國有企業辦公室管理工作完善研究

王文慧

【摘 要】國有企業是我國經濟運行及發展的重要組成部分，其管理過程復雜，需要考量的相關內容比較多。其中，辦公室管理工作對國有企業發展及創新起關鍵作用，要格外重視。本文簡要介紹國有企業辦公室管理工作及相關問題，給出具體、全面的完善策略，以期提高國有企業辦公室管理工作質量及效率。

【關鍵詞】國有企業;辦公室管理;工作職責;信息化建設;管理制度

前言：

辦公室管理工作在國有企業運營發展中不可或缺，其直接關乎國有企業能否快速、可持續發展。辦公室管理工作特點決定了其涉及到諸多繁瑣內容，除了基礎辦公之外，還涵蓋市場及行業相關信息。該背景下，對辦公室管理人員及相關職能部門提出了非常高的業務要求，其需要明確國有企業辦公室管理工作特點、要求及現存問題，加以梳理，給出科學的管理思路，從而更好地為國有企業服務。

1國有企業辦公室管理工作概述及意義

1.1國有企業辦公室管理工作概述

在改革環境下，國有企業發展受我國經濟大形勢影響，其作為我國社會經濟中流砥柱，與社會經濟發展互為補充，二者缺一不可。國有企業特點決定了其運行發展離不開辦公室。在國有企業中，辦公室管理工作比較繁雜，包括部門協調、建章立制、資料管理、會議管理、印章管理、檔案管理、考勤管理、實物資產及車輛管理、文件控制、公共關系維護和改善、行政檢查、費用預算、成本控制等一系列內容。辦公室管理工作內容明確，計劃性與約束性兼具。具體而言，根據國有企業運營及發展實際情況，可對辦公室管理工作進行簡要梳理[1]。其一，制定短期目標;其二，視市場環境搜集企業信息為領導層提供決策依據;其三，服從領導層安排;其四，監督各部門日常工作。以某國有企業辦公室宣傳工作為例，預先將本季度的宣傳任務確定下來，明確活動類型、新聞通稿數量，搜集相關信息及時上報給部門領導，聽從領導的下一步安排，監督各部門完成情況。上述管理內容決定了國有企業辦公室管理工作非常復雜，需依據職責、權限等，合理分配、梳理日常工作，使其有序進行，服務于國有企業日常各項工作，保證其順利開展。

1.2國有企業辦公室管理工作意義

作為我國經濟主體，國有企業在我國經濟運行及發展過程中起到重要作用，直接關乎我國戰略經濟安全。基于該情況考量，國有企業辦公室管理工作不應被忽略，其具備以下意義：其一，更新企業發展模式。依據國有企業辦公室管理工作內容、特點可知，其強調建立科學、合理的企業管理制度，并監督其實施過程。為保證此類制度的建立，需要國有企業辦公室工作人員對企業業務種類、流程、范圍等具備全面的認識，并關注企業員工的生產及生活情況，便于企業實現各項戰略目標，以此轉變國有企業經濟發展模式，實現改革。其二，保持企業內部關系和諧。國有企業辦公室管理工作的一大作用在于營造和諧的內部關系。依托辦公室管理，加強國有企業內部各部門及員工之間的溝通，確保員工與企業發展目標一致，以此提高國有企業員工的工作積極性，實現國有企業社會及經濟效益最大化。其三，解決企業內部矛盾。國有企業系統、人員構成復雜，人員與人員、人員與企業之間難免存在矛盾，關注國有企業辦公室管理工作，利于各項矛盾的化解。以員工與企業之間的勞資矛盾為例，發揮辦公室管理工作價值，第一時間解決企業員工在日常工作及生活中遇到的問題，使企業保障制度更加完善，利于提高國有企業員工的忠誠度，使其日常工作更加積極，推進國有企業又好又快發展。其四，構建學習型企業。按照科學的方式，將國有企業辦公室管理工作落實到位，便于學習型企業建立，為企業員工營造良好的學習環境，以便其不斷增強自身專業技能，具備較強的綜合素質及較高的管理水平，并將所學知識運用到國有企業日常工作中，促進國有企業生產力及競爭力雙向提升。

2國有企業辦公室管理工作問題

2.1管理內容不明確

一些國有企業辦公室管理工作不受重視，負責人未掌握實際情況，各環節之間的銜接不足，倘若任一環節出現差錯，都會對國有企業運營產生不良影響，甚至制約其未來發展。受社會經濟環境影響，國有企業辦公室管理工作要求相對比較高，但仍有部分企業未結合外部市場環境對辦公室管理工作進行創新，導致其管理方法陳舊、單一，難以發揮自身價值，直接影響國有企業整體管理水平。

