提高事業單位檔案管理績效的對策研究

朱壽春

摘要：良好的人員檔案管理有利于加強單位人力資源信息管理，改善員工職業生涯規劃信息。針對事業單位中管理人員缺乏責任心、重視程度不夠和利用效率低的弊端，應從責任心培養、信息平臺打造等方面提高檔案管理的績效。

關鍵詞：人事檔案管理;定崗定位;績效管理

人員檔案是影響企業制定員工招聘計劃、培訓計劃、職位安排和績效管理的重要因素。檔案管理不僅會直接影響企業人力資源管理，還會間接影響企業的整體管理。文章選擇了人員檔案管理對單位定崗定位及提高績效管理的應用研究為選題，并結合實際談談其問題與措施。

一、人員檔案的涵義與特征

人員檔案是記錄了一個人從中學開始到離開這個世界的重要內容，將會伴隨一生。人員檔案切實反應其成長、發展狀況。同時人員檔案也是某些事業單位招聘、提拔人才最基本、最可靠的依據。目前隨著事業單位對人力資源的重要性認識的提高，在原來的基礎上擴充了人員檔案內容，需要補充員工評估和測試資料以及員工績效檔案等。這有利于單位定崗定位以及提高員工績效管理，切實提高檔案管理辦公的效率與質量。而且人員檔案的典型特征就是真實性與完整性，也就是說檔案資料必須是真實可信同時檔案資料不能是殘缺不全的。除此之外由于檔案是能夠跟隨著人員進行不斷補充與轉移的，不是一成不變的而且人員檔案是特指某一個人的也具有極強的動態性與專指性。尤其是人員檔案是不能隨意泄露的，其主要的目的就是為人力資源管理服務的，所以也具有一定的保密性與服務性。

二、事業單位檔案管理中定崗定位及提高績效管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺乏責任心

目前有些檔案管理人員缺乏責任心，在工作中沒有保持認真負責的態度。所以某些管理人員未能及時更新檔案資料和發現檔案管理中存在的問題，這些嚴重的疏忽造成了很大的負面影響。這就不能給事業單位工作安排和提高績效提供準確的信息，不利于事業單位定崗定位與績效管理工作的開展。

（二）缺乏對檔案管理的重視

事業單位的檔案資料保留設備等基礎設施落后，給單位定崗定位以及提高績效管理帶來了巨大的挑戰。而且事業單位沒有與時俱進利用信息技術手段進行人員檔案信息化管理，給檔案管理工作帶來諸多的不便，降低了事業單位工作效率。

（三）人員檔案利用效率低

事業單位不重視人事檔案資料的利用，沒有充分發揮人事檔案的實用價值。同時各部門不積極配合，導致人事檔案利用效率低下和資源浪費。這也不利用于單位定崗定位的開展以及提高事業單位的績效管理。

三、人員檔案管理對單位定崗定位及提高績效管理中解決的措施

（一）加強檔案管理人員的責任心

要加強檔案管理人員責任心，切實提高檔案管理的效率與質量。首先事業單位要與檔案管理人員進行持續有效溝通，營造自由平等的工作氛圍，激發檔案管理人員的工作熱情。其次事業單位在職級待遇上給予員工應有的關心，進而提高員工的工作積極性與責任心。同時事業單位要積極組織管理人員進行專業培訓，避免因為缺乏專業知識而帶來的不必要的疏忽。事業單位要實行明確的獎懲制定，明確分工落實到每一個員工。事業單位要做到當管理人員表現優秀時進行一定的獎勵，而管理人員出現疏忽時視情況進行懲罰。事業單位要不時抽查與考核檔案管理人員的工作情況的基礎上兌現獎懲，避免員工敷衍了事帶來的不良后果。尤其要求檔案管理人員按照一定原則和規定做好收集工作，無論是聘用階段的收集工作，還是在職期間的收集工作。檔案管理人員要積極對收集的人事材料進行甄別和價值鑒定，再根據真偽和價值進行取舍。檔案管理人員要把具有保存價值的材料歸入檔案，把那些不應該歸檔的材料選出銷毀或者轉送到有關部門。這不僅有利于事業單位根據聘用前的信息進行準確定崗定位，也有利于于事業單位根據在職期間員工信息進行績效考核，進而提高績效管理的效率與質量。最后績效管理是在過程中影響員工的行為，從而實現公司的目標，并使員工得到發展，是一個持續循環的管理過程，也為人力資源管理與開發提供準確的員工績效信息。而通過加強檔案管理人員的綜合素質，能夠確保信息全面正確。事業單位利用信息反饋維護績效管理循環的日程安排，可以確保績效管理與其他人力資源協調統一，促進事業單位定崗定位工作與績效管理工作的開展。

