淺談如何做好行政事業單位檔案管理工作

馬培峰

【摘?要】行政事業單位治理模型的改變將不可避免地影響檔案管理工作的開展。作為行政事業單位治理職能的保證，并將進行相應的修改以適應行政事業單位治理。本文的作者分析了行政事業單位檔案管理中的當前問題，并提出了改進行政事業單位檔案管理的可行措施。

【關鍵詞】檔案管理;如何;做好工作

行政事業單位檔案指出了在生產，管理，研究和其他活動中生產的各種有價值的材料的數量。它與行政事業單位的經濟信息和相關情報一起構成行政事業單位的信息資源，并積極參與行政事業單位的運營管理和戰略決策。隨著信息收集的加速和行政事業單位改革的深入，行政事業單位案例管理的重要性越來越明顯。在如此激烈的市場經濟中，值得考慮如何處理檔案管理以更好地服務于行政事業單位的生產，運營和戰略發展。

一、新時代的檔案管理問題

隨著科學技術的發展和國際化的深入，傳統的企業檔案管理已經出現了一些不兼容性。這些方面是特定的。

1.有必要在訴訟中增加企業的作用。對行政事業單位文檔管理關注不足是限制文檔管理發展的主要原因。由于行政事業單位案例是對過去工作的描述和總結，不能為行政事業單位帶來直接的經濟利益，因此管理層傾向于將重點放在案例管理上。

2.行政事業單位檔案管理系統有待完善。在新時代，行政事業單位檔案管理的復雜性和強度大大提高，相應的檔案管理系統還不完善。至于檔案管理系統，它應從檔案的收集和分類以及一般管理到檔案的存儲，出借和保密開始。在實際工作中，一些行政事業單位尚未在檔案管理方面制定科學，完善的檔案管理系統，或者檔案管理系統的開發導致了實施問題，這些問題經常會丟失和損壞檔案。

3.行政事業單位案例管理的計算機化程度有待提高。在新時代，檔案管理的最大特點是信息的應用。通過提供信息檔案管理平臺，可以有效提高檔案管理效率和檔案管理水平。但是，目前，據統計，一些行政事業單位尚未實現檔案管理信息系統或尚未開發和改進管理信息系統。

二、加強現代行政事業單位檔案管理的方法

1.加大重點，完善檔案管理體系

首先，加強行政事業單位對文檔管理的關注。應強調文檔管理在日常生產和業務運營中的重要性。通過宣傳行政事業單位，經理和普通員工可以了解文檔管理在促進文檔管理發展中的重要作用。改進檔案管理系統的開發在檔案管理的開發中非常重要。行政事業單位開發檔案管理系統時，必須首先遵守相關的國家檔案管理法規，并使用相關法律法規作為檔案管理系統的主要結構。同時，有必要對行政事業單位自身情況進行實際分析，并考慮到行政事業單位的實際情況改進文檔管理系統的開發。另外，在實際工作中，檔案管理人員應分析處理檔案時遇到的問題，并在實踐中加強對檔案管理系統的改進，以確保檔案管理工作滿足新的要求。

2.完善管理體系，實現檔案管理規范化

俗話說：“您可以沒有規則地運作。”完整的管理系統是有效開展業務的重要保證。特別是，行政事業單位應不斷完善現有的文檔管理系統，規范文檔存儲，借用和歸檔工作流程，并根據文檔提供者的文檔管理狀態明確其工作職責。其次，完善績效考核機制，將人員的冗余與招聘制度聯系起來，并將結果與??薪金和福利聯系起來，以通過管理機制的創新和檔案管理的逐步適應來引入水資源，在正確的方向。最后，有必要加強對檔案工作的監督，采取定期和不定期的檢查方法，及時查明工作中的差距和缺陷，并要求在規定的時間內糾正缺陷。那些重新修改標準但不遵循標準的人將受到嚴厲對待。

3.加強行政事業單位案例的社會化

行政事業單位案例管理的社會化有兩個方面：行政事業單位案例管理受社會組織控制和影響，行政事業單位案例管理充分利用社會資源。為了節省成本并提高檔案管理水平，該行政事業單位將其全部或部分檔案管理工作外包給向公眾提供專業檔案服務的組織或個人，這使得檔案管理的社會化日益明顯。為需要社會檔案業務管理的行政事業單位提供更專業的服務，是檔案中介組織未來發展的趨勢，而企業檔案館走上更大范圍，更豐富形式的社會化管理新道路的必然趨勢。這種趨勢將不可避免地增加或減少地方甚至國家的檔案管理法律和其他相關方面，社會化的行政事業單位檔案管理將不可避免地遵循檢查和標準化的道路。

4.加強企業檔案管理的標準化

在信息時代，檔案信息的共享和網絡連接更多地取決于統一的監管標準。只有這樣，我們才能確保有效實施檔案管理現代化。文檔管理標準化是文檔管理發展的方向。標準化的行政事業單位檔案對于依法處理檔案很有用。只有規范行政事業單位的檔案管理，相關的檔案管理法和其他法律行為才能得到實施;行政事業單位檔案的標準化可以幫助提高行政事業單位檔案中提出的工作質量并使檔案標準化。它是文檔質量標準的管理，只有高級標準才能具有高質量的管理結果。統一標準的制定和實施是改善檔案管理的基礎;企業文檔標準化正在幫助企業文檔管理實現現代化，而標準化已將現代文檔管理提升到了一個新水平。

5.合理開發利用檔案資源，評估檔案資源

在傳統的檔案管理中，通常只專注于檔案管理，而忽略檔案的創建和使用。智能創建和使用是檔案管理的主要目標，也是所有檔案管理工作的重要組成部分。因此，行政事業單位必須合理發展并充分利用檔案資源。首先，我們需要加強服務理念，明確服務方向。檔案工作為行政事業單位的業務發展服務，這是檔案服務的方向。因此，檔案工作必須集中在行政事業單位的經濟建設上，協調檔案工作的目標，強調提供服務和更好地為行政事業單位服務。其次，我們必須積極利用先進的信息技術來創建和完善電子檔案，創建行政事業單位檔案數據庫，并逐步更新數據庫系統。同時，應開發特殊的搜索工具，以使人們更輕松地訪問所需的信息。第三，有必要適當擴大檔案服務的目的，了解檔案服務的社會化。在遵守適用法律和法規的前提下，以潛在服務目的對待行政事業單位和系統外部的潛在用戶，并向其他公眾成員提供存檔服務。個人檔案社會服務包括免費和付費服務。行政事業單位的外部技術服務，業務咨詢和技術轉讓都是有償服務。只有產生社會公共利益的檔案才能用作免費服務。通過應用這種服務創新，它不僅可以展示檔案管理的人性，而且可以樹立行政事業單位的良好社會形象，從而有助于提高競爭力。在開發社會服務時，行政事業單位還應積極研究，探索法律和服務目標的需求，并提供更廣泛的服務。

總結：

行政事業單位檔案管理在提高企業效率，促進企業健康發展中發揮著重要作用。在實際工作中，檔案管理股應從加強檔案管理的重要性，改善制度結構，完善評價機制和加強信息應用開始，著手解決當前檔案管理問題，有效提高檔案管理水平可以確保更好的檔案管理。

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（作者單位：中共準格爾旗委巡察工作領導小組辦公室）