新時期水利工程檔案信息化管理建設初探

周武東

摘 要：本文就新時期水利工程檔案信息化管理建設的意義進行了具體的介紹，提出了加強水利工程檔案信息化管理建設的措施，希望能夠為檔案管理人員提供參考以及借鑒。

關鍵詞：新時期;水利工程;檔案信息化管理;建設

水利工程檔案管理工作就是收集并且整理水利工程建設過程中各種原始記錄材料，對其存檔作為后期維護的原始記錄，使后期維護工作獲得參考，這是一種較為重要的工程質量溯源手段。近年來，隨著計算機網絡技術的快速發展，水利工程檔案信息化建設管理已經成為一個主要發展方向，將信息化技術手段引導到水利工程檔案管理工作當中，不僅可以有效提高檔案管理的效率，同時能夠為檔案管理工作帶來便利。由此可以看出，在新時期加強水利工程檔案信息化管理建設工作意義重大。

一、新時期水利工程檔案信息化管理建設的意義

在過去，水利工程檔案主要采取的是紙質化管理，這種管理方式不僅不利于管理，同時較難保存。隨著信息技術的不斷發展，通過將水利工程檔案轉變為電子檔案，采用信息軟件以及平臺來保管檔案從而方便人們查閱，實現了水利檔案的信息化。與傳統的紙質檔案管理方式相比，檔案信息化可以幫助管理人員簡化檔案管理各項工作流程，使檔案管理工作更為便捷。采用信息化技術來分類檔案并對其進行組合，可以有效節省時間，降低工作過程中可能出現的錯誤率。與此同時，傳統的紙質檔案管理過程中，常常需要對紙質檔案防蟲以及防塵問題進行有效解決，紙質檔案需要占據較大的空間進行存放，而檔案信息化以后，通過光盤以及硬盤等對相應檔案進行存放，不僅檔案存儲空間明顯減少，同時其提供了便利的存儲以及攜帶管理^[1]。另外，水利工程檔案信息化還可以進行信息共享，工作人員只需通過計算機即可對相應文獻檔案資料進行查詢，提高了水利工程檔案管理工作的便利性。

二、新時期加強水利工程檔案信息化管理的措施

（一） 完善管理制度

要想建立并且完善水利工程檔案管理信息化系統，就必須堅持良好的管理理念，始終貫穿信息化管理的整體思路。

首先，近年來科學技術得到了快速的發展，使得水利工程檔案管理水平也得到了不斷的提高，其管理系統也處于一個不斷完善的趨勢。在這樣的時代背景下，對檔案管理質量提出了越來越高的要求，因而必須加強對水利工程檔案管理人員的培訓，不斷提高其服務意識。

其次，水利工程檔案信息化管理其最終目的就是電子化以及數字化全部的紙質檔案，從而便于管理，使其方便查閱，進而更好的為社會服務。為了使水利工程檔案管理工作具備良好的便利性，不斷提高其利用率，管理人員需要將傳統的管理模式逐步摒棄，最大程度的信息化工程檔案信息，對信息網絡資源實際發展成果進行充分的利用，進而使其為社會提供更好的服務。

此外，在建立水利工程檔案信息化管理制度的過程中，離不開領導的大力支持，需要結合檔案在信息化建設過程中的實際進度對存在的問題進行逐步匯總并對其進行不斷的修改以及完善，與此同時各個單位以及各個管理層人員需要檢查檔案管理工作同時進行查漏補缺，進而使管理制度得到不斷完善。

（二）對檔案整理工作加強重視

在信息化管理水利工程檔案過程中，整理以及歸檔是最為關鍵的一項工作，為了使整理不及時以及歸檔混亂等各種問題得到有效解決，在水利工程檔案采集過程中，就需要結合水利工程實際狀況，適當調整其檔案采集手段^[2]。

首先，如果水利工程項目其實際建設周期較短，可以采用追蹤采集法進行檔案的采集，一方面，使采集速度有所提高，另一方面可以保證檔案的質量。

其次，如果水利工程項目建設周期較長，可以通過分階段采集法來完成檔案的采集工作，這樣不僅可以使檔案的完整性得到保證，同時可以明確檔案采集內容以及采集時間，以防資料丟失。

此外，在歸檔過程中，還需為檔案及時編制分類號以及工程代號等，加強應用電子文檔，從而方便后期查閱。

（三） 統一制定檔案信息化規范標準

只有為水利工程制定統一的檔案信息化標準，才能使水利工程形成完整的檔案資料，進而使其形成完善的管理工具以及軟件。當前，現有檔案管理規范存在著技術標準以及整理規范不統一的問題，導致檔案在整理存放過程中采取了不同的歸檔方式，這樣會影響后期檔案的查閱以及利用，使檔案的利用率有所降低。統一制定檔案信息化規范標準可以保證在開發檔案管理軟件過程中做好有規可依，保證了查閱資料的高效性，使檔案利用率有所提高，減少了檔案管理過程中的人為因素以及失誤。

（四）加大軟硬件投入

要想保證水利工程檔案信息實現數字化，就必須為其投入足夠的資金，配備服務器、計算機、打印機以及掃描儀等各種基礎的軟硬件設備，同時需要購置或者開發系統軟件。只有充分利用計算機以及網絡等現代科技，才能使水利工程檔案信息化管理工作效率得到有效提升。

（五）提升信息化管理的安全性

首先，在互聯網時代，必須在安全性基礎之上建立水利工程信息化檔案，只有安全工作得到保證，才能使水利工程檔案資料信息具備更高的保管質量。

其次，由于工程檔案在由傳統紙質管理向電子信息化管理轉變過程中存在著較大的不穩定性，因而必須不斷提高管理人員自身安全防范意識，進行紙質化以及無紙化管理并用，通過雙向備份方式，對各種網絡病毒感染現象以及攻擊問題進行有效防御^[3]。

此外，還需對已備份的電子檔案信息定期進行備份，從而形成備忘錄。

另外，對水利工程檔案信息化管理工作，需要完善其安全保護措施，建立健全的保密制度，以涉密不上網作為基本原則，保證水利工程檔案數據庫信息處于安全通暢的狀態，進而實現高效管理。

（六）營造良好的存放環境

1、保證電子檔案原始性

在建立信息化電子檔案過程中，檔案也具備原始性，但是電子文件檔案其真實性常常遭到破壞。雖然電子檔案的修改便利性較高，但是存在著無法追隨真實性的問題。因而，必須要采取措施保證電子檔案信息其真實性以及原始性。

2、 保證載體的物理安全

水利工程相關電子檔案一般存儲于U盤、電腦以及光盤等各種磁、光介質上，因而必須為這些介質建立一個良好的保存環境，對環境內的溫度以及濕度等進行嚴格控制，使電子檔案載體具備較高的物理安全。

3、定期檢查以及維護載體

定期對檔案載體進行檢查，一旦發現其因受到了環境的不良影響而出現問題，必須立即采取有效的措施，使電子檔案的安全性得到保證。

三、結語

在新時期，將信息化技術應用于水利工程檔案管理工作當中，不僅可以使檔案管理效率得到有效提升，同時能夠促進水利工程實現可持續發展。因而，水利工程檔案管理部門需要不斷完善檔案信息化管理制度、對檔案整理工作加強重視、統一制定檔案信息化規范標準、加大軟硬件投入、提升信息化管理的安全性、營造良好的存放環境，從而不斷提升水利工程的檔案信息化管理水平。

參考文獻：

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