淺析高校辦公室在校園突發(fā)事件中的作用

章一莎

摘?要：校園突發(fā)事件成為近年來社會高度關(guān)注的焦點事件，且因其具有的突發(fā)性、嚴(yán)重性等特點，使得此類事件的處理較為困難。高校辦公室作為學(xué)校的核心部門，在突發(fā)事件發(fā)生的整個過程中，扮演著尤為重要的角色。但在實際工作中，高校仍然存在對突發(fā)事件管理意識淡薄、管理隊伍欠缺、管理機制不完善等問題，辦公室在協(xié)調(diào)、處理能力方面也需要進一步提高，因此，研究高校辦公室在校園突發(fā)事件中的作用具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;校園突發(fā)事件

近年來，校園各類突發(fā)事件時有發(fā)生，嚴(yán)重者更是影響著學(xué)校的正常教學(xué)和生活秩序，危害著師生的生命、財產(chǎn)安全，因此，校園突發(fā)事件逐漸引起了社會各界的廣泛關(guān)注。高校辦公室作為學(xué)校的核心部分，具有“參謀、協(xié)調(diào)、推動、外聯(lián)”等重要職能，在預(yù)防、處置突發(fā)事件的整個環(huán)節(jié)中承擔(dān)著重要作用。但在實際工作中，各高校依然存在著預(yù)警體系不健全、處置能力較弱等問題，辦公室溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的作用也未較好發(fā)揮。因此，本文主要從校園突發(fā)事件的特點以及管理中存在的問題著手，分析高校辦公室在校園突發(fā)事件中的作用。

一、校園突發(fā)事件的特點

突發(fā)事件是指人們在沒有任何思想準(zhǔn)備或無法預(yù)知的

情況下猝然發(fā)生的災(zāi)害性事件。[1]校園突發(fā)事件是指在校園內(nèi)突然發(fā)生的，對教學(xué)、學(xué)習(xí)、生活秩序甚至生命、財產(chǎn)安全造成影響的事故災(zāi)害和安全事件，包括政治事端、恐怖事件、治安事件、災(zāi)情疫情和思想動態(tài)等。根據(jù)校園突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展規(guī)律，其具有以下特點。

（1）群體的特殊性。高校的辦學(xué)主體是大學(xué)生，他們思想活躍，有較強的好奇心和無限的熱情，他們初入社會，政治意識、分辨是非能力還有待提高，因此，校園突發(fā)事件所涉及的群體具有一定的特殊性。

（2）發(fā)生的突發(fā)性。無論是群體事件、自然災(zāi)害，還是公共衛(wèi)生事件等，都是在人們毫無預(yù)警的情況下發(fā)生。事件爆發(fā)初期，受眾在時間和心理上都難以快速反應(yīng)，因此，突發(fā)性是所有突發(fā)事件的共性。

（3）傳播的廣泛性。隨著新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，加上報紙、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體的反復(fù)報道，使得各類新聞、信息能夠在更廣范圍內(nèi)傳播。而由于校園突發(fā)事件涉及群體的特殊性，導(dǎo)致此類事件的發(fā)生、發(fā)展受到更多媒體的關(guān)注，因而整個過程更易得到廣泛傳播。

（4）影響的嚴(yán)重性。校園突發(fā)事件多屬于負(fù)面事件，常伴有人員傷亡等，因此對學(xué)校的教學(xué)、生活秩序，對師生的心理、生理健康均具有較大的影響。此外，事件處置結(jié)束后，其對學(xué)校形象，對師生內(nèi)心的恐慌以及對家庭的影響都難以在短時間內(nèi)消失。

二、校園突發(fā)事件管理中存在的問題

校園突發(fā)事件的管理受到越來越多高校和主管部門的重視，部分高校也明確了將管理機構(gòu)掛靠在辦公室，但由于事件種類多、牽涉面廣以及人員配置等原因，導(dǎo)致在實際管理中仍存在以下問題。

（1）管理意識淡薄。高校對于突發(fā)事件的研究多側(cè)重于事件發(fā)生后的處置上，而對于事前如何預(yù)防，事后如何總結(jié)則少有研究。這也體現(xiàn)出高校對突發(fā)事件管理的認(rèn)識還存在一定的誤區(qū)。此外，由于突發(fā)事件發(fā)生的不可預(yù)知性，導(dǎo)致師生員工缺乏危機意識，辦公室等部門也缺乏管理意識，認(rèn)為事件發(fā)生了有校領(lǐng)導(dǎo)決策，有其他部門牽頭，因而容易出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。但突發(fā)事件的爆發(fā)有可能出現(xiàn)在管理、服務(wù)、教學(xué)、科研等各個環(huán)節(jié)，因此與全校各部門、全體師生員工均有密切關(guān)系。

（2）管理隊伍欠缺。目前，部分高校將突發(fā)事件的管理機構(gòu)掛靠在辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)事件的全程管理，但在人員配備上卻有所忽視，僅限于在原有人員中重新分配工作，缺乏一支“知形勢、懂業(yè)務(wù)、善分析”的管理隊伍。而當(dāng)突發(fā)事件爆發(fā)后，高校往往會成立一個臨時領(lǐng)導(dǎo)小組，由校領(lǐng)導(dǎo)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人任組員，重點負(fù)責(zé)事件的處理工作，當(dāng)危機結(jié)束后領(lǐng)導(dǎo)小組也隨即解散。領(lǐng)導(dǎo)小組的成立只是關(guān)注于事件的處理上，對于事前預(yù)警和事后總結(jié)工作的忽視并不利于高校提高突發(fā)事件的處理能力，嚴(yán)重時甚至?xí)诱`事件的解決。

