關于縣級人民醫院人事檔案信息化管理的思考

曹杰

摘? 要：人事檔案是縣級人民醫院人事安排、薪資調整和職稱評定等相關工作開展的主要依據，也是職工政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績、個人經歷等內容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。隨著我國醫療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫務人員的流動性持續加大，縣級人民醫院人事檔案管理工作應與時俱進，實施檔案的信息化管理，使縣級人民醫院檔案工作適應時代發展的需要。

關鍵詞：縣級人民醫院;人事檔案;信息化管理

隨著我國醫療事業水平的不斷提高，縣級人民醫院的信息化建設進一步加強?？h級人民醫院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于縣級人民醫院的管理和運行減少成本、提高效率。

1 縣級人民醫院人事檔案管理信息化的作用

1.1節約成本，提高效率。實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現的錯誤，即使出現錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統一，整齊一致。

1.2利于保存，安全有保障。實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創立原始數據庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環境的穩定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

1.3有效利用檔案信息。人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發展方向，同時方便縣級人民醫院管理者對縣級人民醫院人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

1.4促進檔案管理人員提高業務水平。檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業務水平提出了較高的要求。縣級人民醫院人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

2 縣級人民醫院人事檔案信息化管理存在的問題

2.1管理手段相對落后。縣級人民醫院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規模招聘、縣級人民醫院人員集體簽訂勞動就業合同以及人事調動方面，容易出現錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

2.2材料的完整性與安全性無法保證。人事檔案的材料歷來是紙質的，即使要查閱一些很基礎的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調取、審閱和轉入轉出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至會引起火災等重大災難事件的發生。

2.3檔案意識淡薄。在工作中，人事檔案里的信息很難被縣級人民醫院管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

2.4人事科部分人員的業務水平較低?？h級人民醫院一般對醫務工作者的專業素養比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術培訓、業務水平提高以及責任感、使命感的培養，造成業務能力的不足?？h級人民醫院在選拔學科帶頭人、技術骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業技術能力及學科領域內的專長，在相關學術領域產生了什么樣的影響。而我們現在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足縣級人民醫院發展的需要。

3 縣級人民醫院人事檔案信息化的實施

3.1逐步完善醫院檔案信息化系統。為了實現醫院的穩定發展，需要結合醫院的運營管理情況，對醫院檔案信息化管理系統進行完善。首先，加強對醫院各個部門之間的協調配合，確保各個部門都能夠靈活使用醫院檔案信息化系統來完成本部門的業務工作，使檔案信息的高速傳輸和實時共享成為可能。其次，遵循系統化、標準化、規范化的原則，進行醫院檔案信息化系統的統一規劃和建設，并且采用雙軌制進行嚴格的限制，確保歸檔材料的完整性和有效性。最后，因為醫院檔案信息化系統在運行期間需要定期開展硬件設備的檢查和軟件系統的更新，還要對系統軟件進行殺毒，保證系統運行環境的安全性，這些都需要專業人才來完成，在選擇相關工作人員時要格外慎重，確保人才素質和能力能夠滿足上述崗位的實際要求。

3.2加強對檔案管理人員的培養。醫院檔案信息化建設對于傳統醫院檔案管理人員是一大挑戰，信息化建設過程中需要工作人員具備更高的素質和專業技能，需要醫院檔案管理部門組織培訓和學習來提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。檔案管理人員需要學習檔案管理信息化理論知識，學習檔案管理信息化專業技能，并且醫院還應通過合適的激勵政策提高檔案管理人員的工作積極性，使之積極主動地加入到醫院檔案管理工作中，促進檔案管理信息化系統穩定運行。醫院在建設檔案信息化人才隊伍的過程中可以重點選拔那些具備檔案管理知識和信息化操作技能的復合型人才，也可以加強對現有檔案管理人員的培訓來提高他們的專業素質，培養更多優秀的檔案管理人才。

3.3加強對醫院檔案信息化系統的建設和維護。充分重視醫院檔案信息化系統的建設，加大資金和資源的投入力度，委派專業素質較高的人員負責系統的建設和維護工作，確保醫院檔案信息化系統能夠保持穩定安全的運行，以此來推進醫院各項工作的良好開展。

人事檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、統計報表等組成。實現縣級人民醫院人事檔案管理的微機化、網絡化。應做好以下工作：

3.3.1 建立縣級人民醫院人事檔案基本信息數據庫。包括縣級人民醫院職工姓名、性別、出生年月、學歷、畢業學校、入黨團時間、參加工作時間、職務與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養老保險等各項信息。

3.3.2 建立縣級人民醫院人事檔案材料接收數據庫。建立聯系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數據庫。使人事檔案材料接收管理工作規范、有序。

3.3.3 建立縣級人民醫院職工工資數據庫?？梢园崖毠さ目冃Э己顺煽兣c工資互相關聯。

3.3.4 建立職務任免數據庫。包括職能科室主任、科長職務任免審批表和科主任、護士長聘任表等。

3.3.5 建立其它檔案數據庫。將人事檔案接收登記表、轉遞登記表、查3.3.借 閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計算機管理.把部分紙質文件和圖片制成電子文件。逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和數據交換。實現資源共享。

參考文獻

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