解析信息化時代背景下的高校檔案管理工作

張艷霞

【摘?要】如今社會在不斷的前進發展，人民已經不再滿足于“衣食住行”，高校的檔案管理中含有很強的科技知識，培育知識素養的重要途徑之一。與以往的高校檔案管理想必更加便捷，更加快速，方便各大高校對檔案進行管理。現在越來越多的高校使用信息化檔案管理，通過使用現代化設備來提高為學生的服務質量。本篇文章探討了信息化大背景下高校檔案管理的建設，為一些高校提供見解。

【關鍵詞】信息化;高校檔案管理;策略

引言：

當前隨著高新技術的不斷普及，教育領域也需要對現代化設備進行引進，讓學生更多的接觸現代化技術，體驗現代化發展，可以拓展他們的知識面。大多高校緊跟時代步伐，在檔案管理方面引進現代化設備就是一個很好的例子，讓大學生不限于傳統的檔案管理，讓檔案管理的方式更智能化，便捷了大學生以及大學教師日常查找信息。學校對現代化設備的不斷引進，也讓如何高效的運用這些現代化設備成為了當代教育界的重要課題。

1 高校檔案管理存在的漏洞

1.1 基礎設施不完善

高校的檔案管理工作并不是容易的事情，檔案數量之多，內容之雜，是一件耗時耗力的工作。然而很多高校并未意識到檔案工作的細節和重要，并未及時更新基礎設施。一些基礎設施不能滿足如今學生的需求，久而久之檔案管理工作會成為冷門工作。

1.2 管理人員專業性低

很多高校檔案管理的服務人員是一些兼職的大學生，這些大學生對檔案管理的具體措施以及管理模式不熟悉，只是普普通通最基本的服務，這些其他大學生們也可以做到，并未發揮真正的檔案管理服務用處。還有的檔案管理服務人員是一些文職，稍微具有管理能力的人，對檔案管理相關知識不通。如果他們遇到一些專業性的問題時，不能及時解決。

2 分析高校檔案管理建設的有效方法

2.1 利用人工智能，提供自助服務

在傳統的高校檔案管理模式中，主要的服務是“人”，需要依靠人力來維持檔案管理的正常運作，然而一些高校里從事檔案管理的的工作人員服務過程中難免會出現各種各樣的問題，例如服務態度差，服務人員素質低，專業程度不足等。大學生對于一些專業檔案管理方面的知識，若是在查詢檔案過程中遇到態度惡劣的服務人員，可能就會出現害怕抵觸的心理狀態，甚至會喪失對檔案管理的興趣。當今技術的發展，檔案室中引進人工智能，對一些服務質量差的人員進行適當裁剪，減少非專業服務人員的數量，優化關于人工智能的硬件服務，讓人工智能代替一些人力服務，增設學生自助查閱檔案和檔案管理功能。

2.2 利用檔案管理大數據分析

在當代小學檔案室中，檔案的管理也是需要重視的一個問題，傳統的檔案管理需要利用大量的人力來進行采集、匯編、整理等統計，然而很多大學對檔案管理并不了解，無法對檔案的條文規定有明確的認知，自然就難以嚴格遵守檔案的管理，所以也會讓高校檔案的相應管理更加的困難，科學技術的引進為檔案管理進行大數據分析，管理員可以對學生的查詢數據、出入系統進行有效精準的統計，極大的便捷了管理員的日常工作，用大數據代替人工計算，讓繁雜的工作簡潔化。如今已經有檔案管理系統來特別應用于高校檔案管理來實現自動化管理，不需要用戶付費購買其他服務器，也不需要擔心用戶信息數據計算出錯或數據被盜，根據指示指導用電腦安裝成功檔案管理系統后便可以立即使用，通過此系統檔案管理可以實現自動計算，自助查詢，精確的檔案管理的相關數據，節省掉了很多不必要的流程，也讓檔案管理的運營更加智能、簡潔化。

2.3 增加電子檔案管理系統

過去傳統的檔案管理全部采用人工查找，相對設備也比較老化，如今高校檔案管理引進現代化設備，也是對如今大學生教育實際情況的適應。當今大學生的生活離不了高新電子設備，手機電腦已經成為了大學生普遍接觸的事物，可以下載有關檔案管理的軟件，通過專業的電子檔案管理系統，讓學生直接在手機上就可以進行檔案管理工作。

2.4 設置區域內檔案信息共享模式

傳統的檔案管理模式有一定的局限性，可以在高校檔案處內設置獨立的區域網絡，例如建立校園檔案室獨立的區域網絡，當學生在館內連接區域網絡的時候可以共享檔案資源。同時也可以設置自己專門的網站，學生登陸網站輸入信息可以實現查看檔案內實時資源和提前預約，學生以在查找之前查看檔案室的信息和數量情況。學生可以通過網站得到數據知道是否自己需要的檔案已被他人提前借走使用。

結束語：

在信息化時代中，高新技術的不斷發展普及為學生的教育提供了很大的便利，讓現代化技術走入當代高校檔案管理，相關設施設施更加先進化、智能化，對高校大學生極教師的日常學習生活來說是很大的便利。除了關注那些耗費巨大資金引進的現代化技術設備外，我們更需要關注這些現代化技術引進之后的使用效果，該如何正確使用這些現代化技術設備，如何最大程度的發揮這些設備的效率。解決好這些問題才能夠更是服務學生。

參考文獻：

[1]周華. 新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對策略[J]. 傳播力研究，2020，4（17）：197-198.

[2]康芃. 新檔案法高度重視信息化背景下——高校基建檔案信息化現狀解析[A]. 中冶建筑研究總院有限公司.2020年工業建筑學術交流會論文集（下冊）[C].中冶建筑研究總院有限公司：，2020：5.

（作者單位：武漢生物工程學院）