加強政府采購合同規范化管理研究

曹蓓 李錚

摘要：本文主要分析了加強政府采購合同規范化管理的重要意義，并探索從合同簽訂、合同履約、合同監管、合同檔案四個方面入手不斷提升合同管理規范化水平的方法路子。

關鍵詞： 政府采購;合同;規范化;管理

隨著政府采購改革工作的逐步深入，以合同為紐帶進行市場交易已成為政府部門獲取社會資源的主要方式。同時因合同管理不規范、不嚴謹所造成的一系列合同糾紛等問題，也影響了政府采購的整體形象，阻礙著工作的進一步發展。

一、加強政府采購合同規范化管理的重要性

政府采購合同規范化管理是指政府采購管理部門、監督部門和采購機構依據相應的規章制度，應用規范的原理和方法，對采購合同的簽訂、履行、歸檔整理等全過程所進行的組織、指導、協調和監督活動，促進合同管理從混亂無序、粗放隨意向系統化、制度化、標準化方向發展。

（一）加強政府采購合同規范化管理是提升采購質量、維護采購人合法利益的有效手段

采購工作成果最終要落實在合同上，合同質量的高低、履行結果的好壞，都直接影響著集中采購的質量，關系到采購工作的成敗。只有不斷加強對采購合同的管理，切實提高采購合同的規范化水平，才能減少不必要的失誤，降低采購成果不落實、虛假合同等帶來的采購風險，為采購人采購到質優價廉、稱心如意的產品，為維護采購人的合法利益提供保證。

（二）加強政府采購合同規范化管理是適應時代發展要求的必然選擇

從采購改革發展來看，隨著采購職能任務的調整，集中采購范圍的持續擴大，采購管理工作已日趨規范;從市場角度來看，隨著市場經濟的不斷發展、法規制度的不斷完善，市場主體的法律意識越來越強，對合同管理規范化的要求也越來越嚴，因此作為政府采購管理重要內容的合同管理也應當適應時代發展要求，逐步加以規范和統一管理，盡快提升合同管理的規范化水平。

二、加強政府采購合同規范化管理的手段

（一）在合同簽訂內容上下功夫，做到依法制定、條款齊全、規定具體

政府采購合同簽訂內容應首先嚴格落實《合同法》和《政府采購法》的要求，法律法規中要求主要條款要全部落實在合同內容中，并對合同進行有序、統一的編號。其次合同條款不能背離采購文件和成交供應商報價文件的實質性內容，制定合同前要詳細查閱相關文件和供應商所做的書面承諾，在質量要求、售后服務等內容含糊不清的情況下，應主動與各方溝通核實，絕不可模棱兩可、蒙混過關。最后應把違約責任和爭議處理辦法按法律要求具體明確，這些內容是規避合同風險、便于責任區分的前提。違約責任是促使當事人履行合同，避免非違約方免受或少受損失的法律措施，最重要的是在合同中確定違約責任的承擔方式和免除，包括繼續履行的條件、違約金的數額或計算方法、支付損害賠償的范圍和不可抗力的約定等。合同爭議解決方式有和解、調解、仲裁和訴訟四種，采用何種方式解決爭議不僅在內容中要詳述清楚，采購機構還應建立起規范的爭議解決程序，按向管理部門上報糾紛原因、提出糾紛處理建議、報告糾紛處理結果等環節，一步步通過正確、合理的方式解決合同爭議或糾紛。

（二）在合同履約驗收上下功夫，建立起規范、嚴謹、科學的履約驗收制度

為提高履約驗收質量，把好采購工作最后一道關卡，確保采購成果的落實，應從兩個方面著手：一是要強化制度建設，建立嚴格的物資驗收質量管理制度、驗收人員獎懲制度、驗收監督制度，確定驗收主體，規范行為準則，明確各方責任分工。通過填寫《履約驗收意見表》，要求驗收人員詳細記錄驗收情況和貨物質量狀況并承擔相應責任，強化驗收人員的責任意識;采購管理部門應聯合各級監督部門不定期按采購合同要求對驗收情況進行監督檢查，對于因驗收人員的瀆職失職行為造成損失的，應按相關規定追究其責任。二是提高驗收人員的綜合素質。一方面著重強化思想道德建設和法制觀念教育，讓從業人員自覺認識到履約驗收的重要意義;另一方面要加強驗收人員專業知識、技能培養，相關部門應通過送學深造、授課等方式組織采購機構和采購人集中培訓，適當時候應施行驗收人員資格準入制度，實施考核上崗，努力提升驗收隊伍的整體素質。

（三）在合同監控管理上下功夫，利用有效的監控手段對合同進行全程監督檢查

合同的監控管理應做好以下兩方面工作，一是建立動態監控制度，即在合同履行過程中，對供應商原材料來源、生產進度、履行情況等跟蹤監控的行為。特別是生產型或技術要求較嚴格項目，采購人應對供應商生產狀況進行實地考察，一旦發現異常，在掌握確切證據的前提下，采取督促供應商全面履行合同義務或要求中止、解除合同的方式，以保障自身權益不受損。二是在采購機構內部進行專業化分工，將合同簽訂與審核相分離，建立獨立的合同監督審核部門，提高監督檢查力度，形成有效的內部制約和控制。合同簽訂前，監督部門要以相關法律法規為依據對合同進行全面細致把關，檢查包括合同內容是否與政府采購相關的法律法規相符合、主要條款是否符合采購文件和投標文件要求、金額是否在預算范圍內等，確保采購合同規范準確，充分滿足采購人要求，一旦發現問題，要及時通知合同簽訂人員修改或重新訂立。

（四）在合同檔案管理上下功夫，通過完善的規定和科學的手段實現檔案的規范、高效使用

一方面合同檔案管理要由專人負責，可與采購檔案一同歸檔或單獨登記造冊。一是明確合同檔案管理內容。包括合同簽訂和合同履行階段的全部內容，例如合同正本、依法追加、修改、終止合同的相關記錄、物資交接驗收單、合同糾紛處理報告、付款申請單和其它相關文件;二是明確合同檔案使用規定。借閱或復印合同檔案的，應由借閱人在借閱登記冊上登記，經相關領導批準后方可使用，檔案使用者應對檔案的保密、安全負責，不得隨意涂改、轉借檔案。另一方面要利用好信息化手段提高合同檔案使用效率。通過研發例如合同檔案管理系統等信息化工具，對已采購項目的合同信息進行精確整理歸檔，通過合同信息查詢統計功能對合同內包含的各類信息數據進行快速查詢，提升合同檔案管理規范化、信息化水平。

參考文獻：

[1] 周鑫.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].卷宗，2019，9（33）：34.