例如海南省為加強檔案管理人員的責任心，積極組織專業培訓以加強干部檔案工作隊伍建設。干部檔案管理人員通過專業培訓了解更多的專業知識與思想建設，提高專業水平與綜合素質。這也幫助檔案管理人員樹立正確的價值取向，積極的工作態度，進而維護檔案的真實可信，為后續工作的開展打下堅實基礎。同時在檔案管理人員經過培訓和學習之后，學員還要接受了檔案日常管理知識的現場測試。現場測試主要考察檔案管理人員是否把學到的專業知識與檔案工作實踐緊密結合。并且這個測試結果也是非常重要的，海南省將根據最后的考察結果做為干部管理人員全面考核的重要依據。這切實把加強檔案管理人員的責任心落到實處。正是通過對干部人事檔案管理人員的學習和培訓，不僅有利于建設一支高素質專業檔案工作隊伍，樹立檔案管理人員的責任意識。而且能夠促進定崗定位工作與績效考核工作開展，提高工作的效率與質量。

（二）打造檔案管理信息化平臺

事業單位要跟上時代的步伐，利用新型設備與技術增強檔案管理水平。這要求事業單位打造檔案管理信息化平臺不僅要加強相關基礎設施資金投入，而且事業單位也要兼顧軟硬設備更新，按照相關標準要求存放檔案，配備先進的電子設備的的基礎上考慮到防火、防潮濕的因素進行安全管控保障檔案管理工作的順利開展。事業單位要與時俱進利用信息技術建立員工檔案信息化管理平臺，促進資源共享。事業單位也可以將相關紙質錄入信息系統，避免打印的帶來的資金浪費進而降低管理成本。事業單位要對員工人事檔案進行科學化管理，人員檔案管理信息化不僅有利于規范事業單位收集歸檔、備份管理、對檔案進行定期檢查、修復與安全存放的問題，尤其是對珍貴檔案以及有價值的檔案保管都有重要價值。這也進一步提高了檔案管理的效率，增強檔案資料的真實性。人員檔案管理信息化有利于定崗定位工作的開展，定崗定位提高了勞動生產效率，主要通過現場觀察、訪談調查、工作日志、個別面談、問卷調查、關鍵事件法等方法進行崗位分析，其中關鍵事件法就需要根據檔案信息為事業單位提供人力資源管理的基本依據，人員檔案管理信息化為定崗定位提供精確的數據庫與信息，更加快捷便利地幫助事業單位進行規劃與預測的基礎上實現其業務目標。

例如故城縣人社局就與時俱進更新了傳統的檔案管理觀念與技術，引進了新型的設備與信息化技術。人社局在重視檔案管理工作的基礎上建立員工檔案管理信息化平臺，把相關信息與紙質文檔錄入信息系統，提高檔案管理辦公效率，降低了檔案管理成本。同時人社局在不斷規范管理流程的基礎上強化硬件設施，為檔案管理提供良好的辦公環境，提升管理人員工作熱情與積極性。人社局還加大對硬件設施投入，更新相關檔案管理設備，這有利于利用新型技術與設備，提升檔案管理信息化水平，在定期掃描恢復的情況下增強了檔案資料的真實可信，避免了不必要的損失。

（三）提高檔案利用效率

利用是一切檔案管理工作的出發點與歸宿，員工檔案利用工作是事業單位花費人力、物力、財力管理員工檔案的根本目的。這就要求事業單位編制檢索工具，主動提供閱覽服務與外借服務。事業單位要豐富檔案內容，增加全面反映人員真實情況的內容，例如檔案管理人員在事業單位中真實的績效資料與懲獎情況等。事業單位要發揮檔案提供考察依據的有效作用，建立檔案資源優化機制，充分發揮其社會效益，反應員工的成長情況。同時事業單位要運用方便記憶與查找的順序編排檔案，提高查閱檔案的速度，保障人員檔案的安全與保密，加強人員檔案資料對單位定崗定位及提高績效管理的實用性，推動檔案管理工作效率的切實提高。

例如臨夏市為提高檔案利用效率，充分挖掘干部檔案的利用價值，著力加強干部檔案內容建設。臨夏市也建立健全干部檔案利用制度，充分發揮干部檔案資源效益，確保干部檔案準確、真實、完整地反映干部德能勤績廉等基本情況，為確保干部檔案材料真實完整，及時收集、仔細鑒別、規范整理各類檔案材料。不斷提升干部檔案工作人員思想政治素質和業務水平，完善干部檔案材料收集、鑒別、裝檔制度，堅決杜絕虛假材料入檔，及時解決檔案手續不全、錯裝材料及信息不實等問題。臨夏市嚴格執行“三凡必審”，對擬提拔任用、交流任職和新進干部人員的檔案進行嚴格審核，重點審核“三齡兩歷一身份一民族”等內容;對公務員信息系統和黨員信息系統中的干部基本信息逐一進行核實，對新登記公務員及享受職級并行的干部信息進行嚴格審核，確保組織利用的干部個人信息真實、準確。臨夏市為提高檔案利用效率，對檔案信息進行綜合分析和深度挖掘的基礎上不斷改進和創新利用方式，讓干部檔案資料變得更加可用、好用。

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（作者單位：中共南通市委黨校）