淺談醫藥生產企業檔案的收集保管和開發利用

張珍光

本文圍繞醫藥生產企業檔案收集保管與開發利用展開分析，具體分析了收集保管與開發利用中的一系列問題及相應的優化對策，旨在提高醫藥生產企業檔案收集保管與開發利用工作水平，為發揮醫藥生產企業檔案價值夯實基礎。

所謂“醫藥生產企業檔案”，指的是醫藥生產企業長期醫藥生產技術改進等醫藥生產活動中直接形成的各類資料，記載了項目研究等一系列重要資料，是醫藥生產企業長期積累的科技經驗，是醫藥生產企業生產實踐活動及其開發利用的重要條件，也是醫藥生產企業傳播醫藥生產科技信息，提高企業經濟效益的重要工具。醫藥生產企業檔案以文字、聲像、圖表等方式進行記錄。醫藥生產企業檔案內容廣泛，倘若醫藥生產企業檔案能夠通過開發，推廣運用到市場中，是否改為：不僅能夠規范企業的管理，還可以產生可觀的經濟效益與社會效益。可見，醫藥生產企業檔案收集保管與開發利用是一項具有現實意義的工作。因此，針對醫藥生產企業檔案收集保管與開發利用中的主要問題，需積極探索行之有效措施予以優化。

一、醫藥生產企業檔案收集保管與開發利用中主要問題分析

（一）檔案管理意識有待增強

意識決定行動，部分醫藥生產企業領導檔案管理意識薄弱，致使檔案管理水平偏低。之所以如此，是因為部分領導人員普遍認為醫藥生產企業檔案僅作為指導性資料，醫藥生產企業檔案管理工作中加強投入，無法在短時間內取得可觀經濟效益。同時，醫藥生產企業經濟效益擺在首位是每個領導認可的。正因如此，醫藥生產企業領導在思想上未認識到醫藥生產企業檔案管理工作的重要性，從而不愿意在醫藥生產企業檔案中增加投入，致使醫藥生產企業檔案管理工作水平難以提高。

（二）缺乏先進的檔案管理制度及檔案管理設備

現如今，大部分醫藥生產企業雖設立了專職檔案管理部門，但是由于重視度不足，人員配置方面尚未結合工作需求進行完善，造成醫藥生產企業檔案管理工作難以有序進行。正因如此，醫藥生產企業一些重要檔案資料未保存，例如：醫藥生產資料，尚未及時收集整理加以保存，造成大量具有價值的檔案遺失。同時，檔案管理工作受制于落后的制度、理念等因素，管理工作實效難以提高，還頻繁出現醫藥生產企業檔案遺失、損毀等問題。

一直以來，醫藥生產企業資金投入忽視醫藥生產企業檔案管理，在缺乏充足資金的情況下，檔案管理設備難以及時更新，難以真正意義上實現信息化管理。信息化時代，檔案管理工作倘若未與時俱進，加強信息化建設，勢必會制約管理效率與質量的提高，導致醫藥生產企業檔案管理工作必然難以提供優質服務。

二、醫藥生產企業檔案收集保管和開發利用優化對策分析

（一）醫藥生產企業檔案收集保管工作優化對策

1.規范收集醫藥生產企業檔案

醫藥生產企業檔案管理工作實踐中，收集保管作為首要工作。收集保管工作的落實，需以制度為導向，明確檔案收集范圍。基于醫藥生產企業檔案收集范圍角度而言，凡是與醫藥相關的資料，均需要進行收集并進行妥善保管。需強調的是文件材料收集時，需全面、詳細了解醫藥生產企業各部門實際業務情況，科學、合理確定檔案范圍及數量。另外，針對部分內容具有爭議的檔案，例如：保存日期、分類不明確等的醫藥生產企業檔案，需重點整理，并對卷宗重新整理，凡是沒有確定卷宗標題的檔案，需在拆卷之后，重新編制案卷目錄、卷內目錄等檢索工具，為后續開發利用醫藥生產企業檔案提供便利。

2.規范保管醫藥生產企業檔案

檔案保存，需在每頁檔案后頁或者邊角處備注文字書名。針對部分檔案有影像資料，需運用專用文件夾進行保存，并詳細記錄圖片等影像資料的各項信息，例如：內容、時間、地點等，均需要按照現行標準進行填寫，不得漏項。待醫藥生產企業檔案全部劃分明確，并制定后詳細的檔案卡片之后，裝入卡片盒，為日后的醫藥生產企業檔案利用提供便利。同時，醫藥生產企業檔案保存室環境需時刻保證干燥、通風，并做好防火防潮等工作，以此保證檔案安全。

（二）醫藥生產企業檔案開發利用工作中的優化對策

1.提高認識，完善制度

醫藥生產企業領導自身需在思想上加強醫藥生產企業檔案重要性認識，引導全體工作人員增強醫藥生產企業檔案重要性認識。同時，醫藥生產企業領導需圍繞醫藥生產企業檔案工作，制定先進、有效的檔案管理制度，并重視與時俱進，不斷創新管理理念與制度，保證理念與制度的適應性。

2.加大投入，加強信息化建設

醫藥生產企業需進一步加大檔案管理資金投入力度，更新檔案管理設備，加強醫藥生產企業檔案管理信息化建設，以此不斷提高檔案管理工作質量。具體言之，醫藥生產企業需加大資金投入，才能實現檔案信息化管理。檔案數字化，將一些重要資料以電子化形式保存下來，并妥善保存檔案原件，不僅可以給醫藥生產企業檔案增加安全保險，還可以借助數字化手段提高醫藥生產企業檔案利用率。

（三）完善醫藥生產企業檔案管理領導機構

醫藥生產企業檔案管理工作，需嚴格遵守統一領導，分級管理原則。同時結合醫藥生產企業檔案管理工作需求，配置齊全的管理人員，并結合管理工作崗位具體要求，制定明確的工作職責，保證醫藥生產企業檔案管理工作有序進行。需強調的是醫藥生產企業發展過程中，對檔案管理工作必然會提出更高的要求。因此，醫藥生產企業需重視管理人員技能與專業知識的培訓，并加強思想道德教育，全面提高管理人員專業素質與職業道德水平，促使其能夠適應醫藥生產企業檔案發展需求，唯有如此，才能更好地進行醫藥生產企業檔案的開發利用。

三、結語

綜上，醫藥生產企業檔案作為醫藥生產企業生產實踐活動中的重要資料，做好醫藥生產企業檔案收集保管與開發利用工作，直接關系到醫藥生產企業檔案價值的發揮，同時對醫藥生產企業的健康持續發展具有一系列影響。因此，針對新時期醫藥生產企業檔案收集保管及開發利用工作中的一系列問題，有必要予以優化策略，充分挖掘出醫藥生產企業檔案價值，推動我國醫藥生產企業發展。（作者單位：天方藥業有限公司）