醫院經濟合同管理的探索與實踐

金文姬

摘要：經濟合同管理是醫院內控建設的重要組成部分，本文從醫院經濟合同管理中存在的問題出發，探索醫院如何以經濟合同管理為契機實現從預算、招標采購、合同會簽、合同履行、合同存檔的事前、事中、事后全流程全方位的閉環管理，將傳統的縱向管理模式轉變為縱向橫向全網格化覆蓋管理模式，從而構建符合現代醫院管理要求與政府會計制度相適應的醫療衛生計生單位經濟合同信息管理平臺。

關鍵詞：經濟合同管理;信息;內控

經濟合同是指民事主體之間為實現特定的經濟目的，明確相互權利義務關系的協議。當前公立醫院經濟合同已涵蓋物資采購、建設工程項目、后勤保障、廣告宣傳、房屋修繕、設備租賃及科研項目等多個領域，范圍廣、項目多、種類復雜?？梢哉f，醫院開展運營活動的每一個環節都離不開經濟合同管理，經濟合同管理作為公立醫院管理體系的重要組成部分，對于防范和管控經濟風險有著不可忽視的價值。

一、醫院經濟合同管理現狀及存在問題

（一）缺乏信息系統支撐，未實現閉環管理

從經濟合同的全生命周期來看，經濟合同涉及預算，招投標采購，審核簽訂合同，后期執行，運行跟蹤、分析等多個環節。在現實管理中，因涉及專業的管理條例和內控不相容崗位相互分離的要求，相關環節都會歸口不同的職能科室進行操作運行。很多醫院缺乏規范、科學的經濟合同管理標準和控制程序，各個環節各自為政，有的醫院重視預算環節，忽略了后期的執行分析;有的醫院重視招標采購，卻忽略了預算時的必要性論證;有的醫院經濟合同管理與預算管理相互脫節，合同無法與預算一一對應，部分支出偏離預算。上述情況都是沒有實現經濟合同閉環管理的表現，輕則導致醫院經濟效益受損，重則引起醫院戰略實施與執行的失誤，資金鏈出現斷裂。

通過調研對比橫向兄弟醫院來看，多數市屬公立醫院尚無一套完善的經濟合同信息系統管理體系，經濟合同的管理仍處于比較傳統的手工辦理階段，或部分審批已實行信息化但未能通過信息系統實現經濟合同全流程的監控、記錄。經濟合同紙質臺賬歸口不一，查閱資料需求助不同管理部門。

（二）科研項目經濟流程管理薄弱

隨著醫院科研能力的提升，科研課題投入的不斷加大，對科研經費使用與管理的要求也越來越高。科研經費管理涉及到科教、財務、設備科、采購中心、信息中心等多個部門，部門與部門之間、部門與課題負責人之間缺乏系統的配合、協調和溝通，信息缺乏有效共享。

由于科研項目研究的前瞻性，特殊材料的購買和外送委托的測試化驗加工，就如同個性化裁衣一樣需要量身定制。而這部分的經濟合同管理往往成為醫院的空白點，科研項目領域缺乏有效管控是普遍存在的薄弱環節。許多醫院仍是課題負責人自己聯系供應商簽訂經濟合同，缺乏正規的采購議價流程和相關職能科室的監督，易導致課題經費的浪費，也為套取資金提供了土壤。

（三）外包業務合同缺少執行跟蹤

由于醫院自身資源的局限性、經濟效益的考量和某些業務的專業性要求，醫院會對中藥的煎制、物業、安保、洗滌、部分檢驗項目、設備運維等業務進行外包。若醫院監管不到位，易出現中藥飲片質量不高、物業安保實際出勤人員低于合同規定人數、洗滌不凈、服務態度差、個別檢驗樣本由于漏發導致報告延遲、運維不及時、合同到期仍在繼續執行等一系列問題。

（四）經濟合同存檔資料不全

多數醫院缺乏統一的合同歸檔部門，由各職能科室歸檔各自分管的合同。相關存檔科室只保存了經濟合同，而合同相應的附件資料不全，如相應的預算資料、招標資料、三重一大事項的黨政聯席會會議批復等，查閱資料費時費力。

