芻議文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

崔曉英

【摘?要】在當(dāng)前情況下，文書檔案管理變得越來越復(fù)雜，由于傳統(tǒng)工作模型的影響，當(dāng)前文書檔案管理的效率很低，這是一個(gè)主要問題，限制了文檔和檔案管理質(zhì)量的提高。沒能及時(shí)優(yōu)化的管理工作無法滿足實(shí)際的工作需求。因此，提高文檔文件管理的質(zhì)量已成為迫切需要解決的問題。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)已逐漸普及，并已廣泛應(yīng)用于許多行業(yè)。借助辦公自動(dòng)化，傳統(tǒng)文檔文件管理模式的缺點(diǎn)已得到解決，并且文檔管理過程中未解決的問題已得到解決。提高文件和檔案管理的質(zhì)量對(duì)于提高管理效率具有非常積極的作用，應(yīng)予以特別注意。

【關(guān)鍵詞】文件;檔案管理;辦公自動(dòng)化

檔案管理是部門工作的重中之重，檔案工作是有關(guān)部門的重要職責(zé)。但是，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理中日益嚴(yán)重的缺陷，網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)為這些案件的管理工作開辟了新的可能性。辦公自動(dòng)化管理已成為文檔文件管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。

一、辦公室自動(dòng)化管理文件和檔案的優(yōu)勢(shì)

1.良好的標(biāo)準(zhǔn)

在辦公自動(dòng)化時(shí)代的文檔管理領(lǐng)域，可以根據(jù)實(shí)際情況為電子文檔管理制定適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求，甚至標(biāo)準(zhǔn)化每個(gè)參考文獻(xiàn)：。由于大量的紙質(zhì)案件，在紙質(zhì)辦公室時(shí)代實(shí)際上很難按照特定的標(biāo)準(zhǔn)來管理。在辦公自動(dòng)化的時(shí)代，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的操作，提高文件和檔案管理的效率。

2.文件更加透明

在檔案管理變得更加透明之后，部門的工作人員可以轉(zhuǎn)向公共檔案，而不必像以前那樣去檔案室“翻箱倒柜”。這樣，員工可以參與單位的創(chuàng)建，同時(shí)案例的工作也由員工進(jìn)行監(jiān)督，從而確保案例工作的安全性。

3.更高的工作效率

這源于計(jì)算機(jī)相對(duì)于人的優(yōu)勢(shì)。在傳統(tǒng)的文件管理中，對(duì)相關(guān)人員的存儲(chǔ)容量和特定操作能力的要求非常高，但是即使在這種情況下，也不可避免地會(huì)出現(xiàn)一定的錯(cuò)誤。但是，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，信息化已成為必然趨勢(shì)。電子技術(shù)可隨時(shí)用于搜索并立即執(zhí)行相關(guān)任務(wù)，其效率和準(zhǔn)確性遠(yuǎn)高于人工。

二、辦公室自動(dòng)化在處理文檔和文件中的隱患

1.文件管理的概念已過時(shí)，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用較差

信息技術(shù)的飛速發(fā)展為許多行業(yè)提供了全新的發(fā)展機(jī)會(huì)，文檔文件管理也順應(yīng)電子信息時(shí)代的發(fā)展。當(dāng)前，文檔文件管理的自動(dòng)化已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，也是文檔和案件管理工作中亟待解決的重要問題。但是，從文檔文件管理的當(dāng)前工作來看，并不是所有部門都采用了辦公自動(dòng)化。一些部門仍舊使用了傳統(tǒng)的文檔文件管理方法，這些方法的管理效率低并且在人工和時(shí)間方面成本高昂。并且通過更新文檔文件管理，它也無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，因此文檔文件管理的狀態(tài)相當(dāng)落后，影響了文檔文件管理工作的整體效率。這是當(dāng)前文檔文件處理過程中的一個(gè)重要問題。

