人工智能技術在檔案管理信息化中的應用研究

摘 要：人工智能技術是一種新型技術，被廣泛地應用在各個行業中，為人們提供優質的服務，滿足時代發展需求。人工智能技術與檔案管理相結合是未來發展的主要趨勢，以人工智能技術為基礎，實現智能化管理，提高檔案管理水平。本文從人工智能技術在檔案管理信息化中的應用必要性入手，深入進行分析，從多個角度進行創新，明確現階段常見的技術，以供參考。

關鍵詞：人工智能技術;檔案管理;信息化

人工智能技術在發展過程中逐漸滲透到各行各業，無論是在日常的生活辦公中還是在生產自動化中都可以見到人工智能技術的身影，該技術具有智能化優勢，可以模擬人類的思維進行自動化處理，為人們提供便捷的服務。將人工智能技術與檔案管理相結合，實現了信息化發展，改變傳統的檔案管理模式，降低管理成本，提升管理效率。

1 人工智能技術在檔案管理信息化中的應用必要性

1）提升檔案管理安全。相對來說，受檔案管理自身的性質因素影響，其安全問題是人們關注的重點，尤其是大型的企業或者國家事業單位其工作屬于重點內容。在傳統管理過程中，人工操作量較大，管理流程繁瑣，存在較大的管理風險，容易出現各種安全問題，如檔案遺失、資料損壞、信息泄漏等，對企業造成不良的影響。靈活應用人工智能技術改變了傳統的管理模式，實現智化管理，如利用計算機進行權限管理，不在權限范圍內的工作人員不具備查詢資格，并設置安全秘鑰，提升檔案信息管理的安全性，滿足現階段的發展需求[1]。

2）降低檔案管理成本。靈活應用人工智能技術還有助于降低管理成本，通過該技術的應用徹底改變了傳統的檔案管理形式，在傳統的管理過程中雇傭大量的員工管理，需要支出的成本較大，同時還需要繳納相關的保險福利資金，而人工智能技術則屬于一次性投入，工作效率較高，甚至可以實現二十四小時正常運轉，從長遠的角度分析，對企業的成本降低具有積極的促進意義。

3）提高檔案管理效率。在當前的項目檔案管理過程中，涉及的內容較多，范圍較廣，需要工作人員從多方面進行分析，以滿足現階段的管理需求。靈活運用人工智能技術，可以從整體上促使現階段復雜繁瑣的檔案管理程序得到簡化，快速處理大量的信息，構建完整的體系，提高檔案管理水平與管理質量[2]。

4）減少管理錯誤率。由于人工管理自身的性質因素影響，在日常管理過程中經常出現錯誤事件，主要原因在于人工意外較多，造成管理失誤，影響企業發展。靈活應用人工智能技術可以從根本上杜絕人工錯誤，降低錯誤幾率，并提升整體的管理質量，滿足發展需求[3]。

2 人工智能技術在檔案管理信息化中的應用技術

2.1 靈活應用智能系統識別技術

人工智能技術是以當前的系統識別技術為核心，靈活利用其技術優勢進行整體的控制，從多個角度創新，為人們提供優質的管理工具，降低外界因素產生的干擾，提升整體的管理水平與管理質量。現階段，常見人工智能技術應用在引擎搜索中，靈活應用現階段的智能性優勢對其文字檢索，甚至可以實現通過語音檢索技術，實現智能化判斷，改變傳統的管理模式，適應時代發展。

以實際的案例為例，工作人員在檔案查閱過程中，靈活應用現階段的智能系統識別技術，可以從根據需求者的關鍵詞開展快速的搜索，通過點擊搜索模式可以搜索相關的內容。在語音識別過程中原理相同，對識別的語音進行轉化，形成文字后利用系統實現自動檢索，尋找到相應的答案，為需求者提供精確的信息。現有的圖片智能識別技術主要常見于古老的文件搜索，將其技術運用于歷史檔案中，如部分項目歷史檔案時間較為久遠，其項目的關鍵詞等具體信息模糊，通過合理的圖片識別可以高效搜索文檔，進而獲取相關的信息內容，滿足人們的需求[4]。

