企業(yè)檔案管理工作中存在的問題與思考

摘 要：企業(yè)檔案管理至關重要，不過目前仍然有部分企業(yè)不重視檔案管理，實際檔案管理存在相應的問題，不利于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。本文主要基于企業(yè)檔案管理的概念和意義，系統(tǒng)分析當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題，并提出針對性的解決對策，旨在為企業(yè)加強檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;問題;思考

1 前言

在新時代要想發(fā)揮檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，需要正確認識到其現(xiàn)階段的主要問題，并解決這些問題。為了幫助其更好的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作必須落實到位。企業(yè)檔案主要是利用文字、圖片等形式對企業(yè)的發(fā)展情況、經(jīng)營管理等相關資料進行記錄，有助于提高服務質量，增加服務效率。現(xiàn)階段我國的企業(yè)檔案管理仍舊存在許多缺點，如何運用有效手段加強企業(yè)檔案管理，是一個重要的研究方向，本文主要分析企業(yè)檔案管理存在問題的解決措施。

2 企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）制度、體制不健全。隨著改革的深入推進，檔案管理體制不夠健全完善的缺點就暴露了出來，很多企業(yè)當官管理制度不健全，難以有效協(xié)調收集、存放、整個號與保密等工作，導致實際檔案管理流于形式，影響到檔案工作人員的工作的主動性和積極性。再者，目前尚未貫徹落實分層管理模式，相關日常工作活動與檔案管理相隔離，缺乏統(tǒng)一的控制，雖然很多企業(yè)日益重視檔案管理體制的建設，但是卻沒有專門的檔案管理部門，多頭管理的局面不僅浪費資源還降低檔案管理工作效率，出現(xiàn)職責混亂的情況。在績效管理、程序控制、承接主體等多方面沒有形成一套標準統(tǒng)一的規(guī)章制度，檔案部門的職責和管理服務效益關系還不是很明確。

2）重視程度不夠。企業(yè)的經(jīng)營目標在于實現(xiàn)利潤最大化，不過很多檔案管理者忽視檔案管理，檔案管理缺乏專業(yè)的檔案工作人員儲備，檔案管理工作者的檔案意識不強，仍然沿用陳舊的落后管理觀念，導致企業(yè)遇到問題而難以提供有效的資料依據(jù)，檔案利用率不高。大多數(shù)的企業(yè)遇到需要需要解決的現(xiàn)實問題時，通常都不會選擇第一時間結合檔案資料查詢信息，這很大程度上體現(xiàn)了企業(yè)檔案意識的淡薄。

3）配套設施落后。企業(yè)檔案服務能力建設較之前取得了較大進展，但是與日益增長的檔案利用需求相比，無論是從服務的效率和質量，還是服務的深度、廣度上，都還顯得有些不足。并且檔案工作者的素質參差不齊，對提升檔案部門服務能力有較大限制。在物質設施方面，部分企業(yè)的投入不足，檔案管理較為落后，信息技術的應用相對緩慢，信息技術給用戶的資料安全、隱私的保護等帶來了巨大挑戰(zhàn)，跟其他那些將信息技術運用的較為熟練的行業(yè)相比，檔案工作的進展相對緩慢，管理系統(tǒng)低效，制約了檔案管理工作發(fā)展。

3 完善企業(yè)檔案管理的建議

1）健全檔案管理體制。檔案管理模式是指都檔案工作的主要工作內容以及其內外部的相互關系的規(guī)范化，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以線性的思維來規(guī)劃工作內容，包括對檔案的收集整理，以及鑒定、保管等內容。隨著檔案工作內容的逐漸復雜化，其對檔案工作中出現(xiàn)的新問題等難以解決。要健全檔案管理制度，確保企業(yè)檔案管理有法可依，提高檔案管理的規(guī)范性，實現(xiàn)檔案資料使用價值最大化。構建系統(tǒng)完善的規(guī)章條例，做到文書檔案工作有律可循，并且嚴格加以落實。要明確設置關于檔案管理的相關工作條例、工作規(guī)劃，從而強化檔案管理的系統(tǒng)監(jiān)管，通過有效檢查加以科學指導，將相關檔案分門別類地系統(tǒng)接管，要保證管理條例的科學性，從而實現(xiàn)合理管控，協(xié)調相關檔案工作。同時要完善檔案管理體制，檔案工作想要順利高效地進行必須要與其他各項工作融合，這是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。明確各個機構的關系，實現(xiàn)統(tǒng)一控制下的分層管理，要協(xié)調配合來滿足企業(yè)發(fā)展需要。在機構和職能上應有規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化管理，單位需要在辦公室設置專門的管理部門，設置專職崗位，主要負責人加以系統(tǒng)管控，辦公室主任做好相應指揮，由專門的管理部門負責，從而全方位把控各種資源。