二、醫院經濟合同管理的改進措施

（一）強化信息閉環管理，設置預警提示

醫院經濟合同管理必須是系統的、動態的、全過程的管理，這就要求把關與合同有關的所有環節。在當前全球大數據技術發展的浪潮下，信息技術的發展日益成熟，這為醫院經濟合同管理信息化提供了技術支撐。因此，醫院必須根據自身的運營特點和管理要求，以經濟合同為切入點，從預算到執行跟蹤設計一套切實可行的經濟合同管理系統。通過網絡系統實現橫向縱向網格化管理，將和經濟合同有關的業務流程或信息系統進行串聯，實現審批無紙化的長效機制，便于職能科室更快速、更準確的獲得相關數據進行經濟分析，使管理者更加清晰準確地了解醫院的運營情況，確保經營活動有序有效的開展。

另外，利用系統實現全面的痕跡管理，在立項到預算、采購、合同、驗收、付款的全過程管控中，對審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點進行自動預警，有效開展經濟風險防控，避免出現合同逾期仍在執行、超合同范圍采購、合同標的物重復交叉等情況。（見圖1）

（二）完善經濟合同電子審批流程

由經辦科室發起流程，讓合同的歸口管理部門、業務部門、審計監督部門充分參與合同的制定、審核、執行和監督，完善合同管理有效解決多部門之間的協同工作問題，縮減合同傳遞時間、提高工作效率。如：財務科負責審核合同收、付款相關條款、有無預算、合同期限以及支付方式的合理性，按財務管理制度辦理資金結算;相關職能部門負責業務實質審核，防止出現經濟行為虛假或違規風險;黨政辦嚴格按照醫院用印管理要求辦理用印及登記;合同歸檔科室編制合同編號、存檔地點及份數、存檔人等。

（三）將科研經費管理融入整個經濟合同管理體系

將科研經費管理納入到整個經濟合同管理中來，利用經濟合同管理系統為各部門和項目負責人提供從經費來源維度、課題分類維度，課題狀態維度、經費起點維度的多角度查詢，跟蹤科研經費預算編制、使用、采購項目等的開展情況，對科研經費的管理從結題時的突擊消費轉變為事前和事中控制。以科研經濟合同管理為契點進行擴散式管理，將各職能部門更加緊密的結合在一起，實現科研經費使用及管理的有章可循和各司其職，有效地提高科研人員及科研管理人員的工作效率，切實做到科研經費管理“投而有效、放而有度、行而有序、管而有法”。

（四）規范外包合同管理，實時跟蹤

在簽訂外包業務合同時，必須設置相應的考核指標及對應的獎懲措施。由醫院成立外包合同管理委員會，每季度召開外包合同委員會工作會議，由經辦科室匯報每月外包業務的抽查情況、存在問題和滿意度調查，通過會議投票和郵件征詢等方式，對外包業務的新增申請和續簽工作進行充分討論。在醫院精細化管理的時代，通過外包合同管理委員會的監督和指導，將院內執行科室對各項外包業務的監督日?；?、系統化且不斷PDCA持續改進。

（五）內控內審雙管齊下，為醫院經濟發展保駕護航

我國公立醫院內控管理仍存在很多的問題，應不斷加強醫院內控管理，將監督貫穿于預算、招標采購、合同會簽、合同履行、合同存檔整個經濟合同的生命周期，實現事前、事中、事后全流程全方位的閉環管理，打造清廉、智慧、低碳、優效、廉政的內控管理體系。

制定年度內審計劃，保障內審工作有條不紊的開展。由內審人員查閱管理制度和經濟合同、外包單位的相關許可證、相關工作人員的考勤記錄，合同對應的相關會計憑證、業務臺賬等，對經濟合同項目整體的運營情況進行審計。

（六）完善經濟合同存檔的管理

經濟合同檔案既是合同執行的依據，也是事后檢驗經濟行為的歷史資料。經辦科室在發起經濟合同電子審批時，應將招標資料、三重一大事項的黨政聯席會會議批復等重要附件一并上傳系統，做好紙質和電子資料的雙重存檔。在保障數據安全的前提條件下，通過關鍵信息搜索提高查檔的便捷性和完整性。

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