檔案工作健康發(fā)展[J].才智，2011（31）：341.

[6] 李愛芳.淺談高等學(xué)校檔案的收集工作[J].甘肅科技縱橫，2009（1）：118.