新技術在事業單位人事檔案管理中的應用研究

劉寧

摘 要：進入新時以來，科學技術水平不斷提高，新技術的發展已經成為社會發展的主要推動力量，特別是以計算機技術為基礎的現代信息技術的應用，更是直接滲透到各行各業，成為行業發展的基礎保障。事業單位人事檔案管理工作對新技術的應用也在逐漸增多，可以說，新技術對事業單位人事檔案管理工作發揮著重要的作用。本文從當前的實際情況出發，分析了新技術在事業單位人事檔案管理工作中的應用情況。

關鍵詞：新技術;事業單位;人事檔案管理;應用

新時期下，時代在飛速地發展，社會在不斷地進步，使得作為國家機構重要組成部分的事業單位也得到了很好的發展。在事業單位的發展過程中，做好人事管理工作，不僅可以提升事業單位人才隊伍的質量，還可以有效提高事業單位的整體管理水平，因此，單位管理人員也給予了這一工作一定的重視。所以，為了可以更好地提升人事檔案管理質量，單位應該積極解決管理中存在的問題，探索以及研究管理工作的新路徑，促進事業單位良好發展。

1 人事檔案管理的定義及特點

在當今時代，各種信息傳播速度較快，事業單位在進行人員招聘時，如果不能對一些具體資料進行詳細采集記錄，就會導致招聘信息延誤，而人事檔案信息化管理可以很好地解決這一項問題。人事檔案管理是一項具有服務特性的工作，涉及一些人事檔案收集、存放以及工作調配等多個方面內容，在人力資源管理工作中具有重要地位。個人發展和單位發展都會受到人事檔案管理的影響，受管理對象、內容和工作特點的影響，人事檔案管理具有以下幾個特點。1）精準性和真實性。人事檔案扮演著信息承載體的角色，為事業單位的人員錄用提供了一個參考依據。因此，信息檔案所記載的內容一定要確保真實合理、內容全面，要求事業單位根據實際工作的要求，對員工的全部信息進行一個初步了解，了解他們的學習經歷、成長經歷和思想方面。2）全面性和流動性。管理檔案的工作人員在很多時候，能夠根據事業單位發展的要求，產生一些職位變動，所以相關人事檔案要隨著管理人員進行流動，必須要與檔案所有者保持同步。3）具備隱私機密性。人事檔案記錄較為全面，人員的個人信息都記錄在冊，其中，很大一部分內容均屬于個人隱私機密，事業單位不應該對外公開，所以，單位一定要防止信息泄露。從事人事檔案管理的工作人員要有高度責任感，盡最大努力確保檔案信息的安全性，不可泄露人事檔案的重要信息。

2 事業單位人事檔案管理的現狀

2.1 專業性不強

新技術在事業單位人事檔案管理中的應用范圍逐漸擴大，但應用專業性不強上面我們已經提到，事業單位與一般的市場主體之間具有一定的差異性。事業單位的工作內容以社會服務為主。在這樣的情況下，事業單位對人員檔案的管理要求更高，所以，新技術在事業單位人事檔案管理工作中的應用，是逐漸推進的過程。從當前的情況來看，事業單位人事檔案管理工作在范圍上在逐漸擴大。經過對技術的分析以及對工作內容的調整，越來越多的工作內容和工作環節中，引入了新技術。但同時我們也注意到，新技術在事業單位人事檔案管理工作中的應用范圍雖然在擴大，但是很多新技術的應用，都比較泛泛，新技術的應用仍然比較表面化，很多新技術的優勢在事業單位人事檔案管理中并沒有完全發揮出來。也就是說，事業單位人事檔案管理工作對新技術的應用，不夠專業。因此，新技術在事業單位人事檔案管理中的應用范圍逐漸擴大，應用專業性不強，這是目前新技術在事業單位人事檔案管理工作中的應用現狀。

2.2 人事檔案管理制度不規范、不健全

事業單位的人事檔案管理雖然經過了多年的發展和變革，已經得到了一定的改變和完善，然而，相對于現代化的檔案管理來說，事業單位的人事檔案管理系統依然還存在著許多缺陷，相對集中地表現在，在檔案管理方面缺乏關注度，導致檔案管理系統不正規。在人事檔案收集和整體系統中，相關的檔案收集和整理的規則并不完善，沒有一個系統的檔案管理規章，這些根本制度的缺失將直接影響人事檔案工作的有效運行。

3 事業單位人事檔案管理中應用新技術的建議

3.1 提高新技術在事業單位人事檔案管理中的應用專業性

提高新技術在事業單位人事檔案管理工作中應用的專業性，就是要充分分析新技術的具體特征，并結合事業單位人事檔案管理工作的實際情況，把新技術的優點用于開展和規范事業單位人事檔案管理工作。比如，現代信息存儲技術，其優勢就在于大數據存儲和分析，該技術可以應用于人事檔案管理工作中的電子信息存儲方面。總之，不同的技術，有不同的特征優勢，要注重對技術的分析，這樣才能實現事業單位人事檔案管理工作對新技術的應用專業性

3.2 改善和優化檔案管理機制

單位在實際的發展過程中，過于注重統籌城鄉就業職責，健全公共就業服務體系，建立城鄉勞動者平等就業制度等職責問題。并沒有對人事檔案管理制度進行優化和改善，導致其與大數據時代背景不相適應，從而影響了工作的質量和進程。因此，在今后的發展過程中，單位應該遵循全面發展的原則，在加強和完善自身職責的同時，還要順應時代的發展趨勢和信息化技術的應用，健全和完善檔案管理制度，以此實現人事檔案管理工作的創新。首先，單位要將傳統的紙質版檔案錄入電腦中，實現人事檔案的電子化和信息化，為檔案工作人員日后的工作和管理提供便利條件。其次，單位要積極響應國家和市政府出臺的新政策，將傳統的檔案管理模式進行改變，不僅能夠為工作人員提供工作保障，還能夠對其進行管理和監督，必要時，還要將相關的法律法規應用其中。最后，將檔案管理制度健全完畢之后，還要讓管理人員反復學習和記憶，避免出現檔案丟失、泄露和轉賣給他人等情況，檔案工作人員要切實維護本單位的形象和利益。

3.3 保護紙質載體

紙質載體是人事檔案的原始記錄，現階段，在人事檔案查閱中，依然需要調閱紙質檔案，獲取其中有價值的信息進行復印。但是紙質檔案在反復而長期的使用中，不僅導致物力、人力以及財力資源的浪費、降低工作效率，同時還為檔案丟失和損壞增添了隱患，影響人事檔案的真實性、可靠性以及參考性。因此，事業單位需要采取有效措施對紙質載體科學的保護。利用信息技術能夠將紙質載體轉變為信息數據，在檔案使用中，可以通過互聯網查閱和下載紙質檔案，管理人員也能夠通過檔案數據庫和搜索系統完成檔案查閱，減少紙質載體的使用次數，防止其出現丟失和損壞的情況。

4 結語

當前事業單位中的人事檔案管理過程中的一些問題和缺陷，如人事檔案管理的規章條例不健全、單位的管理人員對人事檔案的重要性認識不足、工作人員對人事檔案的關注程度低、人事檔案管理的信息化建設程度還不高，因而導致了人事檔案管理的工作效率低，浪費了大量的時間。所以一定要對事業單位工作人員的人事檔案管理進行有效的完善和更新。此外，還需要在單位加強宣傳和動員，以便于增強單位的工作人員對人事檔案有一個深刻的人事，促進事業單位人事檔案管理工作的開展。

參考文獻

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