高校檔案管理信息化建設實現路徑探索

衛恒

摘 要：信息化時代下檔案管理工作與信息化技術的融合已成發展趨勢。隨著高校檔案管理工作涉及到的范圍逐步擴大及其復雜程度不斷提高，高校檔案管理部門也開始重視通過信息化建設去提高檔案管理水平，助力檔案資源得到良好管理且充分開發利用其價值。當然，目前高校檔案管理信息化建設中還存在一定的不足，文章主要針對其中的問題以及具體的信息化建設實現路徑展開探索，以期為相關從業者提供參考。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設;路徑

高校檔案資料中對學校的科研活動、教學活動、職能活動、師生資料等信息有著詳細記錄，是高校管理與發展的基礎依據，在高校教育管理體系中占據著戰略性地位。針對高校檔案展開的管理工作需要順應時代發展潮流，保證檔案資源價值得以更好地開發與利用。在信息化技術廣泛應用于各領域的背景下，高校檔案管理也應當積極探索其信息化建設道路，推動檔案管理工作朝著集成化、系統化、信息化的方向發展，從而進一步提高高校管理水平以及推動檔案事業的穩健發展[1]。

1 高校檔案管理信息化建設的重要意義

信息化時代的來臨也促使高校檔案管理工作逐漸重視信息化建設的推進，所以在時代發展的大趨勢下，高校方面需要高度重視檔案管理信息化建設的重要意義。

1.1 有助于推動高校可持續發展

高校檔案管理工作的主要目的在于為高校未來的發展提供決策支持，所以從這方面來看加快檔案管理的信息化建設進程顯得尤為必要。通過實現檔案信息化管理去推動高校的深化改革，從而提高高校的辦學效率，更有助于高校在如今信息化時代大環境中更好地面對社會新問題、新需求，從而推動高校的可持續發展。

1.2 有助于提高高校檔案管理服務質量

在過去的高校檔案管理工作中，更多是以人工操作的方式對紙質化檔案文件進行收集、整理、分類、編目、保管、查詢等，不難看出這一工作非常繁瑣且量大，檔案管理工作者應付日常工作已非常疲憊，則會忽視對檔案信息的提煉與加工處理[2]。此外，在人工操作下檔案質量難有十足保障，具有明顯的不確定性，而且繁雜的檔案管理手續會導致工作效率非常低。所以，為了順應時代潮流去不斷提高高校檔案管理服務質量，則需要對其展開改革與創新，而日漸發展成熟的信息化技術便為高校檔案管理的改革創新提供了技術層面的支持。借助信息化技術能夠大大提高檔案信息檢索查詢的便捷性，也節省了大量檔案管理需要投入的人力、物力與財力，還能有效縮短檔案資料收集、加工、儲存、傳送等周期時間，在高校檔案管理工作效率與服務水平方面有明顯提升。

1.3 有助于高校檔案信息資源的開發利用

隨著信息化時代的來臨，檔案信息資源的價值性受到了全社會的廣泛關注，而且現代社會對檔案信息的依賴程度也不斷提高，尤其是經過科學整理與系統加工的檔案信息，在各行各業的決策制定中起到關鍵性的指導作用，由此可見對檔案管理進行信息化建設推進是社會時代發展的不可逆趨勢。為了緊隨國家信息化建設的進程以及推動檔案事業的穩健發展，不同行業領域都應緊握發展機遇其積極擁抱時代變化，從而爭奪發展的主動權。而高校作為社會大家庭的重要一分子，更是新思想、新技術、新事物的融合之地，是引領社會變革的主陣地，所以工作在其中的檔案管理部門更要積極探索可行的信息化建設道路，從過去的紙質化檔案管理向電子化檔案管理邁進，革新檔案工作方式，基于信息化技術針對檔案信息資源進行開發利用，充分發揮其價值性。

