林業(yè)檔案開發(fā)利用與規(guī)范管理研究

燕亞娟

摘 要：林業(yè)檔案作為林業(yè)活動后形成的多形式歷史記錄，其在林業(yè)建設(shè)與社會經(jīng)濟發(fā)展方面發(fā)揮著非常重要的作用，然而從目前來看，林業(yè)相關(guān)檔案資源利用的利用率比較低，林業(yè)檔案的作用并為在實際工作中充分發(fā)揮出來，而林業(yè)工作的發(fā)展也因此受到了很大的限制。為此，本文從林業(yè)檔案管理的角度出發(fā)，對林業(yè)檔案開發(fā)利用措施與規(guī)范管理策略展開了探究，希望能夠?qū)α謽I(yè)建設(shè)的持續(xù)推進起到一定幫助。

關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案;檔案管理;開發(fā)利用

林業(yè)檔案中海量的林業(yè)活動相關(guān)信息不僅可以為林業(yè)規(guī)劃建設(shè)決策提供重要參考依據(jù)，同時也能夠?qū)α謽I(yè)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展起到推動作用，其利用價值是非常高的，而對于林業(yè)檔案的管理工作，則是將林業(yè)檔案利用價值轉(zhuǎn)化為實際工作成果的關(guān)鍵，只有保證了林業(yè)檔案管理的規(guī)范性，并使林業(yè)檔案的利用率得到提升，林業(yè)檔案的作用價值才能夠得到更好的發(fā)揮。

1 林業(yè)檔案開發(fā)利用的有效措施

1.1 整合現(xiàn)有檔案信息

從當(dāng)前我國的林業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看，各地區(qū)林業(yè)部門、林業(yè)企業(yè)雖然大多都建立了專門的林業(yè)檔案管理室以及林業(yè)檔案信息系統(tǒng)，對各種林業(yè)檔案文件進行存儲管理，但由于檔案文件的建檔編制缺乏明確規(guī)范，對于檔案內(nèi)容、板式的要求也比較少，因此檔案信息普遍存在著零散化和隨機性的特點，單一文件的利用價值并不高，實際利用中的文件整理更是十分麻煩。針對這一情況，林業(yè)檔案管理人員還需轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的編年體檔案記錄形式，結(jié)合現(xiàn)階段林業(yè)建設(shè)的實際需求，將林業(yè)檔案編制規(guī)范確定下來，之后再按照這一要求對現(xiàn)有檔案信息進行重新整理、歸納，將原本零散化、隨機分布的檔案信息整合為內(nèi)容完整、分類明確的檔案文件，以滿足林業(yè)建設(shè)的實際需求，提高林業(yè)檔案的利用價值[1]。

1.2 加快軟硬件設(shè)施建設(shè)

信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用雖然已經(jīng)比較廣泛，但在很多林業(yè)科研單位中，檔案管理工作的信息化水平仍然是比較低的，而未來對于林業(yè)檔案的開發(fā)利用工作，則需要從這一問題入手，全面開展相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，通過構(gòu)建信息管理平臺、開發(fā)各種計算機軟件工具、引進先進硬件設(shè)備等措施來提高林業(yè)檔案管理的整體信息化水平，建立數(shù)字檔案室，使人們能夠在網(wǎng)絡(luò)上查詢、下載各種林業(yè)檔案文件，這對于林業(yè)檔案的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的。

1.3 加大檔案宣傳力度

由于社會公眾對于林業(yè)檔案缺乏足夠的了解，因此現(xiàn)階段我國林業(yè)檔案信息的利用主要局限行政管理及學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，其他行業(yè)對于林業(yè)檔案的應(yīng)用非常之少。面對這一現(xiàn)狀，林業(yè)檔案管理人員還需堅持對外開放原則，建立官方網(wǎng)站、官方微信公眾號，在上方發(fā)布文章的方式對林業(yè)檔案的相關(guān)知識、內(nèi)容、作用展開宣傳，并通過留言評論與粉絲進行互動，這樣既可以為公眾創(chuàng)造更多了解、利用林業(yè)檔案的機會，也能夠拉近公眾與林業(yè)檔案部門間的距離，使其能夠逐漸產(chǎn)生利用林業(yè)檔案的意愿。同時，林業(yè)檔案宣傳作為林業(yè)部門的重要工作內(nèi)容，同樣林業(yè)部門也可以主動尋求與報紙、電視等媒體進行合作，通過舉辦專題節(jié)目、發(fā)表專欄文章等方式對林業(yè)檔案進行宣傳介紹，使更多社會公眾能夠充分認識到林業(yè)檔案的重要性，這對于林業(yè)檔案宣傳同樣是非常重要的[2]。另外，部分林業(yè)檔案文件雖然具有著較為嚴格的保密性要求，但仍然有很大一部分林業(yè)檔案是可以公開的，對于這類檔案資料，林業(yè)部門則可以對其進行統(tǒng)一整理，建立專門的數(shù)據(jù)庫，并通過門戶網(wǎng)站上傳到網(wǎng)絡(luò)上來，為公眾提供下載、搜索、閱讀林業(yè)檔案文件的機會，使林業(yè)檔案能夠真正在日常生活與工作中得到有效應(yīng)用。

