如何搭建企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境

彭彤

內(nèi)部控制是由一系列書面政策和流程組成，當(dāng)其被有效實(shí)施和監(jiān)控時，能確保：公司資產(chǎn)被充分保護(hù)以防止舞弊，或其他形式的非法操作;財(cái)務(wù)報(bào)告正確和公正地反映業(yè)務(wù)結(jié)果和狀態(tài);員工行為完全遵照公司管理政策、適用的政府法令和規(guī)定。公司內(nèi)控團(tuán)隊(duì)的職責(zé)就是運(yùn)用系統(tǒng)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒ㄒ栽u價(jià)和改進(jìn)公司業(yè)務(wù)程序的執(zhí)行、風(fēng)險(xiǎn)控制和管理。內(nèi)部控制整體架構(gòu)主要包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督。本文主要從內(nèi)部控制環(huán)境的搭建上展開討論，以期通過頂層設(shè)計(jì)的科學(xué)性為企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施的有效性奠定基礎(chǔ)。

一、建立健全的內(nèi)部控制組織體系

（一）內(nèi)部控制小組的建立

內(nèi)部控制小組應(yīng)獨(dú)立于公司各部門，主要負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制體系的建立和維護(hù)，為創(chuàng)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境，提高公司經(jīng)營效率， 協(xié)助公司完成經(jīng)營目標(biāo)提供控制保障。內(nèi)部控制小組定期向公司管理層就內(nèi)控工作進(jìn)行匯報(bào)，協(xié)助審計(jì)委員會的召開，按審計(jì)委員會的部署和安排開展內(nèi)控工作并就工作結(jié)果向?qū)徲?jì)委員會匯報(bào)。

（二）配套成立法務(wù)以及廉政從業(yè)組織機(jī)構(gòu)

二、強(qiáng)化內(nèi)控意識，樹立三道防火墻概念

內(nèi)部控制體系的建立必須是一個自上而下，層層推進(jìn)的過程。內(nèi)控不是一個人的責(zé)任，也不只是內(nèi)部控制團(tuán)隊(duì)的事情，我們每個人都有責(zé)任建立和維護(hù)強(qiáng)大而可持續(xù)的控制環(huán)境。在公司內(nèi)部治理過程中，我們推行三道防火墻的概念：第一道防火墻是業(yè)務(wù)活動，主要是業(yè)務(wù)部門的管理者和員工實(shí)施的日常經(jīng)營活動;第二道防火墻是控制活動，主要包括法務(wù)、法規(guī)、質(zhì)量、安全、內(nèi)部控制以及其他風(fēng)險(xiǎn)控制活動;第三道防火墻是審計(jì)，包括關(guān)鍵業(yè)務(wù)定期審核、專題審計(jì)、母公司審計(jì)等。用下圖可以形象地描繪公司控制治理的各層活動關(guān)系：

具體實(shí)施時應(yīng)確保以下幾點(diǎn)：

1.建立一整套政策和程序，以確保在組織的各個級別上都實(shí)施并遵循有效的流程。健全的控制流程可以確保有效而高效的運(yùn)營、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、法律法規(guī)的遵守。

2.公司內(nèi)部控制系統(tǒng)的成功取決于組織人員的紀(jì)律。

3.有效的控制流程應(yīng)包括董事會，管理層和所有員工

三、建立風(fēng)險(xiǎn)清單，識別執(zhí)行差距及潛在問題

（一）風(fēng)險(xiǎn)清單的建立

我們知道，無效控制的成本是因第一次沒有正確做事而受到的懲罰，因此，有效的控制可以減小錯誤的發(fā)生以及避免重復(fù)勞動，由此帶來成本節(jié)約、效率提升，確保財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)確，減少公司損失。風(fēng)險(xiǎn)清單的建立為業(yè)務(wù)過程在有效的控制下進(jìn)行提供強(qiáng)有力的保障。所謂風(fēng)險(xiǎn)清單，是針對各個業(yè)務(wù)模塊關(guān)鍵控制點(diǎn)分別建立的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)匯總，借助此清單可對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行檢查、審核，以期發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)或已存在的問題并加以完善和糾正，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。一般情況下，風(fēng)險(xiǎn)清單由各企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)類別分模塊建立，常見的風(fēng)險(xiǎn)清單有存貨、固定資產(chǎn)、采購、資金、稅務(wù)、變動（固定）市場費(fèi)用、關(guān)務(wù)、安全、付款等等，如下圖：

在每個模塊風(fēng)險(xiǎn)清單中，包括基礎(chǔ)內(nèi)容、業(yè)務(wù)部門自評、內(nèi)控測試三個部分。其中，基礎(chǔ)內(nèi)容部分主要涉及該業(yè)務(wù)模塊的類型、關(guān)鍵控制點(diǎn)描述、測試方法描述、測試部門等信息;業(yè)務(wù)部門自評部分主要是業(yè)務(wù)部門就該業(yè)務(wù)的關(guān)鍵步驟的操作進(jìn)行評估，包括目前控制方法描述、是否存在問題、建議的糾正措施等;內(nèi)控測試部分主要是內(nèi)控團(tuán)隊(duì)在業(yè)務(wù)部門自評的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽樣測試，以期從獨(dú)立的第三方角度對該業(yè)務(wù)的控制過程進(jìn)行審核。