2.缺乏保密性

單個(gè)文檔文件沒有材料形式。當(dāng)其他人擁有某些技術(shù)工具時(shí)，他們通常可以通過更改文件的原始外觀，讓文件管理缺乏安全性，通過網(wǎng)絡(luò)來破壞，添加或刪除它們。同時(shí)，電子文檔缺乏特殊的手寫識(shí)別，并且缺少相應(yīng)的打印紙，簽名和其他標(biāo)簽，個(gè)人很容易發(fā)現(xiàn)差距并做出改變。

三、有效的應(yīng)對(duì)措施，通過文檔文件管理來改善辦公室的自動(dòng)化

1.提高信息技術(shù)水平

越來越多的電子信息技術(shù)被用于促進(jìn)文檔管理應(yīng)用辦公自動(dòng)化，我們需要使用不同的技術(shù)和方法來管理文檔和文件。一是加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案的研究，根據(jù)檔案的內(nèi)容，形式和特點(diǎn)將檔案與具體的相關(guān)信息技術(shù)聯(lián)系起來。其次，增加對(duì)自動(dòng)化的資本投資，尤其是對(duì)硬件和軟件的雙重投資以完成工作。再次，要做好備份和加密，因?yàn)楸M管文檔管理辦公自動(dòng)化的效率和準(zhǔn)確性很高，但是有一些人為或隨機(jī)因素，但在接收、處理和存儲(chǔ)文件時(shí)仍然會(huì)出現(xiàn)問題。因此，有必要提高技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并最大程度地提高機(jī)密性。在處理紙質(zhì)問題時(shí)，也有必要避免電子文件的潛在問題。

2.提高認(rèn)識(shí)，完善文件共享信息管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為在辦公室自動(dòng)化文檔文件管理提供了新的機(jī)會(huì)。隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的運(yùn)行，紙質(zhì)文件正在逐漸變化。信息文件管理已成為當(dāng)前設(shè)備的頭等大事。在管理交換文件信息資源的程序時(shí)，文書和檔案工作人員應(yīng)樹立案件信息服務(wù)的科學(xué)概念，尤其是對(duì)待人民和保護(hù)人民的合法權(quán)益，加強(qiáng)與群眾的溝通，提高群眾的法律意識(shí)，通過共享檔案信息資源，鼓勵(lì)群眾自覺參與改善管理體制。同時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)在檔案管理過程中加強(qiáng)溝通與協(xié)作，提高檔案辦公自動(dòng)化能力。

3.持續(xù)優(yōu)化文檔文件管理辦公自動(dòng)化的運(yùn)行方式

在文件檔案管理過程中，缺乏完整的辦公自動(dòng)化管理模型，文件工作機(jī)制不完善是制約文件管理質(zhì)量提高的主要問題。因此，我們應(yīng)積極發(fā)展和完善文件和檔案管理工作機(jī)制。在具體的工作實(shí)踐中，有必要及時(shí)了解文件和案件管理的重要性，積極建立可靠的工作機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)文件和案件管理辦公室的自動(dòng)化，并使文件和案件管理流程標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，要優(yōu)化文件管理模式，不斷完善辦公自動(dòng)化工作流程，以提高管理效率，消除傳統(tǒng)管理模式的弊端和不足，有效提高管理工作的整體質(zhì)量。

總而言之，辦公自動(dòng)化由于其技術(shù)先進(jìn)的優(yōu)勢(shì)和通用性，已成為近幾年文件管理發(fā)展的最大推動(dòng)力。它在促進(jìn)文檔和檔案管理中的作用是顯而易見的。無論是案例安全性，工作效率還是其他方面，它都比傳統(tǒng)工作方式有不可替代的優(yōu)勢(shì)，但是它還需要從多個(gè)方面來進(jìn)行，例如技術(shù)考慮，最大程度地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)以及避免劣勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：中共準(zhǔn)格爾旗委宣傳部）