學校檔案管理的主要問題及解決策略研究

陳德意

摘 要：學校的檔案管理工作是一項十分復雜的工作，對于學校來說做好檔案工作能夠有效的輔助學校管理提升教學管理水平。從目前的教學現狀來看，本文首先對學校檔案管理工作的意義進行了分析，同時針對目前學校檔案管理問題提出了幾點建議，以期能夠促進檔案管理工作的有效開展。

關鍵詞：學校;檔案;管理;問題;對策

1 引言

學校的檔案管理工作不僅可以為教育工作者的活動提供相關的依據，同時還可以為其他的教學活動以及教學管理工作提供有效的教育資料。因此做好學校的檔案管工作能夠有效的促進學校管理工作的順利開展，在新的發展形勢下檔案管理工作者應當認真搞清楚學校檔案管理工作中存在的不足以及一些問題，同時有針對性的提出相關的解決對策，從而促進學校教育工作的順利開展。

2 學生檔案管理的重要意義

2.1 檔案能夠真實的記錄學校的發展情況

學校的檔案作為一種文字性的材料通常會以文字、圖標以及音響等形式呈現在大眾眼前，檔案可以將學校中教師的教學工作以及學校的管理工作如實的記錄下來，同時還可以直觀的展現出學校的發展歷史，真實的對學校的師生發展情況進行記錄。在學校的檔案中記錄發展內容的檔案幾乎占據了檔案的大部分比重，此外檔案還記錄了優秀教師的教學成果以及先進的教學經驗，這些記錄都真實的反應了學校的教學水平。

2.2 促進學校的穩定快速發展

學校的每一個環節都需要檔案做好相應的記錄工作，同時一些學校的教學環節以及管理環節能夠通過檔案直觀的展現在師生的面前，這些資料是見證學校發展歷史的最為重要的資源，從中可以有效的總結出學校的歷史進程以及發展規律。同時在對目前的學校檔案進行分析的過程中還可以針對學校的教育歷史進行更加深層次的了解，從中發現問題進行總結與歸納然后在從中制定出合理的解決措施。

3 學校檔案管理中的主要問題

首先教育著在對學校的檔案進行管理的過程中不夠重視，很多學校對于檔案管理的具體工作都缺乏了解與充足的認識，主要表現為“重物輕人，重事輕人”，難以從人、財以及時間上給予檔案管理工作以充分的支持。一些學校的領導認為與教學工作相比檔案管理工作并不是十分重要，因此在人員的安排上隨意性較強。例如檔案管理人員中有身兼數職的，這樣既管理檔案工作又擔任其他工作很難將精力完全投入到檔案管理工作當中去，對資料的整理與收集工作難以顧及，很容易造成檔案資源的浪費以及檔案服務功能與作用難以發揮出來等問題。其次，管理人員業務素質較低，檔案管理工作從表面上看似十分簡單，然而管理起來卻是一項十分復雜工作，這項工作不僅要求工作人員具備一定的專業性同時還需要他們擁有扎實的理論基礎與操作技能。從檔案實際管理情況來看，很多學校聘用的人員都不是專業的，同時有些工作者缺乏專業技能培訓，導致在文件的整理以及歸類和保存等問題上出現日期不準確，檔案不能按時立卷歸檔等。再次，檔案管理工作缺乏完善的檔案管理制度。學校在對檔案工作進行管理的時候缺乏一定的制度依據，加之檔案管理方式也較為落后，這樣一部分工作人員就會產生懈怠心理，一些檔案管理工作無法有效得到落實進而對學校未來的發展產生不利的影響。最后，從檔案管理工作的現狀來看，大部分學校都是采用的傳統的檔案管理方式也就是紙質管理，工作著主要是采用手工的形式來查找相關的文件，在資料的查找以及編輯的過程中會遇到大量的阻礙。有些學校雖然建立了電子檔案，但紙質文檔被電子文檔所代替，這雖然為后續的檔案管理工作帶來了極大的便利，但是在操作的過程中，若稍不注意就會出現刪除或者篡改文檔的情況。這種形式缺乏規范化與系統化因此導致檔案在搜索的過程中出現搜索難度大，準確度低等現象，不僅容易出現安全隱患也并不利于軟件的開發與優化。

