探究衛健局檔案管理的重要意義

陳曉菲

摘 要：在我國醫療體制持續深入改革的背景下，衛生局這一醫療體系重要構成，愈加凸顯出其基層診療服務重要性。衛生局在改革創新過程中留存下了大量的檔案資料，全面記錄了衛生局各項歷史活動及業務狀況，對促進衛生局新時期健康持續發展方面意義重大。本文立足新時期背景，探究衛生局做好檔案管理工作的價值，希望可以起到拋磚引玉的作用。

關鍵詞：衛生局;檔案管理;重要性;思考

從檔案管理工作的內涵上看，檔案業務主要針對各類型檔案材料而展開的管理行為，檔案管理需要有一定的載體，如檔案室（館）等，同時需要秉持科學性及規律性原則，以確保檔案儲存、索引、應用等功能的實現。衛生局是發揮基層醫療服務職能的主要機構，其檔案類型多，檔案條目多，尤其需要加強檔案的高效化管理[1]。

1 衛生局檔案管理基本概述

1.1 衛生局檔案的構成

整體上看，衛生局在業務開展及經營服務過程中形成的檔案資料主要分為文書檔案及人事檔案兩大部分。其中，文書檔案主要涉及了衛生局在工作過程中所形成并使用的，具備一定查閱考證價值的文字或照片資料等。此類檔案通常涵蓋了衛生局業務開展中發出或收到的文件、記錄、照片、內部資料、對外公函等內容，在保存上需要分類立卷。人事檔案側重對人這一動態要素的變化過程進行記錄，在人事檔案的對象及范圍上，廣泛涉及衛生局歷史發展過程中入職工作的流動人員，更為突出強調的管理內容是進入衛生局工作的學歷專業畢業生、衛生局專業技術人員及衛生局各崗位管理人員的個人履歷檔案。

1.2 衛生局檔案管理基本要求

首先，針對衛生局文書檔案的管理，要把握立卷檔案之間在內容及性質上的關聯性，以便于保管及能夠快捷查閱使用為基本原則。在檔案管理的重點上，要圍繞衛生局及附屬機構工作業務過程中形成的文件及檔案為主線。結合衛生局各職能部門工作內容，對文書檔案材料加以整理，可按照文件檔案的文種、內容、時間、作者等要素，對文書檔案整理組卷、確認頁碼、編纂目錄，最后整齊裝訂入庫。為便于查閱檔案及移交卷宗，在文書檔案案卷標題上應對卷內檔案明細加以標注，同步寫明檔案保管期限。以年為單位對文書檔案作編號及目錄。

其次，針對衛生局人事檔案的管理，把握接收、保管、轉遞三個環節的相關要求。接收前對人事檔案進行核查，無誤后再予簽收，同步對人事檔案袋進行檢查，檢查內容集中于檔案袋封口有無異常或破損。接收后立即進行登記造冊，確保登記無遺漏。保管人事檔案，遵守國家機關關于檔案管理的相關制度流程，抓住人事檔案中有關薪資、職稱及考核三方面重點，收集歸檔要做到及時細致，對重要檔案形成檢索目錄并錄入電腦。在此基礎上，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。轉遞人事檔案，嚴格執行調檔手續，憑證依據為檔案調檔通知或證明，檔案外調時注意做好檔案密封措施，調出后注銷登記。需注意，雙方登記并索要簽收回執。

2 衛生局提高檔案管理水平的重要性

2.1 檔案管理是衛生局日常管理工作的重要環節之一

衛生局日常業務經營涉及醫療各項服務，也涵蓋了衛生局實時開展的各類科研活動，在醫療服務及醫療科研中形成的有價值的資料較多，對其加以收集并歸納進檔案管理范疇，本身就是衛生局日常管理的重要內容之一。在新時期衛生局面臨更為激烈的市場競爭這一背景下，檔案資料是否齊全完全有價值，已成為衡量衛生局醫療管理及服務水平的主要指標[2]。此外，從衛生局不同檔案類型特性上看，各類文書及人事檔案一是全面反映了衛生局改制前后的發展歷程，對衛生局經營概況進行了全面記錄，是衛生局發展變化規律的真實“記錄者”;二是預防衛生局重要資料外泄的主要手段。衛生局檔案眾多，不做專門管理，在增加重要檔案遺失概率的同時，還存在機密檔案泄露的可能性;三是新時期衛生局制定戰略決策的依據及參考。衛生局是基層衛生政策出臺及執行的關口，通過檔案材料，可以借鑒歷史數據信息來佐證新方案的可行性。