1.4 重視信息安全問題

隨著檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)推進，林業(yè)檔案的電子化已經(jīng)成為了必然趨勢，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子檔案文件雖然在管理上更加方面，丟失、損壞現(xiàn)象也大大減少，但同樣也面臨較為嚴峻的信息安全問題，如果保密性檔案文件因網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等問題而被銷毀或竊取，那么林業(yè)部門各項工作的展開都會受到很大的影響。因此，林業(yè)部門未來還需對林業(yè)檔案的信息安全問題予以足夠的重視，一方面利用防火墻、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)為電子檔案及檔案信息系統(tǒng)采取信息安全防護措施，提高其信息安全等級，另一方面則要規(guī)范檔案管理人員的日常操作，制定完善的工作制度，對檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)操作要求進行明確，同時將檔案管理人員的工作責(zé)任落實下來，避免因人為操作不當(dāng)而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失等問題。

2 林業(yè)檔案規(guī)范管理策略

2.1 強化管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員作為林業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行者，其對于林業(yè)檔案管理的規(guī)范性有著直接的影響，而要想實現(xiàn)對林業(yè)檔案的規(guī)范化管理，自然也就需要保證檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在這一情況下，各林業(yè)單位、林業(yè)企業(yè)還需從現(xiàn)階段林業(yè)檔案管理的工作內(nèi)容入手，定期組織檔案管理人員參加各種培訓(xùn)教育活動，進行專業(yè)技能、知識的學(xué)習(xí)，以提高林業(yè)檔案信息資源服務(wù)的質(zhì)量。另外，林業(yè)單位、企業(yè)還需加強對檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，通過嚴格的工作考核機制與獎懲制度來約束檔案管理人員的工作行為，幫助其樹立正確的工作態(tài)度與工作意識，保證檔案管理人員能夠嚴格按照規(guī)定完成工作任務(wù)，這同樣是實現(xiàn)林業(yè)檔案管理的重要途徑[3]。

2.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范化的檔案管理工作離不開完善檔案管理制度的支持，在當(dāng)前林業(yè)檔案資源管理工作備受重視的情況下，林業(yè)部門還需以國家出臺的林業(yè)檔案管理規(guī)定為基礎(chǔ)，結(jié)合單位自身檔案管理工作特點及檔案信息資源需求，制定具有針對性的檔案管理工作制度，將檔案文件備份、檔案信息安全防范、檔案遺失補救等方面的工作細節(jié)確定下來，為實際工作的執(zhí)行提供明確指導(dǎo)，這樣一來，林業(yè)檔案管理的各項工作任務(wù)都能夠按規(guī)定進行，其規(guī)范性自然也就會得到提升。例如在文獻保管期限方面，需要根據(jù)重要程度對各類林業(yè)檔案資料進行區(qū)分，并將其中的森林資源調(diào)查文件、工程檢測評估文件、政策性文件、林權(quán)管理情況等類型文件列為重要林業(yè)檔案，并根據(jù)檔案的實際情況對長期保存、永久保存等不同保管期限進行區(qū)分，這樣一來，不同檔案文件的保管期限都能夠得到明確，林業(yè)檔案的保存管理也會更具規(guī)范性。

3 結(jié)束語

總而言之，林業(yè)檔案管理在林業(yè)建設(shè)工作具有著非常重要的作用，但要想將這一作用充分發(fā)揮出來，則還需要從檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理隊伍、檔案信息整合等方面對林業(yè)檔案管理進行規(guī)范，同時全面推進林業(yè)檔案信息的開發(fā)建設(shè)工作，提高林業(yè)檔案利用率與利用價值。

參考文獻

[1]劉超.加強林業(yè)檔案管理促進林業(yè)生態(tài)建設(shè)[J].農(nóng)家參謀，2019（18）：94.

[2]陳愛麗.新時期林業(yè)檔案管理工作探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019（25）：38-39.

[3]袁靜.淺談國有喀左縣小城子林場林業(yè)檔案綜合利用[J].農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2019，39（11）：85-88.