4 學校檔案管理問題的解決策略

4.1 提高檔案管理人員的綜合素質，提升檔案管理意識

在教育事業迅速發展的背景之下，學校也加大了改革與發展力度，與此同時學校對檔案的現代化管理的需求也越來越強烈，因此學校也加強了對檔案管理工作的重視程度。首先，要想提升學校的檔案管理工作水平應當定期對檔案管理人員進行專業技術培訓，同時要確保培訓內容的全面性以及多元化。單純的培訓工作并不能激發員工的積極性，同時還需要在培訓結束后進行開合，激發檔案管理人員的積極性增強相關人員的積極性。其次，學校還需要培養和選拔該專業的人才，培養一支優秀的檔案管理隊伍，為學校現代化檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。同時還需要對檔案管理工作人員的知識結構進行拓展，借助不同的學習方式來培養和吸引人才，讓更多的優秀青年投入到檔案的建設工作中來，最后，學校要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳力度，全面提升全校師生對檔案管理工作的重視程度，同時還可以舉辦相關的知識講座以及普及，從而有效的提升檔案管理人員的檔案意識。例如學校可以借助官方微博以及學校的微信公眾號等相關手段作為檔案信息的服務窗口，這樣不僅能夠提升檔案管理工作的透明度，同時還可以高效的利用相關的檔案資料，是提升檔案管理效率的有效途徑。

4.2 完善檔案管理制度體系

為了是學校的檔案管理工作能夠更加系統和規范，我們應當對相關的制度進行進一步的完善，從而使得檔案管理人員能夠對自己的工作職責與內容更加明確。在制定相關的檔案管理制度的過程中必須要充分了解學校的歷史發展狀況，充分認識到檔案在學校發展進程中的作用，從而在具體的環節中嚴格落實各項工作。學校的檔案數據的交換以及信息的傳遞等要根據相關的管理標準來執行，如《全國檔案信息化建設實施綱要》，在開展檔案管理工作的過程中要結合自身的發展需求與特點制定符合自身實際的管理標準，然后通過實踐過程中的不斷優化來提升檔案管理水平。其中，應該對不同檔案中的內容以及數據庫結構問題做出統一的調整，然后確保其能夠在統一的規范下形成能夠指導工作的細節的系統化的體系。

4.3 強化電子文檔安全防護，提升檔案管理水平

強化電子文檔的安全防護工作可以有效的提升檔案管理水平，一方面可以制定好的標準以及規范來對檔案文件進行整理與備份，同時對檔案的違規操作懲處制度需要進行完善，進一步明確管理者的責任并且落實安全責任制。另一方面還可以針對有可能出現的一些安全問題開展未雨綢繆的工作，像是制定應急安全管理預案，將電子檔案的相關流程進行細化并且納入檔案的安全管理員中去。同時在這個過程中要做好物理隔離工作，不能將存儲網絡與互聯網等內容鏈接在一起，防止一些信息通過互聯網數據出現丟失;此外要對電子文檔的訪問人員設置權限，借助殺毒軟件以及安全軟件來定期開展升級與殺毒工作，從而全面提升電子文檔的安全性。最后，要對學校電子檔案的數據庫進行完善，及時根據網絡的發展情況來對相關的軟件進行更新，盡可能的避免檔案受損失。由于一些檔案資料在錄入之后，不能隨意進行更改需要結合相關的數據信息進行整理并且及時進行著錄，借助一些合理的檢索工具的編制來提升檔案信息的準確性，充分的發揮出檔案管理工作在學校發展中的重要作用。

5 結語

學校的管理工作無論是對學生還是教職工都有著十重要的意義，因此學校需要從不同的角度以及不同的方面對檔案管理工作的水平進行提升，從而為學校的可持續提供強有力的保障。

參考文獻

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