淺析檔案管理信息化在檔案管理中的發展趨勢

楊靜薇

隨著社會管理系統的不斷發展，檔案管理也慢慢形成了屬于自己的一套工作流程，檔案指的是人們在社會活動時形成具有保存價值的記錄資料。檔案管理的原理就是檔案管理人員對工作總結的客觀規律，在檔案管理方式的進步與發展中，檔案管理信息化建設顯得特別重要。檔案管理信息化發展有助于提高檔案管理的工作效率，能夠更加嚴密地維護好檔案中信息的安全，具有高效、便捷、安全的特點。本文圍繞檔案管理信息化在現代檔案管理中的發展趨勢，分析檔案管理信息化的有效策略，希望可以促進檔案管理工作的發展，提高工作效率。

隨著信息化時代的到來，社會信息化發展也越來越快，檔案管理工作正在向著現代信息化方向發展，檔案管理信息化在檔案管理中已經成為發展的必然趨勢，這是檔案管理工作根據時代發展與需求而產生的重大改變。檔案管理信息化的發展雖然在應用中取得了一些成果并有效改善了傳統檔案管理中的眾多缺點，但在其發展過程中還有很多信息化建設的問題日益凸顯出來，因此，針對檔案管理信息化在檔案管理中如何應用以及發展加以深入的分析研究還是十分必要的。

一、管理信息化的發展趨勢

在當今時代快節奏的背景下，不管是社會經濟還是各種信息技術都在不斷的發展，隨著檔案管理改革的不斷深入，檔案管理工作的難度也越來越高，如何有效地進行檔案管理，需要檔案信息化技術的利用。在檔案管理中加強信息化建設不僅能夠促進工作人員的效率大大提高，也有利于檔案信息資源統一整理和分享的進步。檔案管理部門進行軟件和硬件的相關建設可以讓檔案管理人員的工作需求有很好的幫助，對檔案管理信息化在檔案管理中的應用發展有十分積極的影響。

隨著檔案管理信息化工作的慢慢展開，不僅使傳統檔案獲得更好的保護，節省檔案部門的存儲空間，增多管理中的檔案存儲數量，還可以讓管理工作的各個環節的效率都得到大幅度的提高，能夠有效降低檔案管理工作的相關人員的工作壓力。

二、檔案管理信息化在應用中的有效策略

（一）統一管理標準，提升管理人員工作能力

加強對于檔案管理工作人員的素質提升主要包括心理和思想兩方面的建設，在具體提升時需要做到以下幾個方面：

首先，提高管理標準，要求檔案管理人員擁有高度服務的意識以及高度責任感。檔案管理人員在工作過程中應該一直保持嚴謹、認真的態度進行檔案管理工作，通過不斷提升自身工作效率來為自己爭取變得優秀的機會。在實際的管理工作中工作人員應該擁有勇于奉獻的精神，進一步提升自我要求，工作中有事事爭先的進步意識并時刻注意培養自己的職業素養，促使自己的綜合素質不斷提升。

其次，加強工作人員的培養，重視員工的能力提升。要加大工作人員能力建設，就需要要求工作人員明確了解并熟練掌握管理工作的各種現代信息化相關的規范性系統操作和電子文檔的各種基礎知識，還要努力學習計算機網絡中與信息安全相關的理論知識。因此，在現代化的檔案管理工作中工作人員調動自身的主觀能動性，主動學習各種檔案管理信息化的知識，積極參加各種關于檔案管理信息化的培育活動和教育活動之中，及時、全面地了解相關信息，以達到在以后的檔案管理工作中可以熟練、高效地應用信息化技術。

最后，相關企業和部門要注重對檔案管理人員的教育，開展相關講座以及課程教學。領導部門應定時主動地聘請相關專家在講座課堂中為檔案管理人員進行相關內容和問題的講解，幫助他們更好地進行相關內容和知識的掌握與應用。學習過后的工作人員在平時的工作當中要注重檔案的保管、整理工作時積極運用信息化管理，加強與其他部門或者其他檔案管理人員的交流，相互借鑒不同的工作經驗，學習其他工作人員的優秀經驗，努力提升自己工作能力和工作時效性。

三、高度重視檔案管理信息化的安全問題

由于檔案管理工作本身具有很高的信息性和社會性，以此，一旦在安全方面出現問題很大程度會導致個人或社會的發展受到影響和威脅。加強檔案管理的安全性，就是要減少甚至杜絕檔案信息出現泄露。要防止由于檔案信息安全產生的問題，首先，需要加大對于檔案管理信息化防護系統開發和研究的力度，及時升級相關的管理系統和電子設備;其次，各個部門都要重視檔案管理信息化技術，加大宣傳力度和范圍，督促各管理部門的工作人員甚至社會大眾都能了解檔案管理的相關知識和基本信息化保存方式，認識到檔案管理的重要性，從而提升他們對于信息安全化的相關素質，使人們重視并保護好自己的檔案信息。

四、組織檔案管理信息化資源建設

要建設高效、安全的檔案信息數據庫，就要先組織建立起細致、可查并且有檔案目錄的綜合化數據庫，這是促進檔案管理信息數據庫建設的重要條件之一。在建設初級綜合化數據庫時要先將檔案信息資源進行收集整理，實現檔案信息數字化，后期嚴格進行檔案信息歸檔，注重建設檔案信息資源的相關系統。

五、結語

隨著國家信息技術水平的不斷發展，讓檔案管理的過程中加入信息化手段，推動了檔案管理改革的發展，讓檔案管理信息化成為一種管理趨勢。因此，各有關部門都應該樹立起檔案管理信息化的意識，加大對于檔案管理人員的培訓力度，提高部門、員工的核心競爭力，從根本上推動信息化應用的發展。（作者單位：河北省保定市清苑區農村社會養老保險局）