打通海外檔案管理的最后一公里

齊媚

摘 要：隨著一帶一路的順利推進(jìn)，順應(yīng)國(guó)家“走出去”的方針政策，越來(lái)越多的企業(yè)把視線放到海外、大力提倡海外發(fā)展。在企業(yè)海外發(fā)展面臨的諸多管理難題中，檔案管理是不可或缺的一環(huán)。對(duì)于已經(jīng)具備一定規(guī)模，發(fā)展穩(wěn)定的海外公司來(lái)說(shuō)，檔案管理工作基本已經(jīng)進(jìn)入了正軌，但對(duì)于尚處在起步階段的公司來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作仍然面臨許多難題亟待破解。

關(guān)鍵詞：海外;檔案;管理;最后;一公里

中建巴基斯坦有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“中巴公司”）長(zhǎng)期堅(jiān)守巴基斯坦。當(dāng)?shù)匦问綇?fù)雜，政局多變，文化多元。面對(duì)與國(guó)內(nèi)完全不同的政治、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境，以及巴基斯坦國(guó)家薄弱的基礎(chǔ)設(shè)施和安全條件，公司的檔案管理面臨重重困難。我們現(xiàn)在就來(lái)分析一下，攤開(kāi)困難找方法，共同探尋解決之道。

1 內(nèi)外條件影響導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化受限

公司的海外項(xiàng)目處于復(fù)雜的政局、經(jīng)濟(jì)環(huán)境中。在以一線為中心的大局觀管理思想指導(dǎo)下和巴基斯坦項(xiàng)目條件制約下，檔案管理工作難以被重視和得到必備發(fā)展條件。一是海外員工流動(dòng)頻繁，缺少長(zhǎng)期穩(wěn)定、有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理工作者;從事相關(guān)工作的人員多為兼職，未能接受全面培訓(xùn)，檔案專業(yè)性不強(qiáng)，遺漏時(shí)有發(fā)生，影響歸檔資料的完整性;尚未將檔案管理在日常工作考核中明確，缺乏量化標(biāo)準(zhǔn)和問(wèn)責(zé)制。

二是建立專門的檔案室有較高的硬件要求，受限于當(dāng)?shù)氐奈镔Y條件，配置有難度。也不具備隨時(shí)跟著項(xiàng)目走的靈活性和機(jī)動(dòng)性，在公司當(dāng)下的發(fā)展階段并不適用。以上內(nèi)外因素導(dǎo)致公司雖有檔案管理辦法，但實(shí)際規(guī)范性不強(qiáng)，檔案管理工作往往流于形式。

2 海外項(xiàng)目工程竣工檔案要求各不相同

每個(gè)國(guó)家在建工程監(jiān)理制度的權(quán)限不盡相同，竣工資料規(guī)定要求也各不相同，從國(guó)內(nèi)帶來(lái)的一整套標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目歸檔目錄及要求有時(shí)并不適用。例如巴基斯坦政府規(guī)定項(xiàng)目竣工只要通過(guò)業(yè)主方驗(yàn)收即可達(dá)到交工要求，一般在項(xiàng)目簽訂工程合同之初便與業(yè)主方商定工程資料的收集范圍、交付清單。因此巴基斯坦每個(gè)項(xiàng)目的竣工資料清單都因業(yè)主方的要求不同而存在差異。各個(gè)項(xiàng)目的竣工資料檔案內(nèi)容都不一致，無(wú)法形成工程檔案管理清單的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。

3 工程檔案過(guò)程管理屬地化運(yùn)用不充分

海外在建項(xiàng)目的中方管理人員嚴(yán)重不足，屬地化管理人員在檔案管理工作中的運(yùn)用不充分。如果從項(xiàng)目開(kāi)工之際就做好屬地化管理人員的工程檔案培訓(xùn)，將資料收集的前端觸角延伸到每一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的屬地化人員，加強(qiáng)他們的資料收集意識(shí)和規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，定期移交給各業(yè)務(wù)系統(tǒng)專門指定的資料員或檔案保管員。不僅能大大提高資料的完整性和準(zhǔn)確性，也能減少企業(yè)管理成本。

