事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升途徑探析

王菲

摘 要：隨著事業(yè)單位體制改革進(jìn)程的日益深化，新形勢(shì)下事業(yè)單位面臨新的挑戰(zhàn)。加強(qiáng)事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作，有利于夯實(shí)事業(yè)單位發(fā)展基礎(chǔ)。本文圍繞事業(yè)單位人事檔案管理工作，探究了人事檔案管理工作開(kāi)展的意義，分析了目前事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在的不足，最后針對(duì)如何提高事業(yè)單位人事檔案管理水平提出了具體的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;提升;人事檔案;水平;對(duì)策;必要性

在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作開(kāi)展過(guò)程中，人事檔案管理作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作目前備受關(guān)注。人事檔案關(guān)系到事業(yè)單位每一名干部職工的切身利益，只有不斷完善人事檔案管理信息，并加強(qiáng)人事檔案管理信息的開(kāi)發(fā)利用，才能更好地為事業(yè)單位人事管理乃至其他業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展提供重要的信息參考。受到多個(gè)方面因素的影響目前事業(yè)單位在人事檔案管理工作開(kāi)展方面還存在不少的問(wèn)題，比如人事檔案建立不夠規(guī)范、系統(tǒng)，人事檔案信息化體系不健全、人事檔案沒(méi)有得以充分的利用等等。這些不僅不利于提高事業(yè)單位基礎(chǔ)管理水平，同時(shí)也容易影響人才的開(kāi)發(fā)和利用。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與提升路徑探索，意義深遠(yuǎn)。

1 事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作的必要性

人事檔案管理工作是事業(yè)單位一項(xiàng)常規(guī)的也是非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。人事檔案管理主要是對(duì)事業(yè)單位人員的各類信息等進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充、完善，從而更好地反映和記錄事業(yè)單位工作人員成長(zhǎng)變化情況。加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1）通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理工作，可以對(duì)事業(yè)單位人員的情況及時(shí)追蹤和了解。事業(yè)單位人員的工作經(jīng)歷、表現(xiàn)以及學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲情況等都應(yīng)當(dāng)納入人事檔案工作中。事業(yè)單位人事檔案記錄了事業(yè)單位人員一生的發(fā)展軌跡，通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理工作有利于全面深入地了解事業(yè)單位人員的個(gè)人履歷，進(jìn)而更好地為組織掌握和了解人才成長(zhǎng)情況等提供重要的信息參考。

2）通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理工作，有利于提升人力資源優(yōu)化配置效能。人事檔案管理屬于檔案管理工作體系的重要組成部分。隨著時(shí)代的發(fā)展變化，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)日益激烈，對(duì)人才的競(jìng)爭(zhēng)也備受關(guān)注，人力資源是組織中最重要的戰(zhàn)略性資源。通過(guò)對(duì)人事檔案管理工作規(guī)范有序開(kāi)展，可以通過(guò)人事檔案等對(duì)事業(yè)單位人員的情況進(jìn)行全面的了解，進(jìn)而挖掘他們的潛能，更好地促進(jìn)人崗匹配，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。組織通過(guò)人事檔案等了解事業(yè)單位工作人員的基本情況，并針對(duì)性加強(qiáng)崗位培訓(xùn)、選拔任用等，還可以激發(fā)事業(yè)單位工作人員的工作積極性，營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，提升事業(yè)單位人才成長(zhǎng)成效。

此外加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作，也有助于更好地統(tǒng)籌事業(yè)單位業(yè)務(wù)和管理兩大工作，及時(shí)掌握人才培養(yǎng)以及考核方面存在的問(wèn)題，找出組織發(fā)展的癥結(jié)，更好地通過(guò)優(yōu)化管理、完善流程、提高標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)協(xié)作等手段提高事業(yè)單位綜合管理效能。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作實(shí)施現(xiàn)狀分析

當(dāng)前事業(yè)單位在人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中雖然基礎(chǔ)工作比較完善，但是在精細(xì)化管理等方面還存在一些不足，主要表現(xiàn)在：

1）人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配置不健全，相關(guān)的機(jī)制也有待完善。目前事業(yè)單位在人事檔案管理方面依然延續(xù)傳統(tǒng)的手工整理模式，人事檔案管理信息停留在紙質(zhì)層面，沒(méi)有形成協(xié)同共享的信息化關(guān)聯(lián)機(jī)制，相關(guān)的人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配置不也健全，很多人事檔案管理設(shè)施老化，在電子化信息設(shè)施的配置方面也不夠健全，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件和設(shè)施等沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充，從而不利于提升人事檔案管理基礎(chǔ)規(guī)范化水平和信息化水平。此外在事業(yè)單位人事檔案管理工作建章立制方面也沒(méi)有予以高度重視。事業(yè)單位往往是根據(jù)上級(jí)的政策規(guī)定來(lái)開(kāi)展人事檔案管理各項(xiàng)工作，沒(méi)有結(jié)合自身的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)工作實(shí)際等建立完善的人事檔案管理制度體系，導(dǎo)致各類人事檔案信息歸檔不及時(shí)，甚至很多信息存在丟失、不完善等情形，不利于維護(hù)人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

