大數據時代的檔案工作研究

馬慧鵬

【摘要】我國近年來信息化技術得到了極大的提升，社會對于檔案信息資源的需求也越來越高，社會已經進入了大數據時代。所以當前工作的重點是在大數據時代提升檔案工作效益，提高檔案工作效益的其中一個有效措施就是將檔案信息進行有效整合，這種方法是開發利用檔案資源的有效方法，這樣可以有利于提高檔案工作效益的提升。

【關鍵詞】大數據時代;檔案工作;效益;提升;管理

檔案信息的處理本身是一項十分復雜的工作，因為受到了非常多的限制，但是在目前這個大數據時代，傳統的檔案管理方式已經無法滿足人們的需求，在進行當管理的時候，相關的管理工作者一定要利用多媒體技術，盡可能將檔案管理工作提升一個層次，進一步保障檔案信息建設工作的發展。

一、大數據時代檔案管理存在的問題

目前，我國檔案管理的相關制度還不完善，仍存在一些問題。為了提高檔案工作水平，我們需要理清這些問題并逐一解決。

（一）管理內容不完善。隨著信息化技術的不斷普及，大數據時代已經在向我們逼近，在這一新環境下，對檔案進行合理利用，保護自身合法權益，保護好重要的檔案資料顯得更加重要。因此，檔案工作部門需要不斷完善檔案材料管理體系，管理方法和管理人員需要進行一定的調整。合理利用檔案資料保護檔案所有人的合法權益，這是當前我國在檔案工作方面的工作重點。而在大數據時代，檔案管理體制必須要采用更加合理的管理方法進行約束。尤其是針對現在大數據時代迅速發展的信息化技術，其已經為檔案管理提供了許多新型的技術和新型的人才，因此對于這部分新領域之中的人才和科技的結合，必須要采用更好的管理體制來進行完善。尤其是現在的人力資源，檔案管理技術針對于現在人力資源的管理和人才，檔案的分配都能夠充分發揮最高的效率，而他對于管理內容的要求也是越來越高的。管理內容包括的層次和領域越來越廣泛，逐漸從以往的管理法案進行到現在的管理體制和系統的管理方式等等。所以等到現在，許多企業管理內容存在局限性，無法很好地針對現在的檔案管理過程進行統一的安排，從而使得現在的信息化技術、信息化人才的利用和管理存在某些問題，影響大數據時代檔案管理的正常發展。而大數據時代的特點同時要反饋給管理層，所以管理內容必須要進行完善，才能夠進行下一步的創新。

（二）檔案工作人員的能力欠缺。隨著我國進入大數據時代，關于檔案的管理工作也發生了一些變化，檔案資料管理工作也進行了一定的調整。原本檔案資料都是分散式管理，但是當前我國的檔案工作正在趨向一體化管理，從原始單一到現在檔案更全面，檔案類別也在增加。這也對文件管理人員提出了更高的要求。但是我國一些地方的檔案管理人員的綜合能力還有所欠缺，對于大數據時代利用計算機技術管理檔案資料的方法不能熟練運用，檔案部門對于他們的培訓不足，這就導致了在實際的工作中經常會出現一些問題，這將給檔案管理工作帶來很多困難。

二、大數據時代提高檔案工作水平的方法

在檔案管理的過程中，選擇合適的方法是至關重要的，畢竟一個好的方法既可以減輕檔案管理人員的負擔，也可以提高檔案管理的質量。

（一）檔案信息資源的合理配置。整合檔案信息資源的目的是實現檔案信息資源的統一管理，最大限度地發揮檔案信息資源的作用。實現這一目標不僅可以考慮短期努力。并專門規劃每個階段的工作，逐步實施各階段的工作，以逐步實現目標。在提高工作效率的前提下，關鍵在于標準體系的構建。所有訪問信息必須符合統一標準并形成統一的數據庫。我們必須努力使其成為一個普遍的標準，我們還可以從一些相對成熟的共同標準中學習，并在統一的標準下整合檔案信息資源。同時，根據實際情況，在資源的開發和處理中進行循環處理，合理配置歸檔信息資源。

