財務共享在施工企業中的應用

樊瑩

[提要] 互聯網時代，在信息技術高速發展的推動下和企業自身管理提升的要求下，大型企業財務管理已經邁入2.0時代——即從傳統的核算型財務向三角鼎力的“戰略財務+業務財務+共享財務”的管理型轉變。本文以某施工企業集團共享中心為例，探討共享中心在施工企業中的業務流程、管理模塊等新型管理模式，以更好的趨利避害，發揮共享優勢，利用信息化手段即財務共享模式，真正實現業財融合。

關鍵詞：財務共享;施工企業;業財融合

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2019年12月30日

在這個互聯網時代，很多企業已經開始走向互聯網運營的時代，而財務管理也是一樣，也需要通過互聯網進行管理，已經有很多企業引入了財務共享服務中心，那么什么是財務共享服務中心呢？財務共享中心（簡稱FSSC）它是將分散在各個業務單元的同質化、重復性和易于標準化的財務工作進行集中，通過統一制度、流程、表單和數據標準，運用信息技術，實行專業化分工和流水線作業，共享一套財務服務體系和財務人力資源，采用虛擬或現實的工廠化運作模式，逐步實現財務工作的標準化、集中化、自動化和自助化的財務管理新模式。下文將以某施工企業集團共享中心為例，介紹共享平臺在施工企業中具體應用。

一、設立背景

施工企業的流動性是由建筑產品的定制性決定的，施工隊伍要在不同工程、不同地區之間流動，進行區域間流動施工，人員較為分散且流動性強，直接加大集團公司對項目的管控難度，公司制度不能深入貫徹執行。

本文提出的某施工企業集團共享中心（下文簡稱共享中心）是在集團財務處直屬設立的財務共享平臺，集團公司下設14個子分公司、10個區域經營指揮部。分布在哈爾濱、北京、天津、西安、重慶、廈門、廣州、海南等多個地區，共有員工12，000余人，每個子分公司下設多個分布各地的項目部，按照不相容職務相分離原則，每個項目至少配備財務人員2名，目前項目財務部共計186個，財務人員多達600人，為增強財務管控能力、提升了風險防范的水平、降低企業管理成本2018年提出設立財務共享中心。

二、系統模塊

共享服務中心作為一種新型的管理模式，主要包括：預算管理模塊、核算模塊、報賬模塊、資金管理模塊、合同管理模塊、應收應付模塊、稅務管理模塊、內部預警模塊、影像模塊、績效管理模塊及FSSC作業平臺等。通過模塊間流轉，整個業務活動均呈現在平臺上，實現關鍵指標目標控制（事前控制）-預算、核算、結算“三算合一”的控制（事中控制）-動態實時推送預地（事后分析）的實時管理，形成管理流程閉環。

三、業務流程

共享中心把平臺延伸到業務的前沿，從合同管理著手，把施工企業的主要成本費用工、料、機分別對應設立分包合同、物資采購合同、租賃合同，通過業務人員發起合同錄入-對下及租賃計價單、物資設備采購單-發票確認-合同付款等一系列單據的錄入，財務審核，自動生成憑證，使業務單據可追蹤，責任到人，提高效率。同時生成合同執行臺賬，可以更加清晰準確的看到合同的執行情況，省去人工臺賬登記的工作。

對于員工費用報銷，設立了員工借款單、差旅費報銷單、業務招待費報銷單、通用報銷單，可視業務情況選擇相應單據。其中后三種單據，均設立了發票批錄入節點，可直接與稅務系統對接，增值稅發票自動在線認證。

有關工資、社保單據，按照工資社保計提單-工資扣款單-工資發放單-社保支付申請單的順序，依次引用前一環節單據生成，避免重復錄入的麻煩。

以上是報賬系統的三個大類，可以看出表單設置均從業務出發，按照業務活動的發展步驟設立單據節點，對于業務人員更加便于理解和操作，更好地體現財務共享的服務理念。

每季度末，通過預算管理模塊上報下季度預算表單，集團公司審批生效后即可開啟下季度賬務處理。對于超支費用、資金，系統默認不予通過，預算外業務需要走預算追加審批流程，通過后可調整預算，實現預算的剛性控制。且平臺與久其報表系統相聯通，自動從賬套取數，完成財務報表的編報，可以隨時查看預算執行情況，解決共享上線前，財務預算與決算“兩張皮”現象。

具體流程如下：業務人員登錄財務共享服務平臺，根據業務性質在系統中選擇適用的單據，填制保存、提交后，打印單據，把附件資料一起掃描并上傳影像。掃描完成后提交項目/機關審批，執行線上審批流程。單據審批流程中，根據業務性質確定相應分管領導審批，如涉及安全生產經費的單據需要安全總監審批：涉及研發費用的單據需要研發課題負責人審批。工作流審批結束后，單據流轉至共享中心，共享中心初審人員提取單據，進行合規性審核，增值稅發票自動在線認證，審核通過的單據生成暫存憑證;共享中心復審人員通過后生成正式憑證。不涉及資金支付業務的單據，流程結束;涉及資金支付的單據，單據推送到資金結算科，通過銀企直聯付款完成。（圖1）