2）人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用效能低。事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位日常管理工作的開(kāi)展具有重要的指導(dǎo)意義和服務(wù)價(jià)值，但是目前事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作依然不夠重視，主要是交由人事部門來(lái)組織開(kāi)展，相關(guān)的人事檔案管理信息沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，也沒(méi)有形成完善的信息共享機(jī)制，人事檔案甚至一定程度上流于形式，不利于提高人事檔案管理工作成效。

3）人事檔案管理人員專業(yè)化水平和職業(yè)素養(yǎng)需要加強(qiáng)。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展應(yīng)當(dāng)由專門人員負(fù)責(zé)，人事檔案是非常重要的資源，不僅僅要做好基礎(chǔ)管理，還應(yīng)當(dāng)高度利用起來(lái)，這就需要廣大人事檔案管理人員深入研究和積極探索。但是目前事業(yè)單位人事檔案管理工作往往是由檔案管理人員或者其他崗位人員等兼職從事，相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能以及對(duì)政策的了解等方面都存在一些問(wèn)題，加上事業(yè)單位對(duì)這方面重視度不夠，組織開(kāi)展的專業(yè)培訓(xùn)等投入不多，從而不利于提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的技能和素質(zhì)。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化路徑

為了更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理效能，建議加強(qiáng)以下探索：

1）完善軟硬件設(shè)施，強(qiáng)化制度建設(shè)。一方面要緊密結(jié)合新時(shí)期人事檔案管理的新要求和事業(yè)單位自身的發(fā)展需求轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案管理工作的錯(cuò)誤、片面認(rèn)知。不斷補(bǔ)充和完善人事檔案管理硬件和軟件設(shè)施，明確具體的配置要求和管理舉措，切實(shí)通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施的完善保證人事檔案管理工作高效規(guī)范開(kāi)展。另一方面要做好建章立制，要深入學(xué)習(xí)國(guó)家和行業(yè)在人事檔案管理方面的政策要求，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況建立完善系統(tǒng)的人事檔案管理制度，明確各部門各崗位的具體職責(zé)任務(wù)、確定具體的歸檔內(nèi)容、時(shí)限以及流程和類型等，提出明確的人事檔案建立標(biāo)準(zhǔn)，確保信息及時(shí)予以補(bǔ)充完善。

2）加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，并不斷提高信息利用效能。人事檔案管理工作要加強(qiáng)技術(shù)探索，所以應(yīng)當(dāng)圍繞紙質(zhì)檔案和電子檔案協(xié)同管理的理念更好地進(jìn)行資源的整合，引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)檔案管理軟件，形成信息自動(dòng)化采集和處理共享的體系，同時(shí)還需要加強(qiáng)檔案管理信息和其他業(yè)務(wù)信息的融合應(yīng)用，在軟件協(xié)同性方面進(jìn)行開(kāi)發(fā)，這樣可以及時(shí)掌握事業(yè)單位人力資源以及其他資源的配置和利用情況，進(jìn)而更好地發(fā)揮信息成果的應(yīng)用價(jià)值。

此外還需要加強(qiáng)人事檔案安全化體系建設(shè)，配置完善的安全信息管理軟件加強(qiáng)數(shù)據(jù)的備份管理和恢復(fù)，強(qiáng)化信息保密工作，在適當(dāng)?shù)姆秶M(jìn)行共享的同時(shí)切實(shí)通過(guò)層層加密和設(shè)定權(quán)限等方式維護(hù)人事檔案信息的安全性。

3）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)。要高度重視人的因素，在人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中要加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)技能、信息政策了解和掌握應(yīng)用水平以及職業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)水平，這樣才能更好地為事業(yè)單位人事檔案的建立、維護(hù)與信息使用等提供更強(qiáng)大的人力支持。

總之，事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)事業(yè)單位常規(guī)管理、人才建設(shè)以及戰(zhàn)略發(fā)展都具有重要的意義，只有結(jié)合事業(yè)單位自身實(shí)際完善檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)人事檔案信息的規(guī)范管理和深度利用，才能切實(shí)提升人事檔案管理成效。

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