4 海外項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)迫在眉睫

檔案保管集中少，分散多，各個(gè)系統(tǒng)檔案管理水平參差不齊;工作活動(dòng)所產(chǎn)生的大量檔案材料均由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人分散保存，一般利用普通檔案柜存放檔案，保管條件不足;人員調(diào)動(dòng)工作移交、辦公場(chǎng)所遷移極易造成資料遺失;巴基斯坦通訊、網(wǎng)絡(luò)條件差，易受限制。如何將龐大數(shù)量的紙質(zhì)檔案運(yùn)回國(guó)內(nèi)是一大難題。如果結(jié)合中建數(shù)字檔案館系統(tǒng)，推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，加大軟件技術(shù)支持，打通最后一個(gè)站點(diǎn)，就能直接通過(guò)掃描數(shù)字化實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理，降低高額的運(yùn)輸成本和管理壓力。

5 海外檔案的密級(jí)管理亟待加強(qiáng)

5.1 提高思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性

首先要提高認(rèn)識(shí)，在公司日常運(yùn)營(yíng)中要逐步糾正重建設(shè)、輕管理，忽視檔案工作的思想。要深刻認(rèn)識(shí)到檔案工作在夯實(shí)公司基礎(chǔ)管理、規(guī)范日常管理中起到的重要作用。

中巴公司（PKM項(xiàng)目）現(xiàn)階段已經(jīng)成立了檔案管理工作的組織機(jī)構(gòu)，由分管領(lǐng)導(dǎo)全面主抓，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人即為項(xiàng)目檔案工作第一責(zé)任人，部門負(fù)責(zé)人為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案第一責(zé)任人。但相關(guān)重視度和參與度仍然有待提高，進(jìn)一步建立健全檔案管理制度體系，確保檔案管理工作落實(shí)到日常工作中去，將檔案意識(shí)提高到思想認(rèn)識(shí)中去，將檔案規(guī)范操作深刻到每個(gè)人心中去。

5.2 完善工作機(jī)制，落實(shí)部門檔案的管理責(zé)任

逐步將海外檔案工作納入機(jī)構(gòu)職能配置中，納入績(jī)效考核范圍中去。只要公司在運(yùn)營(yíng)，就必須明確各個(gè)部門涉及檔案工作的責(zé)任和義務(wù)，使檔案工作有人管、知曉如何做，提高每一個(gè)員工對(duì)檔案的認(rèn)知和重視;制定完善的管理制度，包括涉密管理，特別是外籍高級(jí)管理人員，必須簽訂保密協(xié)定，加強(qiáng)密級(jí)約束，確保沒(méi)有泄密事件當(dāng)?shù)?/p>

發(fā)生。

5.3 加大信息化的運(yùn)用，提高電子檔案的使用開(kāi)發(fā)

通過(guò)數(shù)字化掃描實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理，并建立目錄與原文的對(duì)應(yīng)關(guān)系。除非重要并需要永久保管的檔案資料必須保管紙質(zhì)件外，其他普通且保管期限為定期的檔案，可直接保管電子件，不再留存紙質(zhì)件，以節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間;及時(shí)將所有資料上傳到中建數(shù)字檔案系統(tǒng)，做到隨時(shí)建檔隨時(shí)錄入，充分利用信息化，打通網(wǎng)絡(luò)最后一里路。

5.4 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案工作的過(guò)程管理

在公司、項(xiàng)目機(jī)構(gòu)調(diào)整和人員變動(dòng)時(shí)，要把文件檔案資料交接作為一項(xiàng)規(guī)定動(dòng)作，且必須辦理交接手續(xù)，紀(jì)實(shí)留痕，確保文檔資料去向清楚，把最后一棒交接到位。從每一個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)工之初就加強(qiáng)屬地化管理人員的運(yùn)用，從最源頭開(kāi)始做好每一步檔案基礎(chǔ)工作。

5.5 加大檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新能力

海外檔案工作作為公司海外發(fā)展策略的重要支撐，是一項(xiàng)充滿挑戰(zhàn)的新課題，在其管理過(guò)程中面臨經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)人員匱乏、檔案管理信息化、屬地化等諸多難題。在巴基斯坦政府普遍工作流程長(zhǎng)、效率低的情況下，我們必須加大對(duì)檔案管理工作的高度重視，發(fā)揮出檔案管理的重要作用，疏通最后一公里，打通最末枝端。在人事檔案、稅務(wù)稽查、合同結(jié)算、產(chǎn)權(quán)變更及安全運(yùn)營(yíng)方面提供完整準(zhǔn)確的信息，在不斷探索中形成符合公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展利益的管理模式，充分保證海外人的基本權(quán)益，保障公司的合法利益。

參考文獻(xiàn)

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