水電工程勘察設計電子檔案的管理探析

孟莉莉

摘 要：在科技的引領下，信息化成為趨勢，影響力遍及各行各業，水電工程勘察設計行業也參與其中，電子檔案成為核心檔案模式，其價值性更加突出。基于此，要結合水電工程勘察設計領域發展實際，以信息化為背景，對電子檔案管理進行深入探討，掌握檔案基本特點，分析存在的問題，制定科學高效的管理方略，以更換提升管理效率與質量，為檔案價值的發揮創造條件，以便更好服務于水電工程勘察設計單位的長遠發展。

關鍵詞：水電工程勘察設計;電子檔案;管理

對于水電工程，勘察設計檔案是管理領域不可忽視的內容，實現對水利工程發展情況信息的全面收錄，通常以文本、圖形圖表以及音頻視頻等方式進行呈現。在信息技術的支持下，電子檔案成為水利工程勘察設計檔案的主要載體，依托信息系統，實現數據信息的高效存儲、管理以及應用，信息管理方式的作用更加突出，成為制約新時期檔案管理效果的關鍵因素。基于此，要以水電工程勘察設計的電子檔案為切入點，對其管理工作進行系統分析。

1 準確掌握水電工程勘察設計電子檔案的特點

1.1 檔案類型凸顯多元化，全面性成為管理基本要求

鑒于水電工程的特殊性，其于諸多行業關系緊密，如機電、建筑、農業以及通信等領域，這是決定水電工程勘察設計電子檔案形式多樣的根本原因。因此，在進行電子檔案收集的時候，需要以全面性為基本原則，力求嚴謹性與仔細性，避免出現遺漏問題，維護電子檔案資源的完整性。

1.2 檔案管理深受成套性、階段性與長期性的制約

對于水電工程勘察設計檔案，成套性的特征十分顯著，主要是指獨立工程需要全面而系統的檔案資源，精準性更高。工程檔案涉及的全部文件都是檔案的一部分。勘察設計單位的檔案在進行收集與整理的過程中，成套性不容忽視，其管理過程深受這一要求的制約;水電工程勘察設計檔案是整個水電工程檔案重要組成部分，其收集歸檔滲透在整個工程項目全流程，貫穿在項目立項、可行性調查、方案設計、施工準備以及建設竣工全過程。縱觀整個流程，在進行歸檔管理的時候，需要以時間與環節為依據，落實階段性管理;水電工程通常需要經歷較長的時間，投資巨大，檔案管理也橫跨工程立項到竣工各個環節，滲透在各個流程之中。

2 深入剖析水電工程勘察設計電子檔案管理中存在的不足

2.1 缺乏完善與規范的檔案管理模式，制約電子檔案優勢的發揮

立足水電工程勘察設計領域，電子檔案引入時間不長，尚未構建統一與標準的檔案管理模式，電子檔案管理內容與新時期水利水電工程設計行業檔案管理標準存在差距。盡管電子檔案管理模式得到行業肯定，也運行了相關系統，但是，缺乏對功能的全面應用，電子檔案的優勢尚未得到真正意義上的實現，檔案管理方式尚未健全，無法有力維護電子檔案應用過程中真實性與完整性，誘發檔案破損與泄密問題。

2.2 檔案管理人員觀念滯后，檔案信息化素養嚴重不足

在電子檔案管理中，對人員要求有別于紙質檔案，對檔案管理知識以及信息技術能力要求較高。但在水利水電工程勘察設計領域，電子檔案管理人員知識存在滯后性，信息素質與技能水平不高，較多依賴傳統檔案管理方式，對檔案信息化建設認識不到位。另外，管理人員信息技術掌握水平不高，對電子檔案管理系統應用不熟練，很難將技術優勢發揮在檔案管理工作之中，檔案管理效率不高，電子檔案發展受到阻礙。

