基于數字化檔案信息資源大數據庫建設的探討

余群云

摘 要：目前，我國各行各業的發展都趨于數據化管理，擁有屬于自己的數據庫。那么如何快速、高效、統一的對這些數據進行管理就成為了一個重要的問題，數字化檔案信息資源大數據庫建設的必要性也由此體現。

關鍵詞：數字化;信息資源;大數據庫;建設

以計算機為主的數據時代、云端計算技術等數字化技術的發展已經達到了相對成熟的階段。建設數字化檔案信息資源大數據庫為數字化檔案的管理提供了平臺。但是，現階段我國的檔案信息資源數據庫的管理水平不高，存在著很多問題，所以基于數字化檔案信息資源加強數據庫的建設很有必要的。

一、數字化檔案信息資源大數據庫建設的原因

1.政府部門的大力支持

近年來，隨著經濟的快速發展，產生的數據及檔案信息也越來越多。無紙化的辦公方式出現了很多電子信息檔案，這些檔案不論是對單位發展還是國家經濟的發展都有著很重要的影響，這種信息檔案也成為了檔案信息資源數據庫的主要來源。同時，多種數據庫的建立也為建設大數據庫提供了發展基礎。

2.大量數字化信息待整合

數字化檔案信息資源數據庫建立的目的主要是為我國的經濟發展和資料數據收集做后盾，但是，目前我國資源數據庫的現狀是大量的檔案信息及數據信息的入庫工作、分配工作等還沒有完成，實現資源整合及數據庫統一管理還需要一定的時間。因此，管理部門有必要對信息資源數據庫的建立實施全方位的監控，并定期根據其發展情況提出符合形勢的建設目標，以此作為數據庫建立的動力和更高標準。

3.云端處理技術的出現為數據庫的建立提供了技術支持

云端處理技術是信息資源數據庫建立的核心技術，它能夠更快、更準確的對信息資源進行分配、管理和分析等。自2006年云端處理技術出現至現在，其技術發展程度已經十分成熟，該技術的引用對我國資源數據庫的建立起到了舉足輕重的作用。

4.國家對“大檔案”概念的推進

自2011年以來，國家檔案局局長在各大會議上不斷強調加強“大檔案”概念。所謂“大檔案”就是指檔案管理工作一體化，加強建立檔案管理體系。檔案不只是包括富有歷史足跡的讀物及實物等，還包括前文提到的計算機辦公的海量電子檔案。這些信息資源的管理難度以及“大檔案”概念的推進使得我國信息資源數據庫的建立成為必然。

二、數字化檔案信息資源大數據庫發展存在的問題

1.管理方式及思想過于保守

數字化信息資源大數據庫的建立及實施需要經過文件流動及轉出環節。按照國家檔案管理條例這些文件在規定范圍內的流動是允許的，但是一些檔案管理人員的思想過于保守，認為其不能對外公布流通，甚至會擔心在流通過程中資料會遺失等問題。這就造成延遲了數據庫檔案信息整合的時間，最終有可能導致數字化大數據庫的信息缺失。

2.信息資源泄密事件頻發

根據不同類型的檔案其保密程度及價值是有明確的規定。但是，目前由于系統管理步驟出現漏洞就會出現被有心人竊取機密文件的事情，這種情況如果沒有得到控制，將會給單位發展甚至國家的發展帶來極大的影響。為了確保這些檔案信息移交過程中不被泄露，需要有關部門及檔案管理人員對數字化信息管理系統做好嚴謹的保管措施。

3.對于資源信息的管理及標準不明確

一方面，數字化檔案信息的管理剛剛起步，其發展還尚未成熟，依然處于不斷優化完善的過程中。管理部門對于檔案信息的數字化管理方面還沒有十分明確的標準。另一方面，多種數據庫模式的出現使大數據庫的建立及管理難度都有所增加，因此更需要有一個明確的標準。如果大數據庫長時間沒有固定的發展標準及整合準則，不僅其便捷、迅速的功能得不到體現，大數據庫作用的發揮也會受到影響，這將是對國家資金投入的浪費。

4.領導層數據信息管理意識薄弱

數字化大數據庫建立時間很短，所以有些領導對這一項目的實施及管理思路還不是十分清楚，處于迷茫狀態，甚至有些領導思想觀念還停留在傳統檔案資料的管理方式上，認為大數據庫的資料管理模式是不安全、不科學、不可信的。這樣的思想意識就導致在管理和建設過程中產生歧義，遇到各種問題得不到及時解決，對于數字化大數據庫的建立和發展都是十分的不利。