2.2 檔案管理是衛生局順應新時期發展趨勢的必然要求

當前，我國在花大力氣開展實施醫療體制改革，由此也放大了基層醫療組織的職能作用，衛生局作為我國醫療管理服務機構之一，在新時期面臨著供給側改革的機遇和壓力，在機構發展及品牌打造的過程中，需要緊密圍繞醫療衛生服務能力精準施策。檔案管理在衛生局改制發展中不可或缺，檔案管理的科學化、法制化及規范化，是衛生局開展實施各類惠民舉措的必要保障。例如，衛生局在打造縣域醫療衛生共同體或財權事權分開的過程中，各類資料檔案不僅如實記錄了衛生局的經營活動及業務管理實踐，還是輔助衛生局總結醫療事業發展規律的重要參考。事實上，衛生局在逐步解決基層衛生健康事業通難點的過程中，基層醫療隊伍也在同步擴大和補強，人事檔案資料逐年增多，檔案管理呈現出一定繁復性，只有把握檔案管理程序及方法，衛生局改制工作及后續發展才能實現不同業務層面上的齊頭并進，避免陷入求發展而輕管理的誤區。

2.3 檔案管理是維護醫患兩方正當利益的重要手段

衛生局在開展醫療服務時，同步會產生大量的醫療檔案，這些檔案入庫保存后，因其具備較強的真實性及完整性，可視為記錄醫療行為的重要憑證，可用作解決醫療糾紛，維護醫患兩方的正當利益的手段。特別是新時期背景下，醫患關系經常處于緊張狀態，一旦發生醫療糾紛問題，借助醫療檔案的查閱，可以清晰地明確醫患兩方的責任，避免醫療糾紛及矛盾加劇。

3 提高衛生局檔案管理水平的相關思考

首先，衛生局要本著制度為先的原則，嚴格落實檔案管理各項規章制度。1）衛生局檔案管理要注重保密性。檔案的保密性是檔案本質屬性之一，衛生局內存放有未公開開放的各類檔案均視為保密性檔案，要對保密等級及保密范圍加以明確，檔案管理人員要嚴格執行保密條例，對檔案內容嚴密保守[3]。2）衛生局要對檔案管理的硬件條件加以改善，強化安全防范措施。3）衛生局檔案借閱要遵守相應的審批程序，檔案歸檔要及時。衛生局下屬各科室案卷卷宗，設置專人加以保管。四，定期梳理檔案密級材料，一些利用價值不大的材料分類整理并交衛生局檔案室或上級檔案館。

其次，衛生局檔案要注重在管理的基礎上提高利用效率。衛生局檔案束之高閣并不是萬全之策，應秉持管理與利用并重的思路，提高檔案的利用率。在利用衛生局檔案時，要把握以下幾個要點：一，衛生局各科室立卷上交的檔案可以在本院檔案室內查閱;涉及科室業務外的檔案資料，由衛生局科室分管領導審批。二，檔案查閱以檔案室現場查閱為主，如需借閱，嚴格履行登記流程，明確歸還期限。三，衛生局之外的單位查閱局內檔案資料，出具介紹信，標注查閱內容，報請分管領導審批。四，檔案管理員統一辦理檔案復印業務。五，借閱檔案，不許轉借，保持檔案完整性。六，由衛生局成立專門的檔案管理督導小組，檢查檔案管理及使用情況。

4 結語

檔案管理工作是衛生局業務開展及管理實務中的重要環節，在新時期衛生局經營發展環境持續變革的背景下，衛生局要發揮檔案資料在記錄衛生局日常工作及醫療活動的基礎作用，在決策時尋求檔案資料的佐證，在檔案管理中把握管理制度及操作要點，充分發掘檔案之于衛生局持續發展的功能價值。

參考文獻

[1]李險峰.淺談衛生局檔案管理的重要意義[J].科學與財富，2014，（1）：20.

[2]朱艷秋.如何做好衛生局檔案管理工作[J].學周刊，2015，（28）：226.

[3]肖依.做好衛生監督檔案管理工作的思考[J].產業與科技論壇，2015，（14）：230-231.