2.3 檔案管理缺乏系統性，與工程項目相脫節，威脅電子檔案完整性

水利工程勘察設計自身特征鮮明，與其它行業的工程設計存在較大差異，囊括勘測、規劃、施工圖設計以及竣工圖設計等，項目持續時間較長，與工程項目全過程息息相關，系統性尤其較強。但是，在電子檔案管理實踐中，檔案管理工作被設置在工程完結之后，與整個項目過程存在脫節現象，尤其是很難保證與工程環節的同步進行，出現檔案積壓、遺漏、不完整等現象。

3 如何全面堅強水電工程勘察設計電子檔案管理工作

3.1 做好電子檔案管理準備工作，將檔案管理貫徹在水電工程項目全過程

1）重視落實電子檔案管理前期準備工作。針對水電工程電子檔案管理，收集是首要任務，其于檔案信息化與現代化關系緊密。首先，將電子檔案控制工作落到實處，以完整性與可靠性為目標，尤其關注可讀性特征。電子文件管理系統對信息技術具有較強的依賴性，易逝特質較強，因此，水電工程勘察設計電子檔案收集工作需要做好準備，力求提前做好全面落實，凸顯檔案管理運行控制的功能，以維護整個檔案收集按部就班地進行，維護資料的真實性與可靠性。

2）以電子檔案完整性、系統性以及可讀性為基本指導。為了維護水電工程勘察設計檔案的真實性，需要重點對其形成與處理環節進行控制，保證原始記錄收錄完整，為未來認證工作奠定基礎。針對完整性，主要是將工程勘察設計檔案的管理工作貫徹在整個項目開展全過程，對所有設計性資料電子檔案進行歸檔，保證全面性，防止出現任何資料遺漏現象，切實維護檔案的連續性與系統性。電子檔案的可讀性特征極具復雜性，其可讀性的實現也要以檔案收集的全面性為前提。

3.2 依托職能鑒定法，強化電子檔案內容形式及技術的鑒定

在水電工程勘察過程中，電子檔案規模較大，需要落實鑒定工作，即確定檔案的價值性，這項工作適用于紙質檔案以及電子檔案兩種形式。但是，電子檔案除了要進行內容評定之外，還需要進行技術鑒定，目的是保證其內容、形式以及技術特征的價值水平。因此，鑒定法的選擇至關重要，一般以職能鑒定法為核心，以便結合檔案形成機構以及個人的職能性質進行電子檔案價值的準確判斷。

3.3 重視電子檔案保管，力求及時性與安全性

針對水電工程勘察設計電子檔案，其在保管方面有別于紙質檔案，復雜性更強。電子檔案以計算機系統為存儲載體，對其依賴性較強，但是，能夠滿足隨時隨地存儲與利用的目的。另外，還需要對存儲環節進行關注，尤其重視載體材質選擇與應用。在電子檔案保管中，安全性十分重要，是不容忽視的內容，更是重中之重，需要引起高度重視。

3.4 合理進行水利水電工程勘察設計電子檔案的應用

立足水電工程勘察設計檔案管理實踐，電子檔案的出現為其高效利用提供條件，同時，檔案利用也凸顯新特點，既能有效服務于技術人員，也能以系統為載體，實現檔案信息更大范圍上的檢索與利用。具體講，依托電子檔案管理模式，支持多種終端使用，突破時空限制，檔案檢索、查詢以及應用效率大大提升。其次，在電子檔案應用過程中，能夠結合檔案資料內容，進行針對性分析，而后實現人機交互，互動性更強，檔案價值發揮得更加全面，檔案利用率顯著提升。再次，電子檔案支持多種形式，融文本、圖表、視頻以及音頻等多種方式于一體，能夠更好服務于檔案的利用。

4 結束語

在信息技術的影響下，水電工程勘察設計進入現代化發展階段，要結合新時期水電工程勘察設計行業發展實際，分析其獨有特征，明確發展中存在的不足，以電子檔案管理基本原則為前提，將電子檔案管理工作落到實處，加快構建現代化的檔案管理制度，以信息化平臺與系統為方式，在高素質人才的支持下，切實提升水電工程勘察設計電子檔案管理水平，以期為水電事業可持續發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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