（二）業(yè)務(wù)問題識別

在進(jìn)行業(yè)務(wù)控制自評以及測試的過程中，可能會發(fā)現(xiàn)某些領(lǐng)域在實(shí)際的執(zhí)行過程中可能與我們預(yù)期設(shè)定的要求存在一定差距，我們稱作控制缺失，包括的流程的缺失和流程執(zhí)行的問題。對于識別出來的問題應(yīng)進(jìn)行準(zhǔn)確的描述并記錄，對問題的性質(zhì)要進(jìn)行合理的分類。

1.記錄問題的五大構(gòu)成要素：標(biāo)準(zhǔn)、事實(shí)、原因、影響、整改措施

一個完整的問題記錄應(yīng)包含以上幾方面內(nèi)容。首先是提出問題的標(biāo)準(zhǔn)，通常指控制過程中所擁有的流程及法規(guī)要求。與標(biāo)準(zhǔn)相背離的就是我們的問題發(fā)現(xiàn)，即事實(shí)，也就是做了什么，怎么做的。接著應(yīng)分析出現(xiàn)問題的原因，剖析為什么會出現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)之間的差距，實(shí)際的影響是什么。最后制定整改計(jì)劃并實(shí)施，對問題進(jìn)行糾正。在對問題進(jìn)行記錄時，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

2.制定重大問題的判斷標(biāo)準(zhǔn)，對識別的問題進(jìn)行合理分類

業(yè)務(wù)活動及內(nèi)部審計(jì)中識別出來的問題，按性質(zhì)一般可以分為建議、較小問題、重大問題。通常情況下，對重大問題的判斷標(biāo)準(zhǔn)可以通過以下幾方面考慮：

3.問題整改措施的持續(xù)性

對于某項(xiàng)問題的整改執(zhí)行不應(yīng)只停留當(dāng)前，也不應(yīng)只是暫時的、短暫的。在一份詳細(xì)的整改計(jì)劃中應(yīng)包括可持續(xù)性計(jì)劃，對整改結(jié)果進(jìn)行持續(xù)性測試也就是對每個待測項(xiàng)目在所需的控制周期中的實(shí)施效果進(jìn)行評估，以確保已實(shí)施的糾正措施的長期有效性。該計(jì)劃包括必要的證據(jù)清單以及適時的抽樣方法，對于不同控制周期的控制測試可以建立不同的測試要求。如下圖所示：

舉例：如果審計(jì)問題整改措施的實(shí)施頻次是月度執(zhí)行，比如月末計(jì)提憑證，那么我們在審核樣本時應(yīng)連續(xù)抽取三個月的計(jì)提憑證進(jìn)行審核;如果審計(jì)問題整改措施的實(shí)施頻次是季度執(zhí)行，那么應(yīng)連續(xù)抽取兩次的樣本進(jìn)行審核;審計(jì)問題整改措施的實(shí)施頻次是半年度/年度執(zhí)行，則測試一次即可關(guān)閉問題。

4.健全的問題跟蹤機(jī)制

（1）劃分責(zé)任部門。對于識別的問題，首先要確定問題的責(zé)任部門，也就是該問題的歸屬部門。如果是跨部門的問題，也應(yīng)確定一個牽頭部門。在實(shí)際工作中，最難的就是責(zé)任部門的劃分。通常情況下，可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程的主導(dǎo)部門或執(zhí)行流程的部門來判斷。如果存在爭議，則需要匯報(bào)管理層明確。

（2）定期跟蹤。內(nèi)控部門應(yīng)建立問題定期跟蹤機(jī)制，對于已完成整改的問題收集整改證據(jù)，進(jìn)行持續(xù)性審核后進(jìn)行關(guān)閉并登記;對于未關(guān)閉的問題跟蹤其整改狀態(tài)，并對超期未關(guān)閉的問題建立預(yù)警機(jī)制。未關(guān)閉問題的狀態(tài)可以用紅-黃-綠三種顏色標(biāo)識：

（3）會議機(jī)制。內(nèi)控部門應(yīng)建立定期會議機(jī)制，將未關(guān)閉問題的情況進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)并向各部門總監(jiān)以及公司管理層進(jìn)行匯報(bào)，對于重大問題、超期未關(guān)閉問題以及長賬齡未關(guān)閉問題應(yīng)單獨(dú)與業(yè)務(wù)部門約會并向管理層匯報(bào)尋求支持推進(jìn)。

四、結(jié)語

從1999年《會計(jì)法》首次以法律的形式對建立健全內(nèi)部控制提出原則要求，到2008年財(cái)政部、證監(jiān)會、審計(jì)署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》以及《企業(yè)內(nèi)部控制評價(jià)指引》，內(nèi)部控制從提出到現(xiàn)在被人們逐漸認(rèn)識和接受，經(jīng)歷了不斷發(fā)展、完善的過程。作為現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，有效的內(nèi)部控制不僅能使企業(yè)的資源合理配置，提高勞動生產(chǎn)率，而且能夠確保資產(chǎn)的安全完整和會計(jì)信息的真實(shí)準(zhǔn)確，以及確保國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，內(nèi)部控制達(dá)到預(yù)想的效果并非一日之功，只有企業(yè)管理層高度重視，全體員工統(tǒng)一認(rèn)識，相互促進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部控制才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。（作者單位：長安福特汽車有限公司）