信息化背景下檔案管理的優化分析

白星

摘要：檔案管理信息化是未來發展的必然趨勢之一。基于信息化背景，結合各類信息知識及技術開展檔案管理優化操作具有關鍵意義和價值。本文先針對信息化背景下檔案管理的特點進行了分析，隨后提出了一些相關的優化策略，以期為提升當代檔案管理整體水平做貢獻。

關鍵詞：信息化背景;檔案管理;優化策略;管理水平

引言：信息時代的來臨，為檔案管理帶來機遇的同時，也帶來了諸多挑戰，信息化背景下的檔案管理工作難度及復雜性均大幅提升，針對此類現狀，有必要通過積極優化和創新檔案管理工作模式，促使檔案管理更好的滿足現代化、信息化發展需求，進而達到提升檔案管理整體水平的目的。

一、信息化背景下檔案管理特點

第一，信息化背景下，紙質檔案數量不斷減少，數字載體檔案增加，檔案管理呈現出對象數字化的特點;第二，傳統紙質檔案管理，人員工作量及壓力大，信息化背景下，檔案管理注重強調存儲及管理，管理對象數字化發展，數字檔案的數量也日益增加，針對檔案管理人員來講，開展高質量的信息化檔案利用操作越來越重要[1]。

二、信息化背景下檔案管理的優化策略

（一）推動檔案管理信息化建設

實際開展各環節檔案管理操作的過程中，原始檔案資料的數量較多，如果單純利用人力進行管理，由于失誤及各種原因導致錯誤問題出現的可能性高，也會使許多對檔案安全造成不良影響的因素出現。基于此，信息化背景下，優化檔案管理的過程中，應重視創建完善的信息化管理系統，積極采取和創新多種有效手段，推動檔案管理信息化建設進程，對優化檔案管理質量、提升各環節工作綜合效率存在積極影響。

在建設信息化系統的基礎上，若不能在各環節檔案管理開展中對其加以科學應用，將無法達到預期效果。所以，對檔案管理進行相關研究及推廣操作中，應重視結合檔案管理實際情況及現實需求，有針對性的擇選和應用各類信息管理技術。同時，參考出現可能性較大的各類問題及相關影響因素，合理改良及更新各類技術，促使其滿足現代信息化檔案管理實際要求。

（二）強化重視，加大投資

現階段，我國多數單位在開展檔案管理工作的過程中，由于所開展各種經營活動開展的目標依舊為盈利，投入到檔案管理中的資金在短時間內又無明顯收益，導致其多會將資金投入到市場、銷售等經濟效益較為明顯的部門中，對檔案管理重要性缺乏了解，不愿投入過多資金，缺少長遠眼光。檔案管理作為確保單位規范發展、正常運營的關鍵因素，發揮的作用至關重要[2]。

通過對員工資料開展的縱向及橫向比較，便能夠了解到單位各部門及相關人員的實際工作及發展狀況，以便發現、提前預測可能出現的各種問題。根據單位月度、季度、年度銷售業績，便能夠了解到相應產品在市場中的實際發展情況，有助于精準、全面的把握市場動態，了解市場行情，提高產品優化針對性。

基于此，各相關領導人員有必要基于思想層面上優化自身理念，對推動檔案信息化建設的重要性進行正確、全面的了解，并將各環節建設工作納入至日常建設內容中，加大資金投入力度。同時，建設過程中也需要確保規劃科學性，應結合自身實際情況及現代化檔案管理實際需求，提前開展職責規劃，優化和完善相關制度規章，針對項目相關人員應確保責任的細化落實，對部門間的溝通、部門任務、投入資金及建設目標等開展統籌規劃操作。

（三）強化電子檔案歸檔管理

1.確保電子公文歸檔質量

根據相關標準及要求，開展電子公文轉換操作，并確保各歸檔接口及模塊提供操作的質量，在進行各類數據信息采集操作的過程中，也需要保證各類公文檔案歸檔內容的準確性、有效性。

2.優化多媒體檔案歸檔管理實效性

多媒體檔案的類型較為豐富，歸納難度及復雜性均較高，因此需要嚴格按照類別開展各環節歸檔操作，合理設置相關的規章制度及要求等，對音頻、照片、視頻類的資料開展準確的分類歸檔處理操作。

3.提高檔案管理水平

基于信息化背景下，應用數字檔案是檔案管理的必然發展趨勢。因此，進行各環節檔案管理操作中，有必要重視對檔案的收集和歸檔管理開展合理優化，相關工作人員在開展檔案信息收集操作的同時，應盡可能的以各相關部門為對象開展電子檔案歸檔的標準及方式的宣傳操作，有助于優化檔案歸檔管理整體水平。

（四）優化檔案管理人員綜合素質

1.合理優化人員隊伍結構

信息化背景下，檔案管理人員在有效了解和學習各類檔案管理知識及技術的同時，也應重視優化自身計算機操作能力，兩者的有效結合，協同作用，能夠創設出更為優良、和諧的信息化檔案管理發展環境，基于高綜合素養，促進檔案管理整體水平提升[3]。

基于此，需要積極開展檔案管理人員隊伍建設操作，利用信息化技術及手段，提高各環節建設操作實效性;制定高效的人才引進制度，開展嚴格、全方位的人員審查操作;促進各管理人員的溝通和交流，推動高質量、現代化、高效率管理手段及模式的共享進程。基于現代化管理制度的推動下，優化信息化檔案管理人員隊伍高質量建設操作，確保檔案管理信息化的規范、高效發展。

2.積極開展信息化培訓

檔案管理工作的內容并非只為單純的檔案資料記錄及整理，存在較為顯著的系統性特點。因此，實際開展檔案系統性管理優化操作的過程中，確保各環節管理工作實效性十分重要，有助于促進管理整體效率的提高。具體而言，應積極探尋和應用多種有效手段，針對各檔案管理人員開展科學培訓，引導其正確、全面的了解檔案管理的重要性，掌握相關的知識及技術等。

結論：當今時代背景下，信息技術的影響日益擴大化，并逐漸滲透至各領域中，各行業智能化發展腳步不斷加快。基于檔案事業角度，其開展的各環節發展操作和信息技術具有密不可分的聯系，檔案管理人員需要正確把握信息技術重要性及其對檔案管理的影響，充分發揮信息技術實效性，針對檔案管理開展有效優化，進而推動檔案管理現代化發展。

參考文獻：

[1]付亞萍，劉廷利，趙亞.信息化背景下事業單位會計檔案管理的優化策略探討[J].蘭臺內外，2019（29）：67-68.

[2]劉琴，豐田.信息化背景下成教學生檔案管理現狀及優化策略研究[J].高等繼續教育學報，2019，32（04）：19-22.

[3]方龍仙子.信息化背景下武漢藏龍集團有限公司檔案管理體系優化研究[J].辦公室業務，2019（13）：45+50.