2.2人員綜合素質低

國有企業辦公室管理工作由行政部門負責，由于在人員選擇方面未對其文字能力、協調能力、管理能力等進行綜合考量，導致其無法適應多變的市場環境，對現代技術、新型管理理念缺乏了解，決策能力不足。部分國有企業在人員分配方面存在不合理現象，部分辦公室人員仍采用傳統工作模式，綜合素質、專業水平低，制約國有企業發展[2]。例如，一些辦公室人員具備較強的文件整理、會議總結等能力，但文字功底差，無法勝任領導安排的工作。

2.3管理制度陳舊

在辦公室管理工作中制度的作用不容小窺，直接關乎辦公室管理工作質量及安全。國有企業辦公室管理工作相對比較復雜，一些管理制度不夠全面，綜合性不強，導致日常管理工作混亂。同時，管理制度與辦公室日常工作脫節，約束效力不足，辦公室人員積極性普遍偏低，這與國有企業辦公室管理要求不符。

3國有企業辦公室管理工作完善策略

3.1明確辦公室崗位職責

國有企業運營及發展過程中，政府會給予一定的支持。辦公室管理工作需講求多樣性，依據市場環境及時代特征，實施精細化管理，盡量精簡辦公室管理工作流程、內容，使辦公所需時間縮短，投入更多精力在企業未來發展中。同時，國有企業還要結合自身實際情況，進行管理制度創新，將崗位職責落實到個人，使辦公室管理工作整體水平提升，一旦發現問題，第一時間明確責任，以免發生相互推諉情況，實現國有企業全面、可持續發展[3]。例如，在辦公室工作中，由員工甲負責企業班車日常管理、維修、保養等;員工乙負責固定資產管理;員工丙負責會議安排、接待等會議室相關服務。

3.2實現辦公室信息化管理

激烈的市場競爭環境下，網絡信息技術在國有企業辦公室管理中應用普遍，使辦公室工作質量及效率不斷提高。國有企業要不斷開發、利用信息化管理系統，改變固有辦公室管理理念，依托信息化服務，增強辦公室管理工作的靈活性[4]。該背景下，管理層能夠隨時了解企業運營及發展情況，并依據市場需求，做出科學的決策。舉例而言，建設電子數據庫，上傳文檔、視頻、圖片等資料，分類管理，便于后期查找，緩解辦公室管理工作壓力。

3.3更新辦公室管理理念

在新時代的多元網絡環境下，傳統國有企業辦公室管理理念已經不適用，其與新時期國有企業發展要求不符合。依據國有企業辦公室管理工作特點及企業發展要求，增強預見性，在辦公室日常管理工作中保持積極、主動的態度，實現其可持續發展。同時，在日常工作中，不斷學習，更新辦公室管理知識、經驗，確保其科學性和現代化兼具，以此全面提高國有企業辦公室管理工作質量及效率[5]。例如，結合國有企業實際情況，實行彈性工作時間、制度，采取靈活的管理方式對員工進行約束，更加強調工作效率。或者，善于借助新型管理工具實施辦公室管理。

3.4更新辦公室管理制度，增強服務性

國有企業應發揮制度的約束作用開展辦公室管理工作。辦公室日常管理中應謹遵制度要求，按規章處理各類問題。同時，對辦公室管理工作流程進行不斷改進和優化，保障其可行性，便于各項管理工作能夠順利實施。結合辦公室管理工作內容、特點，嘗試創新和開拓，堅持大局觀，優化辦公室服務性，提高國有企業辦公室管理工作效率，及時解決該過程中存在的各類問題。在辦公室管理中遇到重大問題，要積極與其他各部門溝通，獲得其認可[6]。例如，2020年突發新冠疫情，針對因工作需要外出的員工，需提交書面申請，由部門主管、總經理等逐層審批通過后，方可出行，出差回來后，需做核酸檢測，保證健康。針對違反此項規定者，按規章制度處理。

結束語

綜上所述，國有企業辦公室管理工作相對比較復雜，對管理人員提出了比較高的要求。無論國有企業負責人，還是辦公室管理人員都要明確國有企業辦公室管理工作特點、內容，了解其存在的漏洞及問題，從多個方面加以完善，明確崗位職責，實現辦公室信息化管理，對相關制度加以創新，確保國有企業辦公室各項工作的順利開展，為國有企業運營及發展提供助力。

參考文獻：

[1]徐平.淺談如何做好國有企業辦公室行政管理工作[J].現代國企研究，2018（2）：228-228.

[2]唐誠.國有企業辦公室做好部門考核工作的研究[J].辦公室業務，2019（20）：17.

[3]李霖.國有企業辦公室工作精細化管理分析[J].經濟管理文摘，2020（3）：75-76.

[4]朱志平.淺析當前國有企業辦公室管理的改進和創新[J].現代營銷（經營版），2019（5）：156.

[5]許開明.淺談如何做好國有企業辦公室行政管理工作[J].現代企業文化，2018（20）：249-249.

[6]賈永莉.論我國國有企業辦公室管理工作的創新與發展[J].經營管理者，2017（20）：141.

（作者單位：廣西荔園飯店投資有限公司）