（二）加強檔案信息資源的整體建設。在大數據環境中，有關部門強調整體建設理念，對檔案信息資源和社會服務總體支持和認可。今天，檔案信息資源的整合不僅需要單位內各部門的合作，還需要單位與社會其他信息部門的合作，因此，有必要建立有關部門的整體意識，要求有關部門具備全球資源共享意識和合作意識，在沒有產業和地理影響的情況下，該部門的檔案信息資源建設將結合國家整體檔案信息資源建設，明確責任，積極做好自己的工作。相關部門要整合單位的信息資源，要實現跨類別和載體的信息資源的檢索和利用，有關部門可以根據實際情況采用不同的技術手段。遵守規定的網絡接入程序，建立符合實際運營模式的網站，并在整合單位檔案信息資源的前提下，進行檔案信息資源的整體建設。

（三）掌握關鍵點，促進檔案信息資源的管理。在工作中，只有區分不同的類別，掌握工作重點，才能使工作有效。在當前中國化工企業檔案信息資源管理中，建立自己的檔案信息網站，建立檔案信息資源數據庫尤為重要。利用網站整合分布式文件信息，與其他網絡信息組織共享資源，可以促進建立檔案信息資源的過程。同時針對目前檔案信息資源的管理，還要掌握更加合適的管理體制，實現其關鍵點的掌握。尤其是現在的管理體制，必須要進行分層管理、分制度管理、分店管理，進行以上不同管理模式的同時，必須要把握住管理體制的關鍵點，實現各管理體制的有效結合和統一，才能充分發揮出管理體制的有效性。檔案信息資源管理技術不光是一種新興的技術，對于現代管理體制的繪制以及關鍵點的把控也有著相當大的促進作用，為此對于以上所說的幾種管理體制的管理方式，必須要通過利用信息化資源的反饋能力，實現其關鍵點的掌握，促進現代檔案信息資源的有效管理。而對于現在關鍵點的掌握，除了通過利用更加完善的信息化技術進行掌握之外，還有就是要加強現在各種網絡技術的有效控制和進行。同時對于現在的網絡信息關鍵點，要采用更加合理的管理制度管理人員以及信息化技術操作人員進行相輔相成的操作和控制，從而使得關鍵點能夠更好地融入現在的管理體制創新中。要加強關鍵點的掌握，以及各項信息化檔案資源管理技術的創新和發展。

（四）充分利用網絡資源，開發利用網絡檔案信息資源。現如今我國的信息化技術運用已經十分普遍，而且網絡技術已經非常發達，因此在進行檔案管理的時候可以適當利用網絡技術，充分利用網絡資源，能夠達到事半功倍的效果，相關的部門在進行檔案整理工作的時候，積極去開發，并且利用網絡信息資源，制定一個完善的檔案信息管理庫，從而將所能收集到的，但范圍已擴大到更大范圍，有限的服務內容得到進一步發展，因為相關部門不能僅僅依靠自己的資源，還要對于其他外界資源加以開發和利用，并且要及時去考核該資源的真實性。這樣一來，進一步運用網絡信息就十分方便，在進行信息傳遞的時候，能夠更好地保障檔案信息資源庫的安全問題，也可以進一步將檔案信息的共享范圍擴大。

三、結束語

針對大數據時代的檔案工作，不但對于相關的工作人員有了更高的要求，對于檔案的各項工作，也有了嚴密的劃分，因此在開展檔案工作的時候，相關的部門和工作人員應該相互配合，積極使用網絡信息化的資源對檔案信息進行整合，并且開發利用才能更好地調整現有的傳統模式，從而保障檔案資源信息的進一步建設和利用。

【參考文獻】

[1]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）：74-75.

[2]易麗珍.淺談大數據時代下的企業檔案工作[J].中國高新技術企業（中旬刊），2016（12）.