2 目前高校檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 建設投入力度較小

從當前現狀來看，高校方面對檔案管理工作的重視度還有待提高，所以在檔案管理信息化建設中還存在投入力度偏小的不足，進而導致信息化建設所必需的軟硬件設施有所缺失。目前還有部分高校檔案管理工作還處在紙質化資料的收集與歸檔層面，與當前的數字化、信息化要求不相符，存在一定的滯后性。正因為投入力度的不足，還有許多高校并未構建起檔案數據庫，再加上軟硬件的短缺，信息化建設則流于形式而淪為空談，與傳統的檔案管理工作模式相差無幾，難以適應現代社會的發展趨勢。

2.2 檔案安全存在風險

高校檔案管理的信息化建設便是要推進檔案資料的電子化、網絡化，但從目前現狀來看，高校在電子文件歸檔方面還存在程序化意識缺乏的情況，從而造成少部分高校的電子檔案信息歸檔混亂，真正要用到檔案資源時則難以快速檢索到電子檔案，不僅浪費查閱時間，也無形中提高了檔案丟失的風險概率。此外，部分工作人員對電子檔案的存儲管理重視度不足，未意識到數字化方面的安全性，比如高校請科技公司為檔案管理設計信息化管理系統，卻未考慮實際情況而未對文件進行加密，一旦出現系統問題或遭到病毒入侵，也會導致檔案信息的丟失。

2.3 人員綜合素養偏低

目前有許多高校檔案管理工作者并非專業出身，即便有些工作人員有著專業的檔案管理知識，但是在信息化建設推進中卻對實用計算機進行檔案管理的實際操作并不熟悉，而且檔案管理思維尚停留在傳統階段，一定程度上對信息化進程有所阻滯。此外，部分人員雖然信息化素養較高，但是對檔案管理專業知識卻知之甚少，實際工作者也很難將檔案管理與計算機信息技術聯系在一起。

3 高校檔案管理信息化建設的實現路徑

通過上述分析可知，目前高校檔案管理信息化建設工作中還存在著一定的問題，要想實現真正的檔案管理信息化建設，則一定要找準路徑去進一步完善，才能夠助力高校檔案管理水平的提高，充分發揮出檔案管理工作實效。

3.1 提高檔案管理信息化建設意識

在推進高校檔案管理信息化建設的過程中，一方面需要全面提高相關人員的思想覺悟，糾正他們對信息化建設的片面認知以及跳脫出傳統的檔案管理思維模式，從而為高校檔案管理信息化建設奠定良好基礎。唯有從思想層面去引導檔案管理者意識到信息化建設能夠對高校各項決策制定提供更科學的依據，才能夠真正實現思想理念的轉變，在工作中才會積極配合;另一方面高校還要對檔案管理的信息化建設應用原理及流程有清晰把握，并且將公共服務意識以及專業素養融入到信息化建設當中，明確檔案管理信息化建設的目的在于全面整個高校教育教學及科研等活動的各項信息資源，成為全校師生均可接收和利用的資源，通過檔案信息資源的共享去提高檔案管理工作的服務水平。

3.2 完善檔案信息數據庫設計

隨著大數據技術的高速發展及其在各行各業中的有效應用，也為檔案的信息化建設提供了技術支持，為確保檔案管理的精細化與合理化，要提高對信息數據庫建設工作的重視度。而高校檔案信息數據庫的建設首先要有足量的檔案信息資源作為基礎，否則便猶如無源之水，得不到實質成果。利用大數據分析技術在海量數據中去構建信息關聯，基于不同維度去實現檔案數據的自動化分類，為用戶的檔案信息獲取帶來便捷。同時，在完善高校檔案信息數據庫設計工作中，要盡可能地將非結構化的數據項結構化或是半結構化的方向轉變，如此一來能夠保證用戶檔案信息獲取的精準度。此外，還應利用可視化技術以圖像的方式形象直觀地將檔案信息數據庫中檢索到的結果呈現出來，完成檔案資源的顯性轉變。