（3）管理機制不完善。目前，各高校根據(jù)上級要求，結(jié)合工作實際均制定了校園突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，但預(yù)案內(nèi)容往往忽視了事前的信息收集、整理、篩選以及事后的信息報送、信息公開、事件追蹤等方面，因此，多數(shù)高校的應(yīng)急預(yù)案完整性有所欠缺，沒有形成一套操作性、指導(dǎo)性、針對性較強的管理機制。此外，由于事件發(fā)生的突然性和發(fā)生原因的多樣性，導(dǎo)致高校均缺乏實戰(zhàn)演練，待事件發(fā)生時容易出現(xiàn)混亂，導(dǎo)致預(yù)案執(zhí)行不利。而管理機制的不完善，對事后相關(guān)工作沒有明文規(guī)定，也易導(dǎo)致事件影響的持續(xù)蔓延。

三、高校辦公室在校園突發(fā)事件中的作用

根據(jù)突發(fā)事件發(fā)生的過程，其包含了潛伏期、爆發(fā)期、處置期和恢復(fù)期，與此對應(yīng)的管理也涵蓋了事前、事中和事后三個階段。高校辦公室在不同時期、不同階段各扮演著不同的角色，發(fā)揮著不同的作用。

（1）事件預(yù)警第一人。在突發(fā)事件爆發(fā)前往往有一個潛伏期，辦公室要善于發(fā)現(xiàn)潛伏期內(nèi)存在的危機，及時采取手段，避免事件的爆發(fā)或是提前減輕事件可能造成的后果，扮演好預(yù)警第一人的角色。在此期間，一要加強信息收集。校園突發(fā)事件的發(fā)生事關(guān)全校各部門、事關(guān)全體師生，因此，辦公室要積極調(diào)動師生的參與度，多渠道、廣范圍地收集信息、準(zhǔn)確篩選、查找危機，并分析原因、預(yù)估后果。二要加強宣傳教育。辦公室作為學(xué)校核心部門，可以根據(jù)突發(fā)事件涵蓋的各個方面，指導(dǎo)相關(guān)部門通過講座、宣傳欄、座談等方式加強防范各類突發(fā)事件的宣傳，提高師生的安全意識。

（2）事件處理協(xié)調(diào)員。爆發(fā)期和處置期是突發(fā)事件最核心的時期，也是管理的難點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，考驗著辦公室的溝通協(xié)調(diào)和綜合指揮能力。在此期間，師生、社會、媒體的關(guān)注點都將聚焦在事件的發(fā)生、發(fā)展以及學(xué)校的處置上，因此，辦公室協(xié)調(diào)員的身份顯得尤為重要。一是對內(nèi)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作。突發(fā)事件發(fā)生后，辦公室要第一時間收集有關(guān)信息及時向分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，并同時向有關(guān)部門核實事件的真實性，以及產(chǎn)生的影響等。在事件爆發(fā)的整個過程中，辦公室要實時追蹤、篩選、整理信息，為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。二是對師生做好疏導(dǎo)工作。校園突發(fā)事件的發(fā)生往往對師生造成最直接的傷害，尤其容易引發(fā)師生群體的混亂和心理恐慌，因此，辦公室要協(xié)調(diào)學(xué)生處、保衛(wèi)處等有關(guān)部門做好師生的安全引導(dǎo)和心理疏導(dǎo)，保障校園內(nèi)部的安全穩(wěn)定。三是對外做好信息發(fā)布工作。信息發(fā)布包括向上級有關(guān)部門實時報告事件發(fā)生的情況，這是上級文件要求也是高校的職責(zé)之一。此外，辦公室還要協(xié)助宣傳部門對社會發(fā)布事件處置的過程和有關(guān)情況，讓社會公眾及時了解客觀、準(zhǔn)確的信息，避免假消息、謠言的擴散，影響事件的發(fā)展。

（3）事件意義分析人。突發(fā)事件的發(fā)生是一個漫長的過程，因為事件處置后還需要一個不可控的恢復(fù)期，因此，事件的完結(jié)并不意味著管理的結(jié)束，辦公室還需要扮演好事件意義分析人的角色，通過分析總結(jié)，提高應(yīng)對能力。一要分析事件發(fā)生的原因，對暴露出的日常工作中存在的各類隱患及時予以整改，對導(dǎo)致事件發(fā)生的責(zé)任人予以追責(zé)處理。二要總結(jié)處置的各個環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)處置中存在的不足，這些不足也反應(yīng)出學(xué)校應(yīng)急預(yù)案方案中存在的缺陷，因此，要及時予以修訂、完善。

綜上，由于校園突發(fā)事件具有不可預(yù)知性，且易對學(xué)校、師生造成較大影響，因此，各高校必須重點關(guān)注突發(fā)事件的預(yù)警、處置和事后總結(jié)工作，這也是高校辦公室作為學(xué)校核心部門的一項重要職能。

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