2.2 合理應用指紋虹膜識別技術

對于現階段來說，信息的價值不斷提升，促使人們逐漸加強對信息價值的保護，提升信息的安全性。但由于經濟利益等多方面因素的驅使，部分不法分子為獲取經濟利益出現盜取信息的行為，造成當前信息泄露事件屢有發生，因此檔案管理的安全性成為管理工作的重點內容。為保證檔案文件的機密性與安全性，靈活運用指紋虹膜識別技術管理，工作人員在查詢檔案前需要進行指紋驗證，通過識別后瀏覽查詢，保證檔案的安全性。

以實際的案例為例，部分政府機關在檔案管理過程中，可以靈活利用現有的技術優勢將部分機密的人事檔案與機密文書進行加密處理，尤其是與經濟利益相關聯的內容應保證其機密性。將單位的領導人員與負責人員設置為可查閱人員，錄入虹膜與指紋進行權限設定，在檔案管理過程中，如果非權限人員在管理過程中超出自身的查看權限可以及時發出警告，同時將其行為以郵件或者短信的形式上報給主管，形成完整的預警風險機制，對風險開展合理的預測。營造良好的行業管理環境，從多個角度進行創新，提升檔案管理工作整體技術水平，實現良性循環，適應時代發展。

2.3 積極應用網絡平臺共享技術

查閱檔案、借閱檔案、歸還檔案過程較為繁瑣，尤其是在傳統的管理過程中，紙質文件管理流程涉及的內容較多，需要層層審批，影響檔案的應用。因此靈活應用網絡平臺共享技術進行管理，可以促使整體的流程得到簡化，以實現全面的創新，以計算軟件的形式完成各種審批，滿足現階段的發展需求。與此同時，企業在進行處理過程中，還可以建立完善的局域網平臺，將其部分資料在平臺中共享，工作人員通過自身的賬號ID就可以進行正常的查閱，提升文獻資料查詢的便捷性[5]。

以實際的案例為例，在進行應用過程中，企業可以構建完善的內部信息資源共享平臺，營造優質的企業文化氛圍，工作人員在日常工作過程中，可以靈活的應用現階段的技術優勢為員工提供便捷的服務，通過登陸計算機系統搜索相關的檔案信息，實現高質量的檔案管理，減輕工作人員的管理負擔，優化整體的流程，滿足現階段的發展需求。

人工智能技術是現階段一種高科技技術，在應用過程中具有較強的技術優勢，可以從整體上提升檔案管理質量與效率，滿足現階段的發展需求。將人工智能技術與檔案管理相結合是未來發展的主要方向，推動我國檔案實現數字化管理，以人工智能技術為基礎，構建完善的管理體系，充分發揮出計算機的識別技術與邏輯分析能力，為人們提供個性化服務，改變傳統的策略理念，加強檔案的編研，基于互聯網技術進行創新，切實滿足現階段的個性化需求，改變傳統的人工應用模式，進一步提升檔案管理目標，以滿足當前時代發展。

3 結論

綜上所述，在當前的時代背景下，人工智能技術與檔案管理相結合是企業發展的必然趨勢，促使檔案的管理理念發生，明顯的變化，創新現有的管理形式與方法，解決傳統管理中存在的問題，充分發揮出檔案信息的價值，推動現代檔案管理事業創新發展，實現更高效的管理，優化整個管理流程，營造優質的檔案信息管理環境，提高管理效率與水平。

參考文獻

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[2]張鴻艷，王中秋.人事檔案管理中人工智能技術整合應用探尋[J].蘭臺內外，2019，10（29）：33-34.

[3]李子林，熊文景.人工智能對檔案管理的影響及發展建議[J].檔案與建設，2019，11（06）：10-13+9.

[4]胡春銳，雷稚薔.淺析人工智能技術在檔案管理信息化中的應用[J].黑龍江檔案，2019，12（01）：33.

[5]郭小磊.淺談人工智能技術在檔案管理中的應用和加強應用的必要性[J].才智，2019，14（18）：259-260.

作者簡介

吳蕓蕓（1979-），女，漢，本科。