3.3 重視檔案管理信息化系統開發

對高校檔案信息數據庫的設計需要建立在適用且完善的檔案管理信息系統之上，從而帶來豐富的功能模塊、匹配的技術環節以及規范的技術標準。從實際工作來看，開發高校檔案管理信息化系統屬于復雜且全面的工程，要用到各種信息化技術，如信息存儲與壓縮技術、計算機網絡安全技術、人機交互技術以及分類索引工具與平臺的研發技術等等，而且各項技術都對檔案信息化系統的開發至關重要。此外，還要對檔案管理信息化系統想要實現的功能進行綜合分析，選用更加成熟、擴展性更強以及符合行業標準的數據庫技術，保證數據庫功能模塊能夠滿足目標用戶的使用需求。此外，高校檔案管理信息化系統還應重視其兼容性及后續的擴展性，不僅要對各種格式基礎數據庫有所兼容，還要能夠順應信息技術發展升級趨勢去實現良好擴展，保證其使用壽命，更好地為高校教研工作服務。

3.4 構建檔案信息安全保障體系

完善的檔案信息安全保障體系主要是通過對文件歸檔展開監督與指導，確保電子檔案的真實性與完整性。為確保高校檔案管理信息化建設能夠有效推進，在安全保障體系構建中要加大人員與資金的支持力度，對檔案管理人員要加強教育，避免出現違規操作行為，提高檔案管理安全性。同時，針對高校檔案管理信息化系統還要重視防御軟件的使用，且做好相應的安全隔離防范措施，以免不法分子或是木馬病毒的侵入。此外，在電子檔案管理中還可嘗試利用區域鏈技術，不僅能夠通過提供信息錄入平臺去提高傳統紙質檔案的數據化轉化效率，保證數據環境與管理模式相融合而提高檔案傳輸效率，而且還可借助區域鏈概念去構建更完善的管理制度，以更精細的管理模式去提高檔案管理工作水平。

3.5 加大資金與技術的投入

高校檔案管理的信息化建設需要重視資金與技術方面的投入，否則即便是檔案管理者擁有再先進的工作理念與思想意識，但如果基礎條件都無法得到保障，也會顯得無能為力，所以在高校檔案管理信息化建設中要加大對資金與技術的投入力度[3]。一方面，要重視硬件方面設備設施投入，其中包含檔案管理信息化建設要用到的數據存儲服務器、圖文掃描設備、數碼相機等等，這些都需要在資金方面加大投入，盡可能配備更先進的設備，才能確保檔案管理信息化水平;另一方面，在完善檔案管理信息系統時還要引入更為先進的云計算、大數據等技術手段，不僅能夠提供數據精準性與檢索時效性，同時也能為檔案資源的價值開發提供幫助，從而提高檔案管理工作效率。

3.6 做好信息化管理人才培養工作

高校檔案管理工作具有明顯的專業性與系統性，在信息化建設推進過程中一定要重視檔案工作者自身的知識結構與業務能力等表現，確保其綜合素養的提高，滿足高校檔案管理信息化建設的需求。處在當今的信息化時代環境中，高校檔案管理工作者不僅要對檔案學專業知識有全面掌握，同時還應不斷提高自身的數據庫技術、網絡技術等，能夠將信息化技術與專業的檔案管理相融合。為了提高檔案信息化建設進程，高校方面需要重視信息化管理人才隊伍的建設，通過引進更為專業的復合型人才以及加強內部工作人員的培訓教育，全方位打造更優秀的檔案管理隊伍。同時，還應制定合理的考評機制與激勵機制，調動檔案管理工作人員的工作積極性，為高校檔案管理信息化建設增添助力。

4 結束語

綜上所述，高校檔案管理工作作為學校教育管理及各項決策制定的關鍵參考依據，應當緊握信息時代發展脈搏，加強檔案管理的信息化建設，全面提高檔案管理工作水平。盡管在高校的檔案管理信息化建設當中會因為諸多因素的影響而面臨一些問題，但只要相關人員認準目標不放松，合理采取各項有效措施，構建先進的檔案管理模式以及應用信息化技術，那么高校檔案管理信息化建設目標一定能夠實現。

參考文獻

[1]董傳芳.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2019（30）：31-32.

[2]張玉龍.高校檔案管理信息化建設路徑研究[J].辦公室業務，2019（19）：82-83.

[3]鄧婷.淺議高校檔案信息化建設與公共服務能力[J].辦公室業務，2019（18）：102.