三、加快數字化檔案信息資源大數據庫建設的措施

1.加強對“大檔案”概念的宣傳與推廣

數字化檔案信息資源大數據庫的建立使得傳統的檔案管理模式被打破，并且其建立時間短。很多相關人員對數字化大數據庫的運行和工作模式還不是十分了解，對于“大檔案”的概念也沒有貫徹落實。所以現階段來說，相關工作人員應提高自己的思想意識，與時俱進，有關部門還可以組織大數據庫工作人員及相關領導層深入學習“大檔案”概念，將“大檔案”概念深刻地貫徹進自己的工作準則和標準中。嚴格把控檔案信息在移交過程中的各項工作事宜，以豐富完善數字化檔案信息大數據庫為標準，切實出發，在工作人員中加大對“大檔案”的宣傳力度。

2.加強對防泄密知識的學習

對涉及機密或具有保密價值內容的檔案，其管理的核心標準就是保證資料的安全性和完整性。所以，為了達到這一目的并保證企業及國家的經濟發展不受影響，就要求檔案管理人員及相關領導層有很高的保密意識和防范意識。這種意識除了要在思想和行動上落實以外，由于資料管理的復雜性還需要各管理部門加強配合，在加強員工保密意識、防范意識和防泄漏知識學習等方面刻不容緩。各企業內部及政府相關部分可以組織有關工作人員進行防泄密知識及安全意識的培訓，或者建立分組制度，每個小組由不同部門的人組成，并且包含一名監督小組長，實行小組企業化管理。

此外，政府管理部門可以加大對檔案管理設備的扶持和資金投入力度，例如，在資料存儲這一環節，政府可以為其購進先進的存儲設備或者引進物理隔離技術。值得注意的是，他國引進的資料管理技術對于我國來說不一定是完全適用的，所以需要進一步優化和完善，這樣才能在基礎的環節減少資料遺漏、丟失的可能性。

3.完善并優化數字化檔案信息資源數據系統

近年來，國家檔案局針對檔案管理出臺了很多相關的文件，并已經逐步開始執行。但是由于我國數字化發展時間較短，所以在數字化技術、思想方面存在很多欠缺，其檔案信息資源系統的發展尚未成熟，在發展過程中存在很多的問題。前文提到，在數字化大數據庫的管理模式下如果沒有完善的信息管理系統，那么該數據系統的建立過程及實施過程也不會很順利。現階段，我國及各級政府已經開始以數字化大數據庫為中心對檔案數據進行管理，這樣的層層連接、環環相扣的管理模式對數字化大數據庫的建立及發展起到了十分重要的作用，由此，完善并優化數字化檔案信息資源數據系統對于數據庫的發展的影響也是尤為重要的。另外，除了政府管理層面，在檔案管理的有關部門及企業內部更需要不斷地總結、反思和優化。

4.明確數字化大數據庫的建立和發展標準

明確數字化大數據庫的建立和發展標準是保證數字化檔案信息資源大數據庫順利發展的重要一步。雖然，國家及各級政府相繼出臺了很多關于這一方面的文件，但是這些文件大多涉及到關于機密檔案管理及資料泄露等法律方面的問題，關于檔案管理標準及數據庫運行和管理標準的規范只是寥寥幾句，這樣的規范模式不僅反映了我國在信息資料管理大數據庫系統方面的管理欠缺，也很容易使系統運行及管理人員出現亂操作、濫操作等情況。所以在這一方面，管理部門沒有在根本上給予數字化大數據庫發展的具體標準，這就造成了各級管理部門之間關于數字化檔案數據庫管理方面的要求參差不一。相關部門的領導應統一制定并明確該系統發展的線路，并指明每一階段所要實現的目的和發展方向，國家出臺明確的管理標準。這樣才能使得數字化檔案信息大數據庫的發展步入正軌。

四、結束語

在大數據時代到來的今天，數字化檔案信息大數據庫的出現是一種必然，其發展擁有相對成熟的云端處理技術以及豐富的資料庫作為物質基礎。相信在政府相關部門多方規范下，數字化檔案信息資源大數據庫的發展一定能夠取得很大的進展。在發展過程中，檔案管理部門一定要注意該數據庫在發展過程中出現的問題并及時解決，逐步優化，這樣檔案信息大數據庫的發展才能更加順利。

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（作者單位：江西廣播電視大學）