以上共享閉環管理的優點：

（一）保障戰略執行，加強集團管控能力及標準化建設。集團公司通過共享服務中心的集中核算，改變了以往集團下各法人公司、各所屬項目部自由發揮、各自為政的詬病。共享中心將股份公司、集團公司制定的各項辦法下達至所屬單位，在一定程度上確保相關辦法和國家政策有效落地，對全局的會計核算工作進行了有效規范，相對統一了全局范圍內的會計核算標準。對于易錯、易淆的業務，共享中心積極請示集團財務部及相關業務部門給予業務指導，為堵塞審核漏洞防止此類業務再犯，共享中心及時在全局范圍內下發通知，為企業的工作流程標準化、統一化以及各種管理數據的歸集提取提供平臺。同時，高質量地完成財務大數據分析，保障企業戰略規劃執行力，為企業決策提供依據。

（二）減少機構重復設置，降低企業管理成本。財務共享中心可以理解為會計工廠，每名人員按分工進行流水線作業，一人只負責作業中的特定流程，通過大類重復性工作可以提高工作效率;同時，通過標準化作業，提高人員工作準確性。例中某集團項目財務部及財務人員數量之多，通過共享中心就能很好的解決，項目上最多留一名財務人員，也可以不留，完全把財務工作放到共享中心完成，通過全員提單，在線完成審批及憑證生成工作，線下原始憑證郵寄至共享中心即可，大量節約了人力、物力、財力。

每日可通過平臺對共享人員按作業量進行統計，通過績效管理可大幅提升工作效率，降低管理成本。根據相關數據統計顯示，財務共享可提高財務工作效率1/4，甚至更高。

（三）加快業財融合，促進企業財務管理轉型。財務共享使傳統財務人員向業務財務轉型，通過向業務前端延伸，與業務部門結成緊密的“伙伴”關系，為經營管理提供有力決策財務;對于業務各環節中的流動情況能夠有更加準確的認識，財務人員就可把數據分析得更加精準。而且因為對業務工作的認識，更能感受到財務信息對于提升業務工作的重要性，財務人員進行數據核算的同時還能夠通過對數據的敏感來預測或者反饋信息給業務部門，使企業的管理決策更具科學性。

四、問題與思考

財務共享服務正在推動集團企業財務向戰略財務、業務財務和共享財務轉型的管理新模式。然而也存在一些風險和問題需要我們面對。

目前，例中的財務共享中心已運行半年有余，面臨的最大問題就是FSSC審核人員的審核標準不一致，由于每個人員的專業素養、思考方式、職業判斷不同，對于同一類型的業務，就會產生“仁者見仁，智者見智”的現象。雖然經過多次統一培訓，這個問題仍然存在。其次，財務共享服務中心與業務部門分離，缺乏對業務實質的了解。共享中心分工精細有利于提高作業效率，但是每個人只從事流程中某一環節、只審核某一筆業務，缺乏對關聯業務的掌握，難以了解業務的全貌，審核業務時可能出現偏差。由于共享服務模式下的集中核算采用審核人員隨機提取的方式進行單據審核，對于同一項目提交多筆相關聯業務，被不同審核人員提取，尤其是記賬工單，多涉及調賬事宜，單筆審核不易看出業務邏輯，只有匯總看才能了解業務的實質;對于合同付款業務，表單中可以聯查客商欠款余額，但當兩筆付款單同時被初審提取的時候，客商余額顯示不出來問題，既合理也合規，但漏洞就顯而易見了。最后，財務共享服務中心員工有可能淪為弱勢群體，對個人職業生涯不利。由于財務共享導致財務分工過于精細化，財務崗位被切割成很多細小的部分：管資金的不懂稅務、管稅務的不懂成本、管成本的不懂預算、管預算的不了解資產等等。每個財務人員都是摩登時代里那個擰螺絲的工人，可以說財務共享中心在一定程度上把具有一定專業技能的財務工作者變成了流水線上的工人。

針對上述種種問題，建議處理措施如下：第一，對經濟業務實質沒有基本的了解，脫離實際空談管理，財務共享服務管理將十分困難。因此，首先，需要了解各類經濟業務，讓FSSC人員掌握經濟業務的發生過程，熟悉基本情況、處理方法和相關制度要求，提高人員業務水平。第二，要加強與各項目業務、財務人員的溝通，從溝通交流中對業務活動有充分的認識，深入業務實質。第三，建立各項目人員的代培機制，通過在一定時間內來共享服務中心學習培訓等方式，增進項目人員對共享工作的了解和支持，同時后續調回指導項目共享工作。第四，加強財務制度建設，進一步明確各項目對業務事項和會計信息真實性、合法性、及時性承擔的主體責任，財務共享中心并不能減輕、弱化、替代各單位本應承擔的職責和作用，從而各司其職，共同解決遇到的問題。

本文主要以某施工企業集團共享中心為例，通過闡述財務共享中心的運營流程，認識到共享服務的劃時代意義，但同時也從中發現面臨的風險和問題。這些風險和問題是共享發展的必然階段，通過大量實踐案例，逐步積累、不斷探索，總結和提煉形成的有效的建設管理模式。同時，新的風險和問題在發展過程中也將不斷涌現，呈現出多種形式。我們需要認識到財務共享服務中心的建立不是一蹴而就的，它需要長遠規劃，在嚴謹的調研評價基礎上，綜合施策，防范和解決運營管理面臨的風險和問題，確保財務共享中心安全高效運營、健康可持續發展。

主要參考文獻：

[1]張慶龍.財務轉型始于共享服務[M].北京：中國財政經濟出版社，2017.5.

[2]王興山.數字化轉型中的財務共享[M].北京：電子工業出版社，2018.3.

[3]張慶龍.中國財務共享服務中心典型案例[M].北京：電子工業出版社，2016.8.