會計檔案信息化管理問題與對策

趙亞南

會計檔案是企業展開會計核算的主要依據，在信息時代的不斷發展下，會計檔案信息化的管理已經成為會計工作創新的內容，顯著提高了會計檔案的信息化水平。所以企業在管理會計檔案的過程中，應該充分借助信息化的技術，提高會計檔案的管理水平。文章闡述了會計檔案信息化管理的重要性。分析了會計檔案信息化管理中存在的問題，并提出提高會計檔案信息化管理水平的對策，旨在企業能夠開展高效的會計檔案管理工作。

一、前言

企業的整個經營過程都會詳細記錄在檔案中，所以會計檔案的管理工作對企業的管理和發展尤為重要，隨著信息時代的到來，使企業會計檔案的管理工作趨向于信息化，將紙質版的會計檔案過渡為電子版的會計檔案，為企業檔案的管理工作帶來了便利，但是信息化的管理技術也給會計檔案的管理帶來了挑戰，使得企業檔案信息化管理工作的開展受到阻礙，所以企業應該對檔案管理期間出現的問題進行分析，并提出有效的應對措施，從而更好地推動企業的健康發展。

二、會計檔案信息化管理的重要性

其一，能夠提高會計檔案的利用率。在傳統的紙質版檔案管理中，企業整個發展歷程涉及的信息都需要通過手工勞動來實現，繁多且復雜的流程以及交接在很大程度上降低了會計檔案中數據信息的利用率。所以企業相關人員就會因會計檔案的查閱存在難度而不使用，不僅造成資源的嚴重浪費，還無法發揮出會計檔案自身的功能和價值。然而會計檔案實現信息化的管理后，企業的工作人員能夠借助計算機對信息進行查閱，并實現信息的共享。如此一來，查閱者在不受到時間和空間限制的條件下，也能獲得所需的信息檔案，不僅提高了工作的效率，還提高了會計檔案的利用率。其二，能夠提高企業工作的效率和安全性。如果采取傳統的檔案管理方法，由工作人員手動對會計檔案進行收集和整理，那么不僅降低了工作的效率，還極易使會計檔案的信息丟失，尤其是在傳遞過程中，就會導致檔案丟失，最終影響檔案的正常使用。當會計檔案進入信息化的管理中，能夠直接通過網絡的共享功能實現會計檔案的傳遞，不僅提高了傳遞的工作效率，還能夠解決檔案傳輸過程中存在的安全問題。

三、會計檔案信息化管理中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

完善的管理制度能夠發揮出管理工作的作用。但是現階段，部分企業未對會計檔案的信息化管理工作引起足夠的重視，使得企業缺乏完善的會計檔案管理制度，最終導致工作人員在實際開展工作期間，無章可依，經常出現失誤的現象。所以企業會計檔案信息化管理的工作受到阻礙，也影響了企業的穩定發展。

（二）管理系統安全系數不高

企業在會計檔案管理中逐步實現信息化的管理，雖然電子檔案給企業工作人員的工作帶來了便利，但是也存在很大的安全隱患。企業會計檔案信息化的管理工作主要依據財務部門的管理系統，由于管理系統可能會受到硬件或軟件性能的影響，也可能會遭遇到病毒的入侵，直接對系統中的信息檔案帶來極大的威脅，所以管理系統無法保障電子檔案的安全性。

（三）工作人員的素質不夠高

隨著會計檔案技術的不斷發展，對會計檔案的管理人員也提出了更高的要求。管理的工作人員不僅要具備專業的職業素養，還要掌握基礎的計算機操作能力，及時發現財務管理系統中存在的問題，并提出有效的應對措施。但是企業大多數工作人員的素質未達標，無法有效開展會計檔案信息化的管理工作。

四、提高會計檔案信息化管理水平的對策

企業在發展過程中，要緊跟時代發展的步伐，所以在信息化的時代中，企業要將會計檔案的管理工作實現信息化的管理，提高會計檔案的管理水平以及工作效率，但是由于企業在會計檔案信息化管理過程中仍存在一些問題，阻礙了企業檔案管理工作的順利開展。所以企業應該從各個方面尋找有效的對策，使會計檔案信息化的管理工作得以落實。下面作者就談談提高會計檔案信息化管理水平的對策。

（一）建立完善的管理制度

企業要想提高會計檔案信息化管理的質量，就應該建立完善的管理制度，使企業的管理工作更加標準化、規范化。工作人員應該嚴格按照管理制度展開會計檔案的管理工作，提高管理的意識，并根據會計檔案信息化管理的內容，制定管理機制和評價機制，從而提高信息化管理工作的時效性。例如，財務部門應該制定會計電子檔案整理、審核以及使用的相關制度。企業可以根據會計檔案的類型劃分檔案的等級，使企業會計檔案信息化管理的工作更加詳細具體。而且工作人員在規章制度的指引下，也能夠規范工作流程，順利完成會計檔案信息化管理的工作，從而提高管理的水平。但是企業在制定管理制度期間，應該全面衡量影響開機檔案信息化管理的因素，有針對性地制定開展工作的規章制度，為企業會計檔案信息化管理的工作提供強有力的保障。

（二）增強管理系統的安全性

會計檔案的安全性決定著管理工作的整體質量，所以企業的管理人員應該加大對會計檔案管理過程中硬件和軟件的重視力度，保證管理系統的實用性，使管理系統在增強外界風險抵抗能力的同時，也能降低網絡中病毒入侵而帶來的危害。會計檔案展開信息化的管理工作必定需要依托于計算機和會計軟件才能進行。所以為了能夠增強會計檔案的安全性，計算機中儲存會計檔案的數據庫需要具備防磁的硬件條件，維持合適的溫濕度以及整潔性，才能夠防止環境對會計檔案造成的干擾。儲存電子版的會計檔案時，工作人員可以儲存在磁盤中或者檔案的管理系統，但是需要根據檔案的特性進行保管，以此來保證會計檔案的實用性。例如，企業可以在財務的管理系統中設置自動備份的功能，為會計檔案提供安全性;企業可以在管理系統設置防火墻以及殺毒軟件，以免管理系統受到病毒的入侵。所以為會計檔案提供安全的儲存環境，能夠提高會計檔案信息化管理的水平，保證檔案的完整性。

（三）提高工作人員的綜合素質

高素質的人才是提高工作質量的前提。只有提高工作人員的綜合素質，才能滿足會計檔案信息化管理的需求，從而提高會計檔案的管理水平。因此企業管理部門應該優化人才的配置，分配具備管理能力以及計算機操作能力的人才開展會計檔案信息化的管理工作，以此來達到預期的管理目標。例如，企業應該加大對工作人員的培訓力度，增強其專業知識以及網絡系統的操作能力，并對培訓后的工作人員進行考核，為企業財務部門的管理工作打造出高素質的隊伍。另外，企業還應該不斷引進高素質的人才，才能夠使企業掌握先進的管理技術，發揮出高素質工作人員自身的價值，從而提高會計檔案信息化的管理水平。

五、結語

隨著信息時代的不斷發展，市場的形勢以及產業結構都發生著轉變，企業要想穩定立足于市場，就需要對內部的管理進行革新和完善。而會計檔案的管理影響著企業的穩定發展，所以企業應該充分借助信息技術的優勢，加大會計檔案信息化的管理力度，增強管理系統的安全性能，提高檔案管理的水平，才能促進企業的健康持續發展。（作者單位：常州武進萬達廣場商業物業管理有限公司）