2）重視檔案管理。要提高企業(yè)的檔案管理質量與效率，還需要分別從內部和外部加以協(xié)調，企業(yè)內部領導與管理者要加以重視，確保檔案管理工作順利開展。其中，知識管理是檔案現(xiàn)代管理模式的重中之重，也是檔案工作在新時代的新生長點。同時要對檔案管理內涵與價值加以積極宣傳，從而使企業(yè)內部形成良好的檔案管理意識。從社會意義上來說，檔案是國家和民族文化的重要載體之一，從企業(yè)的角度來說，也要根據(jù)檔案與歷史、文化的內在聯(lián)系，而將其作為企業(yè)文化塑造與傳播的工具。企業(yè)要重視營造良好的企業(yè)文化氛圍，新時代的檔案工作需要重視起文化的建設，利用對社會記憶、個人記憶的構建，實現(xiàn)檔案文化的展示和傳承，以此來滿足日益增長的檔案文化需求。另外，國家也要加強重視，加強外部監(jiān)管，重視企業(yè)檔案管理工作，檔案管理部門要正確行使職權，并推動企業(yè)發(fā)展。

3）推進檔案管理現(xiàn)代化。要完善檔案管理基礎設施，實現(xiàn)信息化檔案管理，加大對檔案管理的投入，在短時間內快速集中使用相關檔案資料，確保檔案管理的安全性和規(guī)范性，發(fā)揮企業(yè)發(fā)展的推動作用，滿足檔案管理的正常工作需求，增強檔案管理者的權威性。

在檔案數(shù)字信息化的基礎上，加入語義網(wǎng)等技術，使檔案數(shù)據(jù)完全實現(xiàn)智能化，讓檔案的管理更加的快捷和安全，也能為社會公眾提供更好的信息化服務。要提高文檔資料的電子化水平，充分協(xié)調與機構相適應的個性化文書檔案管理模式，通過電子化歸檔來促使檔案信息資源的開放與共享。同時利用檔案的自動分析，幫助決策者發(fā)現(xiàn)新的線索。檔案中的信息以及知識具有豐富多元和高價值等特點，對檔案資產(chǎn)進行整合，加強信息技術的應用，發(fā)揮計算機存儲信息量大、檢索快速的優(yōu)點，做到即時管理操作，避免勞動重復。只有這樣，才能建設好以價值為導向的檔案信息共享平臺，實現(xiàn)信息資源的整合規(guī)劃。

同時要重視培養(yǎng)檔案管理人才，滿足現(xiàn)代化檔案管理的人才需要，解決文書檔案管理人員流動性過高的問題，提高檔案管理工作的質量。使檔案管理人員具備先進設備的操作技能，從而發(fā)揮設備的運用價值。企業(yè)要加強對于檔案管理人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的自覺意識，培養(yǎng)良好的學習氛圍，提高信息化技術水平，推動檔案管理工作進程。需要有效增強文書檔案管理人員的知識技能，保障管理思想與行為的先進性、合理性、全面性，充分發(fā)揮相關部門的管理服務職能，使其能夠有效劃分、協(xié)調與處理相關文件，避免出現(xiàn)文件遺漏或失真的問題。

4 結語

綜上所述，從不同角度分析我國企業(yè)檔案管理發(fā)展情況，進一步研究了企業(yè)檔案管理在新時代面臨的問題。企業(yè)要積極主動地加以應對，新時代檔案工作在發(fā)展中需要大力解決檔案管理落后的問題，要實現(xiàn)檔案資源價值最大化，為企業(yè)發(fā)展決策提供依據(jù)，并提高企業(yè)效益和工作質量，達到完善和提升檔案信息供給的質量和內容，才能完美的適應當今快速發(fā)展的社會，實現(xiàn)高效化、信息化和現(xiàn)代化。

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作者簡介

許月琴（1981-），女，湖北，本科，中級經(jīng)濟師，南京龍?zhí)段锪骰亻_發(fā)有限公司，研究方向：檔案管理