醫院文書檔案管理的問題及改進

王菁

摘 要：醫院檔案管理的分類包括病歷檔案、文書檔案、人事檔案、基建檔案、科技檔案等。而文書檔案則是醫院檔案管理中除了病歷檔案外非常重要的一塊，在目前醫院的文書檔案管理中還存在一些醫院對文書檔案管理的重視程度不夠、文書檔案沒有數字化、信息化，還有很多醫院在文書檔案的管理中仍然依靠傳統的人工管理模式開展工作，怎么樣根據檔案信息化發展的需要，對醫院文書檔案管理工作進行改進是目前醫院文書檔案管理發展的一個重要的課題。

關鍵詞：醫院文書檔案;問題;改進

1 醫院文書檔案的管理的基本情況

目前，醫院的文書檔案管理技術較醫院病歷檔案的管理來說則是較為滯后的，這主要表現在檔案管理的硬件設備老舊，現在大多數醫院使用的管理設備設施還是10多年前采購的檔案管理密集架、除濕設施;并且文書檔案的數字化、信息化程度不高，相應的檔案管理軟件沒有得到升級和維護，就我院來說，我院文書檔案數字化只做到了2006年，2007年后文書檔案還并未進行數字化歸檔，所使用的檔案管理數字化軟件還沒有升級，只能滿足最簡單的檔案查詢。其次，由于醫院醫療用房緊張，導致存放文書檔案的地方十分有限，文書檔案存放受到限制。如我單位的文書檔案的存放只有一間14平方米左右的用房，安裝了4個密集架，工作場所十分有限。再次，醫院對文書檔案管理不夠重視，限制了醫院文書檔案數字化、信息化的發展，目前醫院仍采用人工收集、人工查找的方法，不僅效率低下，也不利于文書檔案的收集、利用和開發。

2 醫院文書檔案管理的遇到的問題

根據醫院的實際情況，醫院文書檔案主要包括上級機關的文件批復、下發的文件等，單位領導及人事變動等本單位相關資料，以及本單位下發的文件、其他有保存價值的資料以及各類合同等。目前醫院檔案利用和規范比較好的主要是病歷檔案，基本全部實現了數字信息化，但是在文書檔案、人事檔案等檔案類別管理中還是不那么完善，在醫院檔案的管理中，特別是文書檔案的管理上存在一些問題。

醫院檔案管理工作的具體認知不到位。我單位就存在醫院對于醫院檔案管理的認識不到位，資金投入不足的情況。還有醫院對于文書檔案信息化的檔案管理的意義認識不到位，醫院只重視醫療設備、醫療器材的更新、卻忽視了醫院檔案管理手段的更新對于醫院檔案管理的影響，醫院在文書檔案的硬件投入相對于病歷檔案管理的設備投入可謂是少之又少。

醫院文書檔案管理不完善，沒有統一標準。醫院各部門間檔案存放比較混亂，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統一的管理標準，各部門都有自己的檔案存放柜，沒有統一將需要存放的文書檔案統一交行政辦公室檔案管理人員手中，導致醫院文書檔案的整理、收集等工作存在或多或少的問題。出現問題各部門則會相互推諉，無法界定科室或者個人的責任。目前我單位就存在一些部門的文書檔案，特別是合同類檔案沒有及時上交，還有在基建建設中的一些上級批復沒有及時歸檔，導致在后期的檔案查找中查詢不到，導致重要檔案信息缺失。

缺乏檔案管理專業化的人才。醫院檔案管理現代化建設在硬件和軟件上的配備不能達到相應的水平，對檔案專業化的管理人才的培養重視程度不夠，造成專業人才嚴重欠缺。目前我國的檔案管專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面就存在參差不齊的現象，而醫院作為以醫療業務為主的單位，對文書檔案的重視程度可見一斑，在醫院很多從事文書檔案管理工作的檔案人員都是半路出家，不是學檔案專業的，還有可能是直接從醫療、護理等從事醫務工作的人員轉崗而來，工作人員的專業知識不足，對于專業化的管理手段不了解，沒有經過專業化的學習和培訓就直接上崗，也不經常參加檔案知識的培訓，而且很多檔案人員不是專職做文書檔案管理工作，還兼顧著單位的其他工作職能，同時對于新的管理技術的關注程度也不足，也就限時和制約了醫院文書檔案在管理方式等方面的改進。

第四，檔案管理技術手段落后。醫院對于檔案管理很多還是借助紙質文本的形式，信息化技術的運用程度不夠。雖然很多醫院已經提升了檔案管理的技術手段，但是檔案工作人員仍舊選擇傳統的工作方式而不是現代化的管理技術手段，存在不求有功但求無過的思想，只對有檢查要求的部分檔案進行了數字化的管理，對于上級沒有檢查要求的，就不作為。

3 醫院檔案管理的改進思路

目前，醫院檔案管理的信息化程度未能達到相關的標準，在推進醫院檔案管理信息化的進程中也存在諸多問題，改進醫院文書檔案的管理，實現檔案管理的科學化、規范化、數字化，可以從以下幾個方面著手。

第一，建立健全醫院檔案管理信息化體系。成功的改革都需要有政策和制度的保障，大多數醫院文書檔案管理信息化的體系還不夠健全，需要相關部門對此制定相關的制度標準，切實維護醫院文書檔案管理信息化的有效實行。

第二，加強檔案管理人員，特別是檔案管理人員進行專業化的培訓，醫院領導要重視并積極派出檔案管理人員參加省、市檔案部門舉辦的檔案培訓學習，提高醫院檔案管理人員的素質水平。在我國，大部分醫院的檔案管理人員的素質水平有待提高，專業化信息管理設備一般只有專業化的管理人員才能操作，因此，檔案管理人員的素質對于檔案管理信息化具有非常重要的作用。

第三，加強相關部門及醫院領導層對于文書檔案管理信息化意義的深層認識，加大對于文書檔案管理的軟件和硬件資金投入。檔案管理信息化的實現離不開相應的技術設備，醫院首先要提高對數字化、信息化的文書檔案管理的認識程度，再次是增加對文書檔案數字化、信息化的資金支持，可以通過采購相關的信息化的技術設備來添置和更新醫院舊的信息管理設備。

第四，積極借鑒先進的管理經驗，加強醫院之間對于文書檔案管理經驗的交流，取人之長，補己之短。醫院的檔案管理人員也要積極總結工作過程中的經驗教訓，對于工作中出現的問題應該積極反映，結合管理經驗，尋求最佳解決方案。

第五，積極推進醫院文書檔案管理信息化道路的深入發展。醫院文書檔案管理的數字化、信息化是一個不可逆轉的流程，它對于醫院各項工作的有效執行有著重大的意義。醫院文書檔案管理的信息化適應了現代化的要求，它的推進，對于促進醫療事業的發展具有深遠的影響。相關部門及醫院領導層應毫不動搖地積極推進醫院文書檔案管理的信息化進程。

4 結語

隨著我國經濟的發展和進步，我國在各個領域都取得了很大成就，我國醫療體系的改革也取得了較大成功，相關部門及各大醫院對醫院的文書檔案管理工作給予較大的重視，但是，我國的醫院文書檔案管理水平仍舊有待提高，文書檔案管理工作中存在大量的問題沒有得到有效解決，仍需要社會各界的共同努力，共同推進醫院文